Preguntas frecuentes sobre la nueva función de fuentes de datos insertadas

Las fuentes de datos insertadas hacen que sea más fácil copiar, compartir y colaborar en informes.

Las fuentes de datos que crea al editar un informe ahora se insertan en ese informe. Cuando comparte o copia el informe, otros editores pueden editar también la fuente de datos. Como siempre, puede crear fuentes de datos independientes y reutilizables.

En este artículo se explica detalladamente este cambio.

Secciones de este artículo:

¿Qué va a cambiar?

Desde el lanzamiento inicial de Data Studio, las fuentes de datos han sido elementos independientes que había que gestionar, copiar o compartir fuera de los informes. A partir de la semana del 24 de agosto del 2020, las fuentes de datos que cree al editar un informe se insertarán en el informe.

Las fuentes de datos que cree desde la página principal no cambiarán y se podrán utilizar en distintos informes.

Los informes y las fuentes de datos que ya tenga no sufrirán cambios, excepto que ahora se denominarán "reutilizables". Este cambio solo se aplicará a los informes que cree después del 24 de agosto del 2020.

¿Qué ventajas tienen las fuentes de datos insertadas?

Las fuentes de datos insertadas permiten colaborar más fácilmente en informes y fuentes de datos. Al compartir o copiar un informe, todas sus fuentes de datos insertadas se comparten o se copian con él. No es necesario que comparta las fuentes de datos por separado. Otros editores del informe también pueden editar las fuentes de datos. Además, las fuentes de datos insertadas en el informe reducen el número de elementos que tiene que gestionar, ya que todas se pueden incluir en un solo informe.

¿Qué ocurre si no quiero utilizar fuentes de datos insertadas?

Puede seguir creando fuentes de datos como elementos independientes.

¿Qué pueden hacer otros usuarios con los informes compartidos que contienen fuentes de datos insertadas?

La opción para compartir un informe con permiso para ver no ha cambiado. Las credenciales de las fuentes de datos siguen controlando quién puede ver los datos de un informe.

Cuando comparta un informe con permiso para editar, los usuarios con los que lo comparta podrán utilizar cualquier fuente de datos insertada que haya añadido para modificar el informe. Por ejemplo:

Caso 1

Crea un informe, añade una fuente de datos insertada y, después, comparte el informe con su compañera María, a la que convierte en editora. María puede hacer lo siguiente:

  • Ver todos los campos de la fuente de datos insertada.
  • Crear campos calculados en la fuente de datos insertada.
  • Crear parámetros en la fuente de datos insertada.
  • Cambiar el nombre de los campos de la fuente de datos insertada.
  • Cambiar los tipos de campos y la agregación en la fuente de datos insertada.

En este caso, María no puede cambiar la conexión de la fuente de datos insertada, modificar las credenciales ni actualizar la configuración de actualización de datos, ya que no es propietaria del informe ni de las credenciales de la fuente de datos.

Caso 2

María es editora de un informe cuyo propietario es usted. Ella añade una fuente de datos insertada al informe. Usted puede hacer lo siguiente:

  • Ver todos los campos de la fuente de datos insertada.
  • Crear campos calculados en la fuente de datos insertada.
  • Crear parámetros en la fuente de datos insertada.
  • Cambiar el nombre de los campos de la fuente de datos insertada.
  • Cambiar los tipos de campos y la agregación en la fuente de datos insertada.
  • Cambiar la conexión de la fuente de datos insertada.*
  • Actualizar o modificar las credenciales de la fuente de datos insertada.

* Si no tiene acceso a la cuenta con la que María ha conectado la fuente de datos, no la verá en la lista, pero podrá seleccionar una cuenta a la que sí tenga acceso.

¿Cómo se crea una fuente de datos insertada?

Cualquier fuente de datos que cree al generar o editar un informe se insertará en ese informe:

Crear una fuente de datos insertada al crear un informe

  1. Inicie sesión en Data Studio.
  2. En la parte superior izquierda, haga clic en Crear y seleccione Informe.
  3. Aparecerá la página Añadir datos al informe.
  4. En la pestaña Conectar con datos, seleccione el tipo de datos que quiera conectar.
  5. Seleccione el conjunto de datos específico y proporcione su autorización si es necesario.
  6. Haga clic en Añadir.

Crear una fuente de datos insertada al editar un informe

  1. Edite el informe.
  2. En la barra de herramientas, haga clic en Añadir datos.
  3. Aparecerá la página Añadir datos al informe.
  4. En la pestaña Conectar con datos, seleccione el tipo de datos que quiera conectar.
  5. Seleccione el conjunto de datos específico y proporcione su autorización si es necesario.
  6. Haga clic en Añadir.
No puede crear fuentes de datos insertadas fuera de un informe.

¿Cómo puedo saber si una fuente de datos está insertada?

Si puede ver la fuente de datos en la lista "Fuentes de datos" de la página principal, significa que es reutilizable.

En el proceso de edición de un informe, vaya al menú y haga clic en Recursos > Gestionar las fuentes de datos añadidas. Verá el tipo de fuente de datos en la primera columna.

Fuentes de datos reutilizables e insertadas

¿Puedo convertir una fuente de datos insertada en una fuente de datos reutilizable?

Sí. Si es el propietario de las credenciales de la fuente de datos insertada, puede convertirla en reutilizable. Al convertir una fuente de datos insertada en reutilizable, puede gestionar la fuente de datos como elemento independiente. De forma predeterminada, los editores del informe actual podrán editar la nueva fuente de datos reutilizable, pero puede desmarcar esa opción durante el proceso de copia.

  1. Edite el informe.
  2. En el menú, haga clic en Recursos > Gestionar las fuentes de datos añadidas.
  3. Busque la fuente de datos insertada y, en la parte derecha, haga clic en Hacer reutilizable.

¿Quién puede editar una fuente de datos insertada?

Cualquier usuario que pueda editar el informe podrá editar las fuentes de datos insertadas en él. El propietario de las credenciales de las fuentes de datos, así como el propietario del informe, pueden actualizar las credenciales de las fuentes de datos y modificar la conexión con dichas fuentes.

¿Cómo funciona la copia de informes con fuentes de datos insertadas?

Si copia un informe con fuentes de datos insertadas, la copia incluirá las fuentes de datos. Al igual que antes, al copiar un informe no se copian las fuentes de datos reutilizables añadidas al informe.

Si una fuente de datos insertada utiliza credenciales del propietario, pero el usuario que copia el informe no es el propietario de esas credenciales, esa fuente de datos no se copiará. Los gráficos de la copia que se basen en esa fuente de datos mostrarán un error para que corrija la fuente de datos que falta.

Puede copiar una fuente de datos insertada en un informe siguiendo estos pasos:

  1. Edite el informe.
  2. En el menú, seleccione Recursos > Gestionar las fuentes de datos añadidas.
  3. Busque la fuente de datos y, a continuación, haga clic en Copiar.

¿Cómo funcionan las credenciales con las fuentes de datos insertadas?

Las credenciales de fuentes de datos siguen funcionando igual que antes. Tanto las fuentes de datos insertadas como las fuentes de datos reutilizables se pueden configurar para usar credenciales de propietario o de lector.

Solo el propietario del informe y el propietario de las credenciales que utiliza una fuente de datos insertada (si son personas distintas) pueden cambiar las credenciales de la fuente de datos.

Lo mismo ocurre con las fuentes de datos reutilizables:

Solo el propietario de la fuente de datos reutilizable y el propietario de las credenciales utilizadas por esa fuente de datos (si son personas distintas) pueden cambiar las credenciales de la fuente de datos.

¿Puedo revocar mis credenciales en una fuente de datos insertada?

Si ha creado fuentes de datos que usan sus credenciales para acceder a datos, pero ha dejado de ser el propietario de dichas fuentes, puede dejar de permitir el acceso a los datos con sus credenciales. Para ello, siga estos pasos:

  1. Inicie sesión en Data Studio.
  2. En la parte superior derecha, haga clic en Configuración Configuración.
  3. A la izquierda, seleccione Revocar fuente de datos y, a continuación, haga clic en REVOCAR CREDENCIALES.

Al revocar las credenciales, el nuevo propietario debe añadir sus credenciales para poder usar estas fuentes de datos en informes.

¿Puedo hacer búsquedas en fuentes de datos insertadas?

No. Actualmente, el Explorador no funciona con fuentes de datos insertadas.

¿Cómo funciona el historial de versiones con las fuentes de datos insertadas?

El historial de versiones de las fuentes de datos insertadas se incluye en el historial de versiones del informe correspondiente. Para restaurar una versión anterior de una fuente de datos insertada, siga estos pasos:

  1. Edite el informe.
  2. Seleccione Archivo > Consultar historial de versiones.
  3. Seleccione una versión anterior del informe y, a continuación, haga clic en Restaurar esta versión.

 
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