כמה שותפי עריכה יכולים לעבוד על אותו קובץ בזמנים שונים, אבל אי אפשר לעבוד יחד בזמן אמת בקבצים מוצפנים. אם יש שותפי עריכה אחרים, הסמלים שלהם מופיעים בפינה השמאלית העליונה כרגיל.
חשוב לדעת: כדי לראות תצוגה מקדימה של קבצים עם הצפנה מצד הלקוח או להוריד אותם באמצעות מכשיר נייד, האדמין צריך להעניק לכם גישה.
עבודה עם כמה שותפי עריכה
אם פותחים קובץ ומישהו כבר עורך אותו, בצד שמאל למעלה תוצג ההתראה 'רק רגע, מישהו אחר עורך עכשיו'. כדי לשוחח עם שותף העריכה המקורי, בחלק התחתון של ההודעה, לוחצים על פתיחת שיחה בצ'אט.
אם מישהו פותח את הקובץ שאתם עורכים, בפינה השמאלית העליונה תוצג ההתראה 'מישהו הצטרף כרגע'. כדי לשוחח עם שותף העריכה החדש, בחלק התחתון של ההודעה, לוחצים על פתיחת שיחה בצ'אט.
אם מופיעה ההתראה 'בטוח לעריכה', אתם יכולים לערוך את הקובץ.
הימנעות משינויים מתנגשים
אם כמה שותפי עריכה מבצעים שינויים שמתנגשים זה בזה, כל שותפי העריכה בקובץ מקבלים על כך התראה בראש הדף.
- כדי לרענן ולראות את השינויים האחרונים, לוחצים על רענון.
- כדי להשוות בין השינויים שביצעת ולא נשמרו באמצעות פתיחת השינויים האחרונים בכרטיסייה חדשה, לוחצים על השוואה.
- כדי להסיר את ההתראה, לוחצים על סגירה. לא ניתן לערוך את הגרסה הישנה.
אחרי שלוחצים על השוואה, תיפתח כרטיסייה חדשה ואפשר יהיה להעתיק את כל השינויים מהכרטיסייה המקורית. אפשר להמשיך לערוך בכרטיסייה החדשה.
איך משתפים מסמכים עם מבקרים
אם הארגון שלכם מאשר, אתם יכולים להזמין אנשים שאין להם חשבון Google לעבוד במשותף בתור מבקרים בקבצים ובתיקיות ב-Drive שמוצפנים מצד הלקוח. אתם יכולים להפסיק את השיתוף בכל רגע, או לקבוע אם מבקרים יכולים לערוך קובץ או למצוא אותו.
מה שונה בקבצים מוצפנים
כשמשתפים קבצים מוצפנים עם מבקרים, אפשר להעניק רק הרשאת צפייה או הרשאת עריכה.
בתור מבקרים, תצטרכו לאמת את הזהות שלכם בשני שלבים:
- Google תשלח הודעת אימייל עם קוד אימות לתיבת הדואר הנכנס שלכם.
- הארגון שהמסמך נמצא בבעלותו יאמת את הזהות שלכם באמצעות השיטה שמקובלת בארגון.
שימוש בתגובות ובפעולות לביצוע ב-Docs, Sheets ו-Slides
ב-Google Docs, ב-Sheets וב-Slides אפשר לשתף פעולה עם אחרים כדי:
- להוסיף, לערוך, לסנן ולמחוק תגובות או לענות עליהן
- להקצות משימות ופעולות לביצוע
יש לכם שליטה מלאה על התגובות שלכם. בקישורים הבאים מוסבר איך לעשות את הפעולות הבאות:
- הוספת תגובות לשיחות
- הצגה, הסתרה או כיווץ של תגובות כדי להתמקד בדבר החשוב ביותר
- איתור מהיר של תגובות ספציפיות באמצעות מילות מפתח
- סינון תגובות כדי לראות רק את מה שרוצים
- עריכה או מחיקה של תגובות
- שליחת תגובה לאדם ספציפי
- הוספה של עוד תגובות כדי להמשיך שיחה גם אחרי שמגיעים למגבלת התגובות
מה שונה בקבצים מוצפנים
- אם מערכת Google Docs, Sheets או Slides לא מצליחה לאמת את הזהות של מי שפרסם תגובה מסוימת, היא מוסיפה אזהרה בסוף התגובה.
- אתם לא יכולים לענות לתגובות מ-Gmail או לסמן שהן טופלו, כי התוכן שלהן מוצפן. אפשר להשתמש בפעולות לביצוע ולעקוב אחריהן.
- כשאתם משתפים קבצים מוצפנים, אתם יכולים להקצות רק הרשאת צפייה או הרשאת עריכה. הרשאת תגובה לא נתמכת. בעלי הרשאת צפייה יכולים לראות את התגובות.
- ההצעות ב-Google Docs לא זמינות.
בכל פעם שמתבצעת שמירה אוטומטית של המסמך – התגובות, התגובות באמוג'י והפעולות לביצוע נשמרות. הן מאוחסנות כחלק מהגרסאות במסמכים מוצפנים ומוצגות בהיסטוריית הגרסאות.
כשמשחזרים את המסמך לגרסה קודמת שלו, גם התגובות שנוספו לגרסה הזו ישוחזרו.
כדי למצוא תגובה בגרסה ספציפית:
- במחשב, פותחים מסמך.
- לוחצים על קובץ
היסטוריית גרסאות
- בצד שמאל למעלה, לוחצים על 'הצגת כל התגובות'
.
- לוחצים על תגובה כדי לבדוק את המיקום שלה.
- כדי לחפש תגובה בעזרת מילות מפתח או שם משתמש, משתמשים בשדה "חיפוש בכל התגובות", שנמצא בפינה השמאלית העליונה של החלונית "תגובות".
היסטוריית גרסאות 
.אתם יכולים להציע שינויים במסמך בלי לערוך את טקסט המקור.
בקישורים הבאים מוסבר איך לעשות את הפעולות הבאות:
אפשר להוסיף תגובות באמוג'י:
- לתגובות במסמכים מוצפנים של Docs
- לתוכן במסמכים מוצפנים של Docs
- לתגובות בגיליונות מוצפנים של Sheets
- לתגובות במצגות מוצפנות של Slides
כדי למחוק תגובות באמוג'י לתגובות במסמך מוצפן:
- במחשב, פותחים מסמך מוצפן.
- בוחרים את התגובה שרוצים למחוק ממנה את התגובות באמוג'י.
- לוחצים על סמל התפריט
- בצד שמאל, באפשרות "פרטי המשתמשים שהגיבו על התגובה", מציבים את הסמן מעל הצ'יפ החכם של המשתמשים לתגובה באמוג'י שרוצים למחוק.
- לוחצים על הסמל "מחיקת התגובה באמוג'י"
.
.מידע נוסף על תגובות באמוג'י ב-Workspace:
מאמרים רלוונטיים
- תחילת העבודה עם קבצים מוצפנים ב-Docs, Sheets ו-Slides
- מאמרים חדשים של Enterprise (קישורים בהמתנה)