Varios colaboradores pueden trabajar en el mismo archivo en diferentes momentos, pero no se puede colaborar en tiempo real en los archivos encriptados. Si hay otros colaboradores, sus íconos aparecen en la parte superior derecha como de costumbre.
Importante: Para obtener una vista previa de los archivos encriptados del cliente en tu dispositivo móvil o descargarlos, el administrador debe otorgarte acceso.
Trabaja con varios colaboradores
Si abres un archivo y alguien ya está editándolo, en la esquina superior derecha verás la notificación “Espera para editar”. Para hablar con el colaborador original, en la parte inferior de la notificación, haz clic en Chatear con los colaboradores.
Si alguien abre el archivo que estás editando, en la parte superior derecha verás la notificación “Alguien acaba de unirse”. Para hablar con el nuevo colaborador, en la parte inferior de la notificación, haz clic en Chatear con los colaboradores.
Si recibes una notificación de “Es seguro editar”, puedes editar el archivo.
Evita los cambios que entran en conflicto
Si varios colaboradores realizan cambios que entran en conflicto, todos los colaboradores del archivo verán una notificación en la parte superior.
- Para actualizar un archivo y ver los cambios más recientes, haz clic en Actualizar.
- Para comparar los cambios sin guardar, abre el más reciente en una nueva pestaña y haz clic en Comparar.
- Para quitar la notificación, haz clic en Descartar. No puedes seguir editando la versión anterior.
Después de hacer clic en Comparar, se abrirá una nueva pestaña y podrás copiar las modificaciones desde la pestaña original. Puedes seguir editando el archivo en la nueva pestaña.
Comparte documentos con los visitantes
Si tu organización lo permite, puedes invitar a personas que no tengan Cuentas de Google a colaborar como visitantes en archivos y carpetas de Drive con encriptación del cliente. Puedes dejar de compartir los archivos en cualquier momento o controlar si los visitantes pueden editarlos o encontrarlos.
Descubre las particularidades de los archivos encriptados
Cuando compartas archivos encriptados con visitantes, solo podrás otorgar acceso de “lector” o “editor”.
Como visitante, verificarás tu identidad en dos pasos:
- Google enviará un código de verificación a tu bandeja de entrada.
- La organización propietaria del documento verificará tu identidad con su propio método.
Cómo usar comentarios y elementos de acción en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones
En Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, puedes colaborar con otras personas para realizar las siguientes acciones:
- Agregar, editar, responder, filtrar o borrar comentarios
- Asignar tareas y elementos de acción
Averigua cómo agregar, editar, responder, filtrar o borrar comentarios
Toma el control de tus comentarios. Obtén más información en los siguientes artículos:
- Cómo agregar tus comentarios a cualquier conversación
- Cómo mostrar, ocultar o minimizar comentarios para enfocarte en lo más importante
- Cómo encontrar rápidamente comentarios específicos con palabras clave
- Cómo filtrar comentarios para ver solo lo que quieres
- Cómo editar o borrar un comentario
- Cómo enviar un comentario a una persona específica
- Cómo agregar más comentarios para seguir con la conversación incluso después de alcanzar el límite
Descubre las particularidades de los archivos encriptados
- Si en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google no se puede verificar el autor de un comentario, se le agregará un mensaje de advertencia al final.
- No puedes responder ni cerrar comentarios en Gmail porque el contenido está encriptado. Usa elementos de acción y lleva un seguimiento de ellos.
- Cuando compartes archivos encriptados, solo puedes asignar permisos de “lector” o “editor”. No se admite el permiso “comentarista”. Los lectores pueden ver los comentarios.
- No hay sugerencias disponibles en Documentos de Google.
Busca comentarios en el historial de versiones
Cada vez que se guarda automáticamente el documento, también se guardan los comentarios y los elementos de acción. Se almacenan como parte de versiones en documentos encriptados y se muestran en el historial de versiones.
Si restableces el documento a una versión anterior, también se restablecerán los comentarios agregados en esa versión.
Para encontrar un comentario en una versión específica, sigue estos pasos:
- En la computadora, abre un documento.
- Haz clic en Archivo
Historial de versiones
- En la esquina superior derecha, haz clic en Mostrar todos los comentarios
.
- Haz clic en un comentario para obtener su ubicación.
- Para buscar comentarios con palabras clave o nombres de usuario, usa el campo “Buscar en todos los comentarios” que se encuentra en la esquina superior derecha del panel Comentarios.
Historial de versiones
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