你可以在 Google 文件中插入智慧型方塊，藉此提供下列項目的相關資訊：
- 其他擁有 Gmail 或 Google Workspace 電子郵件地址的使用者
- 其他 Google 文件、試算表或簡報檔案
- 日期或 Google 日曆活動
- 地點和地圖路線
如果文件中有智慧型方塊，你和其他使用者只需將滑鼠游標懸停在方塊上或按一下方塊，即可取得詳細資訊。
你也可以插入預留位置方塊、時間追蹤工具和下拉式選單，並使用構成元素追蹤專案、檔案等內容。
新增使用者、檔案、日期、活動和地點的智慧型方塊
- 使用電腦在 Google 文件中開啟文件。
- 在文件任一處輸入「@」，或是在空白行中按一下「@」按鈕。
- 如要縮小建議範圍，請從建議清單中選取所需項目，或是輸入字母、數字或符號。
- 提示：如要新增使用者智慧型方塊，請開始輸入該使用者的名稱或電子郵件地址，或輸入
@me自行加入。 - 提示：如要新增檔案智慧型方塊，請輸入檔案名稱或相關的關鍵字。
- 提示：如要新增使用者智慧型方塊，請開始輸入該使用者的名稱或電子郵件地址，或輸入
- 如要新增協作者可填入的智慧型方塊，請選取「預留位置方塊」，然後選取協作者可以在智慧型方塊中填入的資訊類型。
- 將滑鼠游標懸停在方塊上即可查看相關資訊。
重要事項：如果你在智慧型方塊中提及其他使用者，系統並不會自動將文件存取權授予該使用者。如要授予該使用者文件存取權，你必須將文件設為與對方共用。
建立及編輯日期方塊
- 使用電腦在 Google 文件中開啟文件。
- 如要新增日期方塊，請輸入：
@today@tomorrow@yesterday@date- 特定日期，例如
@Jan或@1/1/2021 - 相對日期，例如
@monday、@next tuesday、或@last wednesday
- 編輯日期方塊的方式如下：
- 日期：按一下文字欄位。
- 日期格式：按一下「設定」圖示
。
。使用者加入日期方塊後，系統會在文件中以該使用者的語言顯示日期方塊，供所有協作者查看。所有時區內的協作者都會看到相同的日期方塊。如要查看日期方塊中的日期與你所在時區的差距，請將游標懸停在日期方塊上。
建立日曆活動方塊
你可以為 Google 日曆活動新增智慧型方塊，藉此查看活動相關資訊，並透過 Google 文件加入視訊會議。
- 使用電腦在 Google 文件中開啟文件。
- 你可以採取下列任一做法：
- 輸入「@」，然後向下捲動至「日曆活動」。
- 依序按一下頂端的「插入」
「智慧型方塊」
- 選擇一場活動吧。
「智慧型方塊」提示：如果日曆活動已有視訊會議，且會議即將開始或已經開始，你可以透過 Google 文件加入視訊會議。按一下 Google 日曆活動方塊，然後點選右下方的「加入」。
利用構成要素和下拉式選單來管理專案
你可以在 Google 文件中新增及自訂下拉式選單方塊，以顯示多個選項。或者，也可以利用構成元素插入表格範本，以便追蹤專案、檔案和其他項目。
新增或編輯下拉式選單
- 使用電腦在 Google 文件中開啟文件。
- 你可以採取下列任一做法：
- 輸入「@dropdown」，然後按下 Enter 鍵。
- 依序按一下頂端的「插入」
- 選取某個預設的下拉式選單，或按一下「新增下拉式選單」圖示
。
- 建立新的下拉式選單時，你可以先更改下拉式選單範本名稱並編輯選項，然後再儲存。
- 如要更改下拉式選單，請點按該下拉式選單，然後選取所需選項。如要編輯下拉式選單的選項，請點按該下拉式選單，然後按一下「新增/編輯選項」圖示
。
新增構成元素
- 使用電腦在 Google 文件中開啟文件。
- 你可以採取下列任一做法：
- 依序按一下「插入」
- 輸入「@」。按一下「構成元素」旁邊的「更多」圖示
- 依序按一下「插入」
- 選取要使用的構成元素。
插入會議記錄
進一步瞭解如何在 Google 文件中新增會議記錄。
插入電子郵件草稿
進一步瞭解如何在 Google 文件中撰寫電子郵件草稿。