Migración desde Google Drive

Los usuarios de Data Studio para G Suite han dejado de utilizar Google Drive

Data Studio ha dejado de utilizar Google Drive. En este artículo se explica todo lo que los administradores de G Suite deben saber sobre esta migración.

Contexto

Desde su lanzamiento inicial, Data Studio utilizó Google Drive para almacenar y compartir metadatos asociados a informes, fuentes de datos y exploraciones. De esos metadatos dependen aspectos como los permisos de acceso y los permisos para compartir. Los metadatos no son los datos que se muestran en los informes.

Para hacer mejoras en el producto, como facilitar las búsquedas, simplificar el proceso de conexión a los datos y mejorar las funciones de gestión y administración de archivos, los metadatos de los elementos de Data Studio han dejado de estar disponibles en Google Drive y se puede acceder a ellos directamente en Data Studio.

Este cambio no influye en el uso del producto ni lo limita. Los usuarios pueden seguir compartiendo y colaborando en Data Studio como siempre. Como administrador de G Suite, puede controlar cómo comparten los usuarios los elementos de Data Studio en una nueva ubicación en la consola de administración de G Suite.

Cronograma de la migración

Antes del 6 de julio del 2020:

  • Solo se aplican los permisos para compartir de Drive.
  • Puede ver y cambiar los permisos para compartir de Data Studio usando la página de configuración de Data Studio.
  • Puede definir los permisos para compartir de Drive y Data Studio de forma independiente sin que se sincronicen.  

Después del 6 de julio del 2020:

  • Comienza la migración.
  • Se aplican los permisos para compartir de Drive o de Data Studio mientras tiene lugar la migración de los metadatos. 

Una vez completada la migración: 

  • Solo se aplican los permisos para compartir de Data Studio.
  • Sus usuarios no podrán acceder a los archivos de Data Studio a través de Drive. En su lugar, podrán acceder a sus archivos directamente desde Data Studio.
  • Le enviaremos un correo electrónico para informarle de que la migración se ha completado.

Qué va a cambiar y qué debe hacer

Es posible que no tenga que hacer nada una vez finalizada la migración. No obstante, le recomendamos que se familiarice con los cambios que se van a producir:

No se podrá acceder a los elementos de Data Studio a través de Drive

Después de la migración, los elementos de Data Studio, como los informes y las fuentes de datos, ya no estarán disponibles a través de Google Drive. 

Administrar los permisos para compartir de Data Studio a través de la consola de administración de G Suite

A partir del 6 de julio del 2020, las opciones para compartir se trasladarán de Drive a Data Studio. A partir de ese momento, podrá controlar los permisos para compartir de Data Studio en la consola de administración de G Suite en lugar de en la página de configuración de Drive.

¿Cómo afecta este cambio a mi organización?

El 26 de mayo del 2020, los permisos para compartir de Drive se copiaron en las nuevas opciones para compartir de Data Studio. Los cambios que haga en los permisos para compartir de Drive a través de la consola de administración después del 26 de mayo del 2020 no se copiarán en Data Studio. Esto quiere decir que los permisos para compartir de Drive y Data Studio no estarán sincronizados. 

Nueva ubicación de los registros de auditoría de Data Studio

Los registros de auditoría de Data Studio ahora se encuentran en la sección Informes de la consola de administración. Es posible que algunos eventos de uso compartido no aparezcan en el registro de auditoría de Data Studio hasta que se complete la migración.

Nuevo cuadro de diálogo para compartir

Los usuarios pueden seguir compartiendo elementos nuevos y migrados de la misma forma que en Drive, pero una vez que se haya completado la migración, observarán algunas diferencias en el modo de gestionar las opciones para compartir elementos. A continuación, se muestra el nuevo cuadro de diálogo Compartir con otros usuarios:

Cuadro de diálogo para compartir, con la pestaña Añadir personas y textos destacados numerados.

  1. La pestaña Añadir usuarios permite introducir las direcciones de correo electrónico o los nombres de los grupos de Google con los que quiera compartir el informe.
  2. El permiso predeterminado es Puede ver. Para permitir que otros usuarios modifiquen el informe, cámbielo a Puede editar.
  3. Haga clic en Enviar para compartir el informe y enviar una notificación a los lectores o editores. Para compartir el informe sin enviar esa notificación, desmarque la opción Notificar.
  4. La pestaña Gestionar acceso permite configurar opciones avanzadas de uso compartido.
    Cuadro de diálogo para compartir, con la pestaña Gestionar acceso y textos destacados numerados.
  5. Con las opciones para compartir mediante enlace, podrá distribuir el informe de forma más amplia, sin tener que utilizar direcciones o grupos concretos.
  6. Puede definir diferentes opciones de acceso para usuarios o grupos concretos.
  7. Utilice esas opciones para evitar que otros editores puedan cambiar el acceso, añadir a otros usuarios o impedir que los lectores descarguen, impriman o copien el archivo.

Más información sobre cómo compartir informes y fuentes de datos

Preguntas frecuentes

Pregunta Respuesta
¿Esta migración afecta a la ubicación de almacenamiento físico de los elementos de Data Studio, como los informes y las fuentes de datos? No, la ubicación de almacenamiento físico de los informes, la configuración de las fuentes de datos y los datos subidos por el usuario no cambian. Data Studio utiliza Drive para gestionar metadatos, como permisos de usuario y nombres de elementos, pero no almacena datos en Drive.
¿Cómo se copiarán los permisos para compartir de Drive? Cada usuario tendrá los mismos permisos para compartir en Data Studio que en Drive, y las unidades organizativas y los grupos tendrán la misma configuración de permisos. Solo se copiarán los permisos para compartir de Drive relevantes (por ejemplo, Data Studio no admite unidades compartidas, por lo que no se copiará la configuración de unidades compartidas). Consulte más información sobre los permisos para compartir de los usuarios.
¿Cómo se verán afectados los elementos de Data Studio de las unidades compartidas? Data Studio no admite unidades compartidas, por lo que no hay ningún cambio.
¿La migración afecta a los permisos de los informes o las fuentes de datos? No, los permisos de los informes y las fuentes de datos no cambiarán con motivo de la migración. 
¿Cómo se definirán los permisos para compartir de Data Studio para los usuarios de Cloud Identity u otros usuarios que no tengan Drive? Los usuarios que no tengan Drive tendrán permisos para compartir en función de las unidades organizativas y los grupos a los que estén asociados. En Data Studio, las unidades organizativas y los grupos tendrán los mismos permisos para compartir que tenían en Drive.
¿Hay algún cambio en la granularidad de los permisos para compartir de Drive y Data Studio?

No, todos los permisos para compartir de Drive relevantes estarán disponibles en Data Studio con el mismo nivel de granularidad. No obstante, los nombres de las opciones para compartir han cambiado ligeramente.

 

Opción de permisos para compartir de Drive

Opción de permisos para compartir de Data Studio

ACTIVADO + La opción "Permitir que los usuarios publiquen archivos en la Web o establezcan la configuración para que estén visibles para todo el mundo como archivos públicos o sin listar” está marcada.

USO COMPARTIDO PÚBLICO ACTIVADO

ACTIVADO + La opción "Permitir que los usuarios publiquen archivos en la Web o establezcan la configuración para que estén visibles para todo el mundo como archivos públicos o sin listar” está desmarcada.

USO COMPARTIDO EXTERNO ACTIVADO

DOMINIOS INCLUIDOS EN LISTA BLANCA

DOMINIOS INCLUIDOS EN LA LISTA BLANCA ACTIVADO

DOMINIOS INCLUIDOS EN LISTA BLANCA + La opción "Permitir que los usuarios de [tu organización] reciban archivos de usuarios de dominios no incluidos en la lista de permitidos" está desmarcada.

DOMINIOS INCLUIDOS EN LISTA BLANCA ACTIVADO + La opción "Permitir que los usuarios de [tu organización] accedan a recursos creados fuera de los dominios incluidos en la lista blanca" está desmarcada.

DESACTIVADO

DESACTIVADO

DESACTIVADO + La opción "Permitir que los usuarios de [tu organización] reciban archivos de usuarios ajenos a [dominio]" está desmarcada.

DESACTIVADO + La opción "Permitir que los usuarios de [tu organización] accedan a recursos creados fuera de [dominio]" está desmarcada.

 

Por ahora, los usuarios no pueden enviar invitaciones para compartir de Data Studio a usuarios que no tengan cuenta de Google.

¿Hay alguna forma de rechazar esta migración? No, es obligatoria.

 

 

¿Te ha resultado útil esta información?
¿Cómo podemos mejorar esta página?

¿Necesitas más ayuda?

Inicia sesión si quieres ver otras opciones de asistencia para solucionar tu problema.