Tehtävien antaminen Google Docsista

Jos käytät Google Docsia työ- tai koulutilillä, voit antaa tehtäviä itsellesi tai muille organisaation jäsenille. Tehtävät synkronoituvat Google Tasksin oletuslistaan, mutta voit siirtää niitä muille listoille.

Tehtävän antaminen Google Docsissa

1. Avaa Google Docs ‑dokumentti tietokoneella.
2. Kirjoita dokumenttiin @task ja paina Enter.
3. Lisää tehtävä ponnahdusikkunaan.
   1. Voit luoda tehtävän myös muistilistan avulla.
      1. Valitse haluamasi vaihtoehto:
         • Valitse Muoto Luettelomerkit ja numerointi Muistilista.
         • Kirjoita dokumenttiin @checklist ja paina Enter.
      2. Lisää tehtävä muistilistaan.
      3. Klikkaa muistilistan vasemmalta puolelta Lisää Tasksiin . Ponnahdusikkuna avautuu.
4. Kirjoita Tehtävänsaaja-kenttään sen käyttäjän nimi, jolle haluat antaa tehtävän.
   • Voit antaa tehtävän itsellesi tai muille verkkotunnuksesi käyttäjille.
5. Valinnainen: Jos haluat lisätä tehtävälle päivämäärän, klikkaa Päivämäärä ja valitse päivä kalenterista.
6. Kun olet valmis antamaan tehtävän, klikkaa Lisää.

Tärkeää:

• Kun annat tehtävän jollekulle, hän saa sähköposti-ilmoituksen, jossa näkyy sähköpostiosoitteesi. Hän näkee tehtävän omassa Tasks-tehtävälistassaan. Jos tehtävälle on lisätty päivämäärä, se näkyy myös Google Kalenterissa. Lue lisää jaetuista tehtävistä.
• Anonyymit käyttäjät eivät voi antaa tai muokata tehtäviä Google-dokumentissa.

Tehtävän katsominen ja muokkaaminen Docsissa

1. Avaa Google Docsissa dokumentti, johon liittyy tehtävä.
   • Näet kaikki dokumentin tehtävät valitsemalla Työkalut Tehtävät. Tehtävät näkyvät näytön oikeassa reunassa. Valitse tehtävä klikkaamalla.
2. Vie hiiri tehtävään liittyvän muistilistakohteen kuvakkeen päälle näytön vasemmassa reunassa.
   • Jos tehtävä on valmis, sen nimi näkyy yliviivattuna.
3. Tehtävän muokkaaminen:
   • Nimi: Kirjoita tekstiä muistilistakohteeseen ja tallenna muutokset painamalla sarkainnäppäintä. 
   • Tehtävän saaja tai päivämäärä: Klikkaa tehtäväkortin vasemmasta alareunasta Muokkaa.
     • Jos muutat tehtävän saajaa, sekä aiemmin tehtävän saaneelle että uudelle valitulle henkilölle lähetetään sähköposti-ilmoitus.

Tehtävän merkitseminen valmiiksi Docsissa

1. Avaa Google Docsissa dokumentti, johon liittyy tehtävä.
2. Etsi tehtävän muistilistakohde.
3. Klikkaa dokumentin valintaruutua.
   • Kun tehtävä merkitään valmiiksi dokumentissa, se näkyy tehtävän saaneen henkilön Tasks-tehtävälistassa tehtynä ja hän saa myös sähköposti-ilmoituksen.

Tehtävän poistaminen Docsissa

1. Avaa Google Docsissa dokumentti, johon liittyy tehtävä.
2. Osoita tehtävään liittyvän muistilistakohteen vasemmalla puolella olevaa kuvaketta.
3. Klikkaa Poista Vahvista.

Vinkkejä: 

• Kun tehtävä poistetaan dokumentista, se ei enää näy tehtävänsaajan Tasks-tehtävälistassa. Jos tehtävää ei ollut vielä tehty, sen saaneelle henkilölle lähetetään sähköposti-ilmoitus.
• Jos muistilistakohde poistetaan dokumentista ennen kuin siihen liittyvä tehtävä on poistettu, kohde näkyy edelleen tehtävän saaneen henkilön Tasks-tehtävälistassa. Jos haluat tarkistaa tehtävän tiedot tai poistaa sen, klikkaa Työkalut Tehtävät.

Tehtäväpäivitysten ylläpitäminen Docsissa

Muistilistakohteen vasemmalla puolella olevassa kuvakkeessa voi näkyä sininen piste seuraavissa tilanteissa:

• Joku päivittää muistilistakohteen dokumentissa mutta ei päivitä tehtävää.
• Tehtävän saanut henkilö muuttaa tehtävän nimeä Tasksissa mutta ei muuta muistilistatekstiä dokumentissa.
• Joku palauttaa dokumentin aiemman version.

Voit ratkaista ongelman ja poistaa sinisen pisteen seuraavasti:

1. Osoita tehtävää, jossa näkyy sininen piste.
2. Klikkaa ponnahdusikkunan oikeasta alareunasta Päivitä.

Vinkki: Tehtäväkuvakkeessa voi näkyä sininen piste myös silloin, kun tehtävän saanut henkilö päivittää tai poistaa tehtävän omassa Tasks-tehtävälistassaan mutta hänellä ei ole dokumentin muokkausoikeutta.

• Voit ratkaista ongelman osoittamalla sinistä pistettä ja klikkaamalla Kyllä.
• Voit estää tämän ongelman varmistamalla, että tehtävän saajalla on dokumentin muokkausoikeudet.

Tehtäväilmoitusten asetukset

Voit muokata dokumentin tehtävistä lähetettävien ilmoitusten asetuksia.

1. Avaa Google-dokumentti, ‑taulukko tai ‑dia tietokoneella.
2. Klikkaa oikeasta yläreunasta Avaa kommenttihistoria .
3. Klikkaa Ilmoitusasetukset .
4. Valitse, milloin ilmoituksia lähetetään.
   • Kaikki kommentit ja tehtävät: Saat ilmoituksen aina, kun tehtävä luodaan tai tehtävää muutetaan.
   • Sinua koskevat kommentit ja tehtävät: Saat ilmoituksen, kun muut vastaavat tehtäviin tai kommentteihin, joihin sinut on lisätty.
   • Ei mistään: Et saa koskaan sähköposti-ilmoituksia kyseisen tiedoston kommenteista tai tehtävistä.

Lisätietoa

• Jaetut tehtävät
• Google Tasks