Asignar tareas de Documentos de Google

Las tareas en Documentos solo están disponibles para las cuentas de trabajo o de centro educativo que cumplan los requisitos, y tú no hayas iniciado sesión de momento. Más información sobre las cuentas de trabajo o de centro educativo

Iniciar sesión en la cuenta de trabajo

Si utilizas Documentos de Google en una cuenta de trabajo o de centro educativo que cumpla los requisitos, puedes asignarte tareas a ti mismo o a otros usuarios de tu dominio. Las tareas que asignes a un usuario aparecerán en su lista personal de tareas. Consulta más información sobre cómo trabajar con tareas compartidas.

Asignar una tarea en Documentos de Google

1. En un ordenador, abre un documento de Google.
2. En el documento, escribe @tarea y pulsa Intro.
3. En la ventana emergente, introduce la tarea.
   1. También puedes crear una tarea a partir de una lista de comprobación.
      1. Elige una de estas opciones:
         • Selecciona Formato Viñetas y numeración Lista de comprobación.
         • En el documento, escribe @listadecomprobación y pulsa Intro.
      2. Introduce una tarea en la lista de comprobación.
      3. A la izquierda de un elemento de la lista de comprobación, haz clic en el icono para añadir ese elemento a las tareas. A continuación, se abrirá una ventana emergente.
4. En el campo "Usuario asignado", introduce el nombre del usuario al que quieras asignar la tarea.
   • Te puedes asignar una tarea a ti o a otros usuarios de tu dominio.
5. Opcional: Si quieres definir una fecha para la tarea, haz clic en Fecha y elige una fecha en el calendario.
6. Para asignar la tarea, haz clic en Añadir.

Importante:

• Cuando asignas una tarea a alguien, esa persona recibe una notificación por correo electrónico donde se incluye tu dirección de correo. Si la tarea tiene una fecha definida, aparecerá en su lista personal de tareas y en su Google Calendar. Más información sobre las tareas compartidas
• Los usuarios anónimos no pueden asignar ni editar tareas en un documento de Google.

Ver o editar una tarea en Documentos

1. En Documentos de Google, abre un documento que tenga tareas asignadas.
   • Para ver todas las tareas asignadas de un documento, ve a Herramientas Tasks. Las tareas se muestran a la derecha de la pantalla. Para desplazarte a una tarea en el documento, haz clic en ella.
2. A la izquierda de un elemento de la lista de comprobación asignado, coloca el cursor sobre el icono.
   • Si la tarea está completada, aparecerá con el título tachado.
3. Para editar la tarea, sigue estos pasos:
   • El título: escribe el texto de un elemento de la lista de comprobación y pulsa la tecla Tabulador para modificarlo. 
   • El usuario asignado o la fecha: en la parte inferior izquierda de la tarjeta de la tarea, haz clic en Editar.
     • Si cambias el usuario al que está asignada la tarea, tanto el usuario que estuviera asignado anteriormente como el que asignes ahora recibirán una notificación por correo electrónico. 

Marcar una tarea como completada en Documentos

1. En Documentos de Google, abre un documento que tenga tareas asignadas.
2. Busca un elemento asignado de la lista de comprobación.
3. Haz clic en la casilla del documento.
   • Si una tarea se marca como completada en el documento, se mostrará como tal en la lista personal de tareas del usuario asignado y este recibirá una notificación por correo electrónico.

Eliminar una tarea en Documentos

1. En Documentos de Google, abre un documento que tenga tareas asignadas.
2. A la izquierda de un elemento asignado de la lista de comprobación, coloca el cursor sobre el icono.
3. Haz clic en Eliminar Confirmar.

Notas: 

• Si se elimina una tarea en el documento, dejará de aparecer en la lista personal de tareas del usuario asignado. Si la tarea no se había completado, el usuario asignado recibirá una notificación por correo electrónico.
• Si se elimina un elemento de la lista de comprobación en el documento, pero la tarea en sí no se ha eliminado antes, seguirá apareciendo en la lista personal de tareas del usuario asignado. Para ver y eliminar la tarea, haz clic en Herramientas Tasks.

Gestionar las modificaciones de una tarea en Documentos

Puede que aparezca un punto azul en el icono situado a la izquierda de un elemento de la lista de comprobación si se dan los siguientes casos:

• Alguien modifica el elemento de la lista de comprobación en el documento, pero no actualiza la tarea en sí.
• Si el usuario asignado a una tarea modifica el título de esa tarea en Tasks, pero no actualiza el texto de la lista de comprobación en el documento.
• Un usuario cambia el documento a una versión anterior.

Para solucionar el problema y eliminar el punto azul, sigue estos pasos:

1. Selecciona la tarea con el punto azul.
2. En la parte inferior derecha de la ventana emergente, haz clic en Actualizar.

Nota: Si un usuario asignado a una tarea la actualiza o la elimina de su lista personal de tareas, pero no tiene permiso para editar el documento, puede que aparezca un punto azul en el icono de esa tarea.

• Para solucionar este problema, coloca el cursor sobre el punto azul y haz clic en Sí.
• Para que no aparezca el punto azul, comprueba que el usuario asignado tenga permiso para editar el documento.

Cambiar las notificaciones de las tareas

Puedes cambiar las notificaciones que recibes de las tareas de un documento.

1. En un ordenador, abre un documento, una hoja de cálculo o una presentación de Google.
2. Arriba a la derecha, haz clic en "Abrir historial de comentarios" .
3. Haz clic en "Ajustes de notificaciones" .
4. Elige las notificaciones que quieres recibir.
   • Todos los comentarios y las tareas: cuando se cree o se modifique una tarea.
   • Comentarios y tareas para ti: cuando otras personas respondan a tareas o comentarios donde se te haya añadido.
   • Nada: si no quieres recibir nunca correos sobre los comentarios o las tareas de ese archivo.

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