Compartir con usuarios y editores

Invitar a usuarios a utilizar elementos de Data Studio y a colaborar en ellos

Puede conceder acceso a otros usuarios a sus informes y fuentes de datos enviándoles una invitación por correo electrónico. Puede invitar a usuarios concretos o a miembros específicos de Grupos de Google. También puede compartir elementos de manera más amplia permitiendo que cualquier usuario con el enlace pueda acceder a sus elementos de Data Studio. En este artículo utilizaremos el término "elemento" para referirnos de forma abreviada a los informes y a las fuentes de datos.

Los administradores de Google Workspace y Cloud Identity pueden controlar cómo comparten los usuarios de su organización los recursos de Data Studio. Más información

Secciones de este artículo:

Compartir con otros

  1. Inicia sesión en Data Studio.
  2. View or edit the asset you want to share.
  3. In top the right, click Icono de compartir Share. The Share with others dialog appears.
You can only share a data source when you are editing directly, not when editing it from within a report.

To share from the Reports or Data sources home page, locate the asset you want to share, then on the right, click More Menú Más, then click Icono de compartir Share.

Sharing from the report or data source list.

Cómo funciona el uso compartido de informes

  • No es necesario iniciar sesión para ver un informe compartido públicamente.
  • Para ver o editar un informe que se haya compartido directamente con usted, es necesario iniciar sesión en Google.
  • Al compartir un informe, no se comparte el acceso directo a las fuentes de datos añadidas.
  • Al compartir un informe, no se comparte automáticamente ninguna fuente de datos. Las fuentes de datos se pueden compartir por separado, pero no es necesario que otros usuarios vean los datos (consulte los detalles más abajo).
  • Los editores de informes pueden usar las dimensiones y las métricas de las fuentes de datos añadidas, incluso si usted no las ha compartido con ellos, para crear o editar gráficos y controles en el informe.

Cómo funciona el uso compartido de fuentes de datos

  • Para ver o editar una fuente de datos, es necesario iniciar sesión en Google.
  • No es necesario que comparta la fuente de datos de un informe para que otros usuarios lo vean. La autorización para ver los datos de un informe se rige por las credenciales de datos. Los lectores de un informe podrán ver los datos para los que tengan permiso, independientemente de si se ha compartido la fuente de datos con ellos o no.
  • El hecho de compartir una fuente de datos nunca concede acceso al conjunto de datos subyacente.
  • Al compartir una fuente de datos con permiso de visualización, los lectores pueden ver el esquema de dicha fuente (es decir, su estructura), pero no cambiarlo.
  • Al compartir una fuente de datos con permiso de edición, los editores pueden cambiar el esquema: pueden cambiar el nombre de los campos e inhabilitarlos, añadir campos calculados, modificar el tipo de datos y la agregación predeterminada y añadir descripciones.
  • Solo el propietario de la fuente de datos puede editar la conexión de esa fuente.

Compartir con usuarios y grupos específicos

  1. Abra el cuadro de diálogo Compartir con otros.
  2. En Añadir usuarios, escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico de los usuarios con los que quiera compartir. También puede compartir con Grupos de Google.
  3. Seleccione el permiso de acceso para los usuarios y grupos que ha especificado:
    • Puede editar: los usuarios pueden editar el elemento y compartirlo con otros usuarios.

    • Puede ver: los usuarios pueden ver el elemento y compartirlo con otros usuarios, pero no pueden editarlo.
  4. Para asignar diferentes permisos a distintos usuarios, haga clic en Gestionar acceso.
  5. De forma predeterminada, los usuarios a los que invita reciben un correo electrónico con un enlace al elemento que ha compartido con ellos. Desmarque Notificar a los usuarios para que no se envíe ese correo electrónico.
  6. Haga clic en Enviar.

Usuarios de Google Workspace:

Su administrador puede restringir las opciones de compartir mediante enlace a otros usuarios en su organización. En ese caso, aparecerá un mensaje de error si intenta compartir de forma externa.

Compartir con cuentas que no sean de Google

Solo puede invitar directamente a usuarios a acceder a sus elementos de Data Studio si tienen una cuenta de Google. Si quiere compartir con cuentas que no son de Google, dispone de varias opciones:

  1. Pregunte al usuario con quien comparte si tiene una cuenta de Google con la que pueda compartir. Podría ser:
    • Una cuenta personal que termine en @gmail.com
    • Una cuenta de trabajo o de un centro educativo que utilice dicho usuario con productos de Google, como Gmail, Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones.
  2. Si el usuario con quien quiere compartir el elemento no tiene una cuenta de Google, dicho usuario tendrá que registrarse para obtener una.
  3. Para ayudarle a registrarse, envíele este enlace: https://accounts.google.com/signupwithoutgmail.
  4. Utilice otro método para compartir, como mediante enlace o enviando un archivo PDF por correo electrónico.
Las cuentas de Google no tienen que utilizar una dirección de gmail.com. Puede asociar cualquier dirección de correo electrónico con una cuenta de Google.

La opción de compartir mediante enlace le permite distribuir elementos de forma más amplia, sin tener que invitar a usuarios ni a grupos concretos directamente. Por ejemplo, puede activar la opción de compartir mediante enlace para compartir informes de Data Studio con cuentas que no sean de Google, incluirlos en correos electrónicos, blogs o publicaciones en redes sociales, o insertarlos en su sitio web.

Tenga cuidado con la función de compartir mediante enlace, ya que puede exponer los datos de los usuarios a un público más amplio del que se esperaba.

Si quiere generar un enlace para compartir

  1. Abra el cuadro de diálogo Compartir con otros.
  2. Haga clic en Gestionar acceso.
  3. Utilice el menú desplegable de la derecha para seleccionar la opción de compartir mediante enlace que mejor se adapte a sus necesidades.

Opciones de compartir mediante enlace

Si es un usuario estándar de Data Studio, tiene las siguientes opciones para compartir mediante enlace:

  • Cualquier usuario de Internet puede encontrarlo y verlo.
  • Cualquier usuario de Internet puede encontrarlo y editarlo.
  • Cualquier usuario con el enlace puede verlo.
  • Cualquier usuario con el enlace puede editarlo.
  • Desactivado: solo pueden acceder usuarios específicos.

Opciones de compartir mediante enlace de Google Workspace

Si es usuario de Google Workspace, las opciones de compartir mediante enlace podrían estar restringidas a usuarios de su dominio.

Permisos de acceso

Los permisos de acceso determinan qué pueden hacer los usuarios con un elemento de Data Studio. Hay tres niveles de acceso:

Es propietario

La opción Es propietario significa que el usuario tiene control total sobre el elemento. Este permiso se define automáticamente cuando crea un informe o una fuente de datos.

Puede convertir a otro usuario en el propietario de sus informes y fuentes de datos.

Puede ver

La opción Puede ver permite que los usuarios vean el informe en su conjunto o el esquema de la fuente de datos. Con este permiso, los usuarios pueden interactuar con cualquier filtro o control del periodo disponible, pero no pueden hacer ninguna modificación en las fuentes de datos ni en los informes.

Puede editar

La opción Puede editar permite que los usuarios modifiquen los informes o las fuentes de datos. En el caso de los informes, podrán añadir, cambiar o eliminar gráficos y controles. También podrán agregar y quitar fuentes de datos, cambiar el estilo del informe y configurar nuevos filtros o modificar los que ya haya.

El permiso para editar una fuente de datos permite a los usuarios modificar su esquema. Pueden agregar o cambiar campos calculados, inhabilitar y habilitar campos, y cambiar tipos de datos y agregaciones de campos (si lo permite la fuente de datos).

Puede limitar el uso compartido, la descarga y la copia de los archivos tanto en lo que respecta a los informes como a las fuentes de datos.

Detalles sobre el acceso a los informes

En la siguiente tabla se muestra lo que puede hacer con los informes que incluyen distintos permisos de acceso. "Público" significa que el informe se ha compartido con el acceso de visualización junto con la opción para compartir mediante enlace "Cualquier usuario con el enlace puede ver" o "Público en la Web".

Acción Público Puede ver Puede editar Es propietario
Ver datos en el informe
(según las credenciales de la fuente de datos)
x x x x
Copiar el informe   x x x
Impedir la copia de informes       x
Compartir el informe con otros usuarios   x x x
Impedir el uso compartido de informes       x
Modificar el informe     x x
Utilizar y modificar datos de las fuentes de datos añadidas     x x
Agregar y quitar fuentes de datos     x x
Crear y eliminar el informe       x
Descargar datos del informe x x x x
Impedir la descarga de datos       x
Transferir la propiedad       x

Detalles sobre los permisos de acceso a las fuentes de datos

En esta tabla se muestran las acciones que puede llevar a cabo en las fuentes de datos en función de los diferentes permisos de acceso. Las fuentes de datos no se pueden compartir públicamente mediante enlace.

Acción Puede ver Puede editar Es propietario
Agregar la fuente de datos a informes x x x

Consultar información de la fuente de datos a través de informes

x

x x
Ver el esquema de la fuente de datos x x x
Compartir la fuente de datos con otros usuarios o dejar de hacerlo   x x
Modificar la fuente de datos   x x
Copiar la fuente de datos x x x
Impedir la copia de la fuente de datos     x
Cambiar las credenciales de la fuente de datos     x
Acceder al conjunto de datos     x
Transferir la propiedad     x

¿Quién puede ver los datos?

En Data Studio, la capacidad de ver los datos de los informes se controla mediante las credenciales de datos. Son independientes de los permisos de acceso al informe o a la fuente de datos. Naturalmente, si no tiene acceso de visualización al informe, no podrá ver sus datos.

Más información sobre cómo controlar el acceso a los datos

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