Asigna tareas desde Documentos de Google

Las tareas en Documentos solo están disponibles para cuentas aptas de trabajo o de instituciones educativas, pero no accediste a ninguna cuenta. Obtén más información sobre las cuentas de trabajo y de instituciones educativas.

Accede a tu cuenta de trabajo

Si usas Documentos de Google con una cuenta apta de trabajo o de institución educativa, puedes asignarte tareas a ti mismo o asignarlas a otros usuarios de tu dominio. Las tareas que le asignas a otro usuario aparecen en su lista personal de Tasks. Obtén más información para trabajar con tareas compartidas.

Cómo asignar una tarea en Documentos de Google

1. En tu computadora, abre un documento en Documentos de Google.
2. Ingresa @tarea en el documento y presiona Intro.
3. En la ventana emergente, ingresa la tarea.
   1. También puedes crear tareas a partir de una lista.
      1. Elige una opción:
         • Selecciona Formato Viñetas y numeración Lista de tareas.
         • En el documento, ingresa @listadetareas y presiona Intro.
      2. Ingresa una tarea en la lista.
      3. A la izquierda del elemento de la lista de tareas, haz clic en Agregar a Tasks . Aparecerá una ventana emergente.
4. En el campo “Usuario asignado”, ingresa el nombre del usuario al que deseas asignarle la tarea.
   • Puedes asignar tareas a otros usuarios de tu dominio o a ti directamente.
5. Opcional: A fin de establecer una fecha para la tarea, haz clic en Fecha y elige una en el calendario.
6. Para asignar la tarea, haz clic en Agregar.

Importante:

• Cuando asignas una tarea a otra persona, esta recibe una notificación por correo electrónico con tu dirección de correo electrónico. Podrá ver la tarea en su lista personal de Tasks y en su Calendario de Google si la tarea tiene una fecha establecida. Obtén más información sobre las tareas compartidas.
• Los usuarios anónimos no pueden asignar ni editar tareas en documentos de Google.

Cómo visualizar o editar una tarea en Documentos

1. En Documentos de Google, abre un documento con tareas asignadas.
   • Para ver todas las tareas asignadas desde un documento, ve a Herramientas Tareas. Las tareas se muestran a la derecha de la pantalla. Para desplazarte hasta una tarea del documento, haz clic en ella.
2. A la izquierda de un elemento asignado de la lista de tareas, coloca el cursor sobre el ícono.
   • Si se completó la tarea, el título aparecerá tachado.
3. Para editar la tarea, haz lo siguiente:
   • Título: Escribe texto en el elemento de la lista de tareas y presiona Tab para actualizar. 
   • Destinatario o fecha de las tareas: En la esquina inferior izquierda de la tarjeta de tarea, haz clic en Editar.
     • Si editas el usuario al que se le asignó la tarea, tanto el destinatario anterior como el nuevo recibirán una notificación por correo electrónico. 

Cómo marcar una tarea como completada en Documentos

1. En Documentos de Google, abre un documento con tareas asignadas.
2. Busca un elemento asignado en la lista de tareas.
3. Haz clic en la casilla de verificación del documento.
   • Si una tarea se marca como completada en el documento, aparecerá como completada en la lista personal de Tasks del destinatario, y este recibirá una notificación por correo electrónico.

Cómo borrar una tarea en Documentos

1. En Documentos de Google, abre un documento con tareas asignadas.
2. A la izquierda de un elemento asignado de la lista de tareas, coloca el cursor sobre el ícono.
3. Haz clic en Borrar Confirmar.

Sugerencias: 

• Si se borra una tarea del documento, no aparecerá en la lista personal de Tasks del destinatario. Si la tarea aún no se ha completado, el destinatario recibirá una notificación por correo electrónico.
• Si se borra un elemento de la lista de tareas en el documento, pero no se borra la tarea primero, el elemento seguirá apareciendo en la lista personal de Tasks del destinatario. Para ver y borrar la tarea, haz clic en Herramientas  Tareas.

Administra las actualizaciones de tareas en Documentos

Es posible que aparezca un punto azul en el ícono que está a la izquierda del elemento de la lista de tareas. Esto puede suceder en los siguientes casos:

• Cuando alguien actualiza el elemento de lista de tareas en el documento, pero no actualiza la tarea
• Cuando el destinatario de una tarea actualiza su título en Tasks, pero no el texto de la lista de tareas en el documento
• Cuando alguien revierte el documento a una versión anterior

Para solucionar el problema y quitar el punto azul, sigue estos pasos:

1. Coloca el cursor sobre la tarea con un punto azul.
2. En la esquina inferior derecha de la ventana emergente, haz clic en Actualizar.

Nota: Es posible que también aparezca un punto azul en el ícono de una tarea si el destinatario la actualiza en su lista personal de Tasks o la borra de ella, pero no tiene acceso de edición al documento.

• Para solucionarlo, coloca el cursor sobre el punto azul y haz clic en Sí.
• Para evitar este problema, asegúrate de que el destinatario tenga acceso de edición al documento.

Cómo cambiar las notificaciones de tareas

Puedes cambiar las notificaciones que recibes sobre las tareas de un documento.

1. En una computadora, abre un documento, una hoja de cálculo o una presentación de Google.
2. En la esquina superior derecha, haz clic en Abrir historial de comentarios .
3. Haz clic en Configuración de notificaciones .
4. Elige cuándo deseas recibir notificaciones.
   • Todos los comentarios y tareas: Siempre que se creen o modifiquen tareas.
   • Comentarios y tareas para ti: Cuando otros usuarios respondan las tareas o los comentarios a los que se te agregó.
   • Ninguna: Nunca recibirás correos electrónicos sobre los comentarios o las tareas de ese archivo.

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