Cómo compartir informes y fuentes de datos

Se puede compartir un informe o una fuente de datos con usuarios específicos, con Grupos de Google o mediante un enlace para compartir.

Compartir informes o fuentes de datos

  1. Inicie sesión en Data Studio.
  2. En la parte izquierda, seleccione Informes o Fuentes de datos.
  3. Explore las categorías de archivos o busque el archivo que quiera compartir.
  4. A la derecha, haga clic en Más  Menú Más
  5. Haga clic en Icono Compartir Compartir. Aparecerá el cuadro de diálogo Compartir con otros usuarios:

Share with others dialog

El botón Icono Compartir también se mostrará en el encabezado de los informes cuando los consulte o edite. Sin embargo, en el caso de las fuentes de datos, el botón solo aparecerá cuando edite la fuente de datos a través de la herramienta Fuentes de datos, no cuando la edite desde un informe.

Compartir con usuarios y grupos específicos

  1. Siga los pasos indicados más arriba para abrir el cuadro de diálogo Compartir con otros.
  2. En Personas, introduzca los nombres o direcciones de correo electrónico de los usuarios con los que desea compartir el archivo. También puede compartirlo con Grupos de Google.
  3. Seleccione el permiso de acceso para las personas y grupos que ha especificado:
    • Icono del lápiz/icono de edición Puede editar: los usuarios pueden editar el informe o la fuente de datos y compartirlos con otros usuarios. 

    • Visibility icon Puede ver: los usuarios pueden ver el informe o la fuente de datos y compartirlos con otros, pero no pueden editarlos.
  4. Para definir permisos diferentes para distintas personas, haga clic en Opciones avanzadas.
  5. Añada una nota o elija no notificar a las personas con las que ha compartido el trabajo.
  6. Haz clic en Listo.

Permisos de acceso

Hay tres permisos de acceso:

Acceso de propietario

El acceso Es propietario significa que el usuario tiene control total sobre el archivo. Este permiso se define automáticamente cuando crea un informe o una fuente de datos.

Actualmente, no puede hacer que alguien sea el propietario de sus informes ni fuentes de datos. 

Acceso de visualización

La opción Puede ver permite que los usuarios vean el informe en su conjunto o el esquema de la fuente de datos. Con este permiso, los usuarios pueden interactuar con cualquier filtro o control del periodo disponible, pero no pueden realizar ninguna modificación en las fuentes de datos ni en los informes.

Acceso de edición

El acceso Puede editar permite que los usuarios modifiquen los informes o las fuentes de datos. En el caso de los informes, podrán añadir, cambiar o eliminar gráficos y controles. También podrán agregar y quitar fuentes de datos, cambiar el estilo del informe y configurar nuevos filtros o modificar los existentes.

El acceso de edición a una fuente de datos permite a los usuarios modificar su esquema. Pueden agregar o cambiar campos calculados, inhabilitar y habilitar campos, y cambiar tipos de datos y agregaciones de campos (si lo permite la fuente de datos).

Puede limitar el uso compartido, la descarga y la copia de los archivos tanto para los informes como para las fuentes de datos. 

Detalles sobre el acceso a los informes

En la siguiente tabla se muestra lo que puede hacer con los informes que incluyen distintos permisos de acceso. "Público" significa que el informe se ha compartido con el acceso de visualización junto con la opción para compartir mediante enlace "Cualquier usuario con el enlace puede ver" o "Público en la Web".

Acción Público Puede ver Puede editar Es propietario
Ver datos del informe
(en función de las credenciales de la fuente de datos)
x x x x
Copiar el informe   x x x
Impedir la copia de informes       x
Compartir el informe con otros usuarios   x x x
Impedir el uso compartido de informes       x
Modificar el informe     x x
Utilizar y modificar datos de las fuentes de datos añadidas     x x
Agregar y quitar fuentes de datos     x x
Crear y suprimir el informe       x
Descargar datos del informe x x x x
Impedir la descarga de datos       x

Detalles sobre el acceso a las fuentes de datos

En esta tabla se muestran las acciones que se pueden realizar en las fuentes de datos en función de los diferentes permisos de acceso. Las fuentes de datos no se pueden compartir públicamente.

Acción Puede ver Puede editar Es propietario
Agregar la fuente de datos a los informes x x x

Consultar información de la fuente de datos a través de los informes

x

x x
Ver el esquema de la fuente de datos x x x
Compartir la fuente de datos con otros usuarios o dejar de hacerlo   x x
Modificar la fuente de datos   x x
Copiar la fuente de datos x x x
Impedir la copia de la fuente de datos     x
Cambiar las credenciales de la fuente de datos     x
Acceder al conjunto de datos     x

La opción Obtener enlace para compartir permite compartir un informe o fuente de datos con un número de personas más amplio que si se utilizan direcciones individuales o grupos. Comparta este enlace en correos electrónicos, entradas de blogs, publicaciones en redes sociales y sitios web para invitar a otros usuarios a ver o editar archivos.

Se debe tener cuidado con la opción de compartir mediante enlace, ya que puede exponer los datos de los usuarios a un público más amplio del que se esperaba. En concreto, recomendamos inhabilitar los ajustes de Avanzado para compartir, copiar y descargar archivos.

Para obtener un enlace para compartir

  1. Abra el cuadro de diálogo Compartir con otros.
  2. En la parte superior derecha, haga clic en Obtener enlace para compartir.
  3. Seleccione la opción de compartir mediante enlace que mejor se adapte a sus necesidades.

Opciones para compartir mediante enlace

  • Activado: público en la Web: cualquier usuario puede buscar en Google y obtener acceso al informe. Las fuentes de datos no se pueden compartir públicamente.
  • Activado: cualquier usuario con el enlace: cualquiera que tenga el enlace puede acceder al archivo.
  • Activado - su dominio: si se utiliza una cuenta de Google del trabajo o centro educativo, cualquier usuario que inicie sesión en otra cuenta del trabajo o centro educativo podrá buscar el archivo y acceder a él.
  • Activado: cualquier usuario de su dominio que reciba el enlace: si utiliza una cuenta de Google de su trabajo o centro educativo, cualquier persona que inicie sesión en otra cuenta de su trabajo o centro educativo podrá acceder al archivo si tiene el enlace.
  • Desactivado: determinados usuarios: solo los usuarios con los que se comparta el archivo podrán acceder a él.
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