Tehtävien antaminen Google Docsista

Docsin tehtäviä voi käyttää ainoastaan ehdot täyttävillä työ- tai koulutileillä, etkä ole kirjautunut sisään. Lue lisää työ- ja koulutileistä.

Kirjaudu työtilille

Jos käytät Google Docsia ehdot täyttävällä työ- tai koulutilillä, voit antaa tehtäviä itsellesi tai muille verkkotunnuksen käyttäjille. Annetut tehtävät näkyvät käyttäjälle hänen omassa Tasks-tehtävälistassaan. Lue lisää jaettujen tehtävien käyttämisestä.

Tehtävän antaminen Google Docsissa

1. Avaa Google Docs ‑dokumentti tietokoneella.
2. Kirjoita dokumenttiin @task ja paina Enter.
3. Lisää tehtävä ponnahdusikkunaan.
   1. Voit luoda tehtävän myös muistilistan avulla.
      1. Valitse haluamasi vaihtoehto:
         • Valitse Muoto Luettelomerkit ja numerointi Muistilista.
         • Kirjoita dokumenttiin @checklist ja paina Enter.
      2. Lisää tehtävä muistilistaan.
      3. Klikkaa muistilistan vasemmalta puolelta Lisää Tasksiin . Ponnahdusikkuna avautuu.
4. Kirjoita Tehtävänsaaja-kenttään sen käyttäjän nimi, jolle haluat antaa tehtävän.
   • Voit antaa tehtävän itsellesi tai muille verkkotunnuksesi käyttäjille.
5. Valinnainen: Jos haluat lisätä tehtävälle päivämäärän, klikkaa Päivämäärä ja valitse päivä kalenterista.
6. Kun olet valmis antamaan tehtävän, klikkaa Lisää.

Tärkeää:

• Kun annat tehtävän jollekulle, hän saa sähköposti-ilmoituksen, jossa näkyy sähköpostiosoitteesi. Hän näkee tehtävän omassa Tasks-tehtävälistassaan. Jos tehtävälle on lisätty päivämäärä, se näkyy myös Google Kalenterissa. Lue lisää jaetuista tehtävistä.
• Anonyymit käyttäjät eivät voi antaa tai muokata tehtäviä Google-dokumentissa.

Tehtävän katsominen ja muokkaaminen Docsissa

1. Avaa Google Docsissa dokumentti, johon liittyy tehtävä.
   • Näet kaikki dokumentin tehtävät valitsemalla Työkalut Tehtävät. Tehtävät näkyvät näytön oikeassa reunassa. Valitse tehtävä klikkaamalla.
2. Vie hiiri tehtävään liittyvän muistilistakohteen kuvakkeen päälle näytön vasemmassa reunassa.
   • Jos tehtävä on valmis, sen nimi näkyy yliviivattuna.
3. Tehtävän muokkaaminen:
   • Nimi: Kirjoita tekstiä muistilistakohteeseen ja tallenna muutokset painamalla sarkainnäppäintä. 
   • Tehtävän saaja tai päivämäärä: Klikkaa tehtäväkortin vasemmasta alareunasta Muokkaa.
     • Jos muutat tehtävän saajaa, sekä aiemmin tehtävän saaneelle että uudelle valitulle henkilölle lähetetään sähköposti-ilmoitus.

Tehtävän merkitseminen valmiiksi Docsissa

1. Avaa Google Docsissa dokumentti, johon liittyy tehtävä.
2. Etsi tehtävän muistilistakohde.
3. Klikkaa dokumentin valintaruutua.
   • Kun tehtävä merkitään valmiiksi dokumentissa, se näkyy tehtävän saaneen henkilön Tasks-tehtävälistassa tehtynä ja hän saa myös sähköposti-ilmoituksen.

Tehtävän poistaminen Docsissa

1. Avaa Google Docsissa dokumentti, johon liittyy tehtävä.
2. Osoita tehtävään liittyvän muistilistakohteen vasemmalla puolella olevaa kuvaketta.
3. Klikkaa Poista Vahvista.

Vinkkejä: 

• Kun tehtävä poistetaan dokumentista, se ei enää näy tehtävänsaajan Tasks-tehtävälistassa. Jos tehtävää ei ollut vielä tehty, sen saaneelle henkilölle lähetetään sähköposti-ilmoitus.
• Jos muistilistakohde poistetaan dokumentista ennen kuin siihen liittyvä tehtävä on poistettu, kohde näkyy edelleen tehtävän saaneen henkilön Tasks-tehtävälistassa. Jos haluat tarkistaa tehtävän tiedot tai poistaa sen, klikkaa Työkalut Tehtävät.

Tehtäväpäivitysten ylläpitäminen Docsissa

Muistilistakohteen vasemmalla puolella olevassa kuvakkeessa voi näkyä sininen piste seuraavissa tilanteissa:

• Joku päivittää muistilistakohteen dokumentissa mutta ei päivitä tehtävää.
• Tehtävän saanut henkilö muuttaa tehtävän nimeä Tasksissa mutta ei muuta muistilistatekstiä dokumentissa.
• Joku palauttaa dokumentin aiemman version.

Voit ratkaista ongelman ja poistaa sinisen pisteen seuraavasti:

1. Osoita tehtävää, jossa näkyy sininen piste.
2. Klikkaa ponnahdusikkunan oikeasta alareunasta Päivitä.

Vinkki: Tehtäväkuvakkeessa voi näkyä sininen piste myös silloin, kun tehtävän saanut henkilö päivittää tai poistaa tehtävän omassa Tasks-tehtävälistassaan mutta hänellä ei ole dokumentin muokkausoikeutta.

• Voit ratkaista ongelman osoittamalla sinistä pistettä ja klikkaamalla Kyllä.
• Voit estää tämän ongelman varmistamalla, että tehtävän saajalla on dokumentin muokkausoikeudet.

Tehtäväilmoitusten asetukset

Voit muokata dokumentin tehtävistä lähetettävien ilmoitusten asetuksia.

1. Avaa Google-dokumentti, ‑taulukko tai ‑dia tietokoneella.
2. Klikkaa oikeasta yläreunasta Avaa kommenttihistoria .
3. Klikkaa Ilmoitusasetukset .
4. Valitse, milloin ilmoituksia lähetetään.
   • Kaikki kommentit ja tehtävät: Saat ilmoituksen aina, kun tehtävä luodaan tai tehtävää muutetaan.
   • Sinua koskevat kommentit ja tehtävät: Saat ilmoituksen, kun muut vastaavat tehtäviin tai kommentteihin, joihin sinut on lisätty.
   • Ei mistään: Et saa koskaan sähköposti-ilmoituksia kyseisen tiedoston kommenteista tai tehtävistä.

Muita artikkeleita

• Näin aloitat jaettujen Google-tehtävien käytön