Tutorial: Crear una fuente de datos de Hojas de cálculo de Google

Acceder a los datos de Hojas de cálculo de Google en los informes de Data Studio

Una fuente de datos proporciona la información de un informe de Data Studio. En esta lección, creará una fuente de datos que se conectará a una de sus Hojas de cálculo de Google.

Secciones de este artículo:

0 Preparar los datos

Siga estos consejos y le será más fácil trabajar con los datos de sus Hojas de cálculo en Data Studio:

Use una hoja de cálculo específica para los datos de Data Studio

Las hojas de cálculo permiten almacenar y analizar datos en un formato flexible, con el que puede ser difícil trabajar en Data Studio. Le recomendamos que cree una hoja de cálculo específica para los datos que quiera ver en Data Studio.

Con las funciones de Hojas de cálculo de Google, puede automatizar la transferencia de datos de una hoja de cálculo a otra. Por ejemplo:
 
='Worksheet 1'! A1: copia el contenido de la celda A1 de la hoja de cálculo 1.
 
Hojas de cálculo proporciona otras formas de transferir datos de una celda a otra o de un intervalo de celdas a otro. Por ejemplo:
 

Formato de la tabla

  • La hoja de cálculo o el intervalo a los que se conecte deben tener un formato tabular simple. Cada columna debe contener solo celdas individuales: las celdas combinadas pueden hacer que los datos se muestren de forma incorrecta.
  • Las celdas solo deben contener datos; por ejemplo, no se pueden importar gráficos ni imágenes.
  • La primera fila de datos debe contener encabezados de columna, que se usarán como nombres de campo en la fuente de datos.

Formato de fecha

  • Las fechas de sus hojas de cálculo de Google deben incluir el día completo, el mes y el año; por ejemplo, 22/9/2020 o 2020-09-22.
  • Si tiene datos de hora, debe combinarlos con el campo de la fecha; por ejemplo, 9/22/2020 11:55:30.

  • Los campos de la fecha deben tener formato de fecha (use la opción de menú Formato > Número > Fecha de Hojas de cálculo).

Hay otras maneras de gestionar las fechas, pero pueden requerir más trabajo por su parte.

Más información sobre cómo trabajar con fechas y horas en Data Studio

Estructura de los datos

Si organiza los datos de cierta manera, podrá utilizar Data Studio más fácilmente. Por ejemplo:

Le recomendamos que las tablas sean más largas que anchas. En lugar de tener una columna por cada valor posible, agrupe los datos en categorías para limitar el número de dimensiones. Por ejemplo, si quiere medir las ventas de fruta de un supermercado, le recomendamos lo siguiente:

Fecha Fruta Cantidad vendida
06-07-2017 Manzanas 100
06-07-2017 Naranjas 75
06-07-2017 Plátanos 150
07-07-2017 Manzanas 80
07-07-2017 Naranjas 95
07-07-2017 Plátanos 175

Ejemplo de tabla larga

 

El ejemplo anterior es mejor que este:

Fecha Manzanas Naranjas Plátanos
06-07-2017 100 75 150
07-07-2017 80 95 175

Ejemplo de tabla ancha

En el ejemplo de tabla larga, la fuente de datos solo necesita una dimensión para representar la categoría Fruta, mientras que en el ejemplo de tabla ancha necesita una dimensión por cada tipo de fruta. En el segundo ejemplo, si vendiese 100 tipos de fruta, necesitaría 100 dimensiones para medirlos todos. Sería imposible mostrarlas en un gráfico de Data Studio.

Agrupar la serie de datos en dimensiones también facilita el filtrado en Data Studio. Por ejemplo, en el modelo de tabla larga, es fácil crear el filtro Fruta = "Manzanas". En el de tabla ancha, no se puede filtrar por tipo de fruta.

Tenga precaución con las agregaciones. Si su Hoja de cálculo incluye datos agregados, como sumas, promedios o medianas, tenga cuidado de no mezclarlos con datos no agregados en los gráficos de Data Studio. De lo contrario, los números de esos gráficos podrían ser incorrectos. Por ejemplo, supongamos que la tabla ancha anterior incluía la fila Totales:

Fecha Manzanas Naranjas Plátanos
06-07-2017 100 75 150
07-07-2017 80 95 175
Totales 180 170 325

Tabla ancha con totales

Las tarjetas de resultados de Data Studio mostrarían cifras más altas para cada una de las dimensiones de fruta, ya que se agregan los totales a las métricas no agregadas:

Manzanas

360

Naranjas

340

Plátanos

650

Ejemplos de tarjeta de resultados

En este caso, lo mejor es no incluir la fila de totales en la fuente de datos y, en su lugar, dejar que Data Studio calcule los totales.

1 Conectarse a Hojas de cálculo de Google

El primer paso para crear una fuente de datos es conectarse a su conjunto de datos.

  1. Inicia sesión en Data Studio.
  2. En la parte superior izquierda, haga clic en el icono Crear y, a continuación, seleccione Fuente de datos.
  3. En el panel de conectores, seleccione Hojas de cálculo de Google.
  4. Seleccione una Hoja de cálculo y una Hoja de trabajo.
  5. De forma opcional, desmarque la opción Usar la primera fila como encabezados. Los campos de su fuente de datos utilizarán las etiquetas de columna predeterminadas de Hojas de cálculo: "A", "B", "C", etc.
  6. Si quiere, puede desmarcar la opción Incluir las celdas ocultas y filtradas para que dichas celdas se excluyan de la fuente de datos.
  7. De forma opcional, especifique un intervalo de celdas. Si no lo hace, se utilizará toda la hoja de cálculo.
  8. En la parte superior derecha, haga clic en CONECTAR. Aparecerá el panel de campos.

2 Configurar la fuente de datos

El panel de campos contiene todas las dimensiones (en verde) y las métricas (en azul) del conjunto de datos. Puede optimizar la fuente de datos cambiando el nombre de los campos o inhabilitándolos, añadiendo campos calculados y modificando la agregación y el tipo de datos.

Más información sobre el modelado de datos

Lista de campos de fuente de datos

Añadir métricas

Puede añadir una métrica a la fuente de datos haciendo clic en el icono Menú Más situado junto a una dimensión y seleccionando una de las funciones disponibles. Necesitará al menos una métrica para crear un gráfico con sus datos en Data Studio.

Ejemplo de creación de métrica de recuento

3 Cambiar el nombre de la fuente de datos

Cambie el nombre de una fuente de datos

Data Studio asigna automáticamente a su fuente de datos el mismo nombre que el del conjunto de datos. Si desea cambiarlo, haga clic en el nombre que aparece en la parte superior izquierda e introduzca uno nuevo.

También puede cambiar el nombre de la fuente de datos más adelante en la página principal FUENTES DE DATOS al hacer clic en el menú contextual y seleccionar Cambiar nombre.

4 Compartir la fuente de datos

Puede permitir que otros editores añadan esta fuente de datos a sus informes si la comparte con ellos.

Pasos para compartir una fuente de datos

  1. En la parte superior derecha, haga clic en el icono Icono de compartir.
  2. Introduzca las direcciones de correo electrónico o los Grupos de Google con los que quiera compartir la fuente de datos.
  3. Seleccione el permiso de acceso de cada persona o grupo. Los permisos determinan lo que pueden hacer otros usuarios con la fuente de datos. Dispone de las siguientes opciones:
    • Puede ver. Las personas con este permiso pueden consultar la fuente de datos, pero no modificarla.
    • Puede editar. Los usuarios con este permiso pueden consultar y editar la fuente de datos.

5 Usar la fuente de datos en informes

Botón Crear informe

Ahora puede crear informes que obtengan sus datos de su Hoja de cálculo de Google:

  1. En la parte superior derecha, haga clic en Crear informe.
  2. Verá el editor de informes y se mostrará una tabla con campos de esa fuente de datos.
    1. Use el panel de propiedades de la derecha para modificar los datos y el estilo de la tabla.
  3. En la parte superior izquierda, asigne un nombre al informe haciendo clic en Informe sin título.
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