Khi sử dụng Workspace, bạn có thể cấp cho người dùng khác cùng miền với bạn quyền truy cập và quản lý danh bạ của mình. Những người được uỷ quyền này có thể thêm và cập nhật thông tin như tên, số điện thoại và địa chỉ trong danh bạ đó.
Giờ đây, người được uỷ quyền quản lý danh bạ của bạn sẽ có nhiều lựa chọn quản lý hơn. Trong trường hợp bạn đã uỷ quyền cho người khác quản lý danh bạ trước lần cập nhật gần đây nhất, thì họ có thể đã mất quyền truy cập nếu bạn không phê duyệt lại họ. Tuy nhiên, bạn có thể mời lại họ bất cứ lúc nào.
Lưu ý quan trọng: Quyền truy cập vào danh bạ không bao hàm quyền truy cập vào tài khoản email của bạn.
Yêu cầu
- Quản trị viên Thư mục của bạn phải bật tính năng chia sẻ danh bạ. Nếu bạn là quản trị viên, hãy tìm hiểu cách bật hoặc tắt Thư mục chung.
- Bạn chỉ có thể uỷ quyền truy cập danh bạ cho những người trong cùng miền hoặc tổ chức với bạn.
- Bạn và người được uỷ quyền phải đăng nhập vào tài khoản do cơ quan hoặc trường học của bạn cấp.
- Bạn và người được uỷ quyền phải sử dụng máy tính thay vì điện thoại hay máy tính bảng.
Uỷ quyền truy cập danh bạ
- Chuyển đến Danh bạ Google.
- Đảm bảo bạn đã đăng nhập bằng tài khoản do cơ quan hoặc trường học của bạn cấp.
- Ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt
Quyền truy cập của người được uỷ quyền.
- Nhấp vào Mời người được uỷ quyền.
- Nhập tên hoặc địa chỉ email của người mà bạn muốn cấp quyền quản lý danh bạ của bạn.
- Lưu ý: Bạn có thể nhập tối đa 25 tên và phân tách bằng dấu phẩy.
- Nhấp vào Gửi.
Quyền truy cập của người được uỷ quyền.Sau đó, những người dùng bạn mời sẽ có thể truy cập vào Danh bạ của bạn.
Lưu ý: Người dùng không thể xem và chỉnh sửa danh bạ được uỷ quyền bằng ứng dụng Danh bạ trên thiết bị di động.
Những việc người được uỷ quyền được phép và không được phép làm
Người được uỷ quyền có thể:
- Thêm người liên hệ mới bằng nút "Tạo người liên hệ" hoặc nút "Người liên hệ mới".
- Chỉnh sửa hoặc xoá người liên hệ trong danh bạ được uỷ quyền.
- Tìm kiếm người liên hệ bằng thanh tìm kiếm.
- Huỷ các thay đổi.
- Thêm, chỉnh sửa và xoá nhãn liên quan đến những người liên hệ trong danh bạ được uỷ quyền.
- Quản lý mục Người liên hệ khác.
Người được uỷ quyền không thể:
- Nhập danh bạ.
- Xuất hoặc chuyển tiếp danh bạ.
- Tìm và hợp nhất những người liên hệ trùng lặp.
- Thay đổi các chế độ cài đặt hoặc lựa chọn ưu tiên.
- Tìm và xoá các mục liên hệ khỏi thùng rác.
Quản lý danh bạ mà bạn được uỷ quyền truy cập
Nếu ai đó trong tổ chức cấp cho bạn quyền truy cập vào danh bạ của họ, thì bạn có thể quản lý danh bạ đó từ tài khoản của mình.
- Chuyển đến Danh bạ Google.
- Đảm bảo bạn đã đăng nhập vào tài khoản do cơ quan hoặc trường học của bạn cấp.
- Trên trình đơn bên trái, hãy chọn tên của người đã uỷ quyền truy cập danh bạ của họ cho bạn.
- Lúc này bạn có thể quản lý danh bạ của họ.
- Khi quản lý danh bạ của họ thì người liên hệ mà bạn thêm hoặc chỉnh sửa sẽ xuất hiện trong danh bạ của họ, chứ không phải trong danh bạ của bạn.
Hiện bạn có thể:
- Thêm, chỉnh sửa và xoá người liên hệ của họ.
- Tìm kiếm trong danh bạ của họ bằng thanh tìm kiếm.
- Nếu bạn tìm kiếm một người liên hệ được uỷ quyền có cùng địa chỉ email hoặc tên với người liên hệ trong thư mục, thì kết quả tự động hoàn thành sẽ trả về người liên hệ trong thư mục.
- (Từ tháng 11 năm 2023) Thêm, chỉnh sửa và xoá nhãn của người liên hệ trong danh bạ của họ.
- (Từ tháng 11 năm 2023) Quản lý danh sách Người liên hệ khác của họ.
Để chuyển đổi giữa những người đã uỷ quyền truy cập danh bạ của họ cho bạn, hãy chọn tên của người uỷ quyền. Bạn chỉ có thể xem và quản lý danh bạ cho người mà bạn đã chọn.
Tìm kiếm danh bạ mà bạn được uỷ quyền truy cập
Nếu được uỷ quyền truy cập nhiều danh bạ, bạn có thể cần phải tìm kiếm danh bạ để nhanh chóng tìm thấy một người liên hệ. Để tìm kiếm danh bạ được uỷ quyền, hãy làm như sau:
- Chuyển đến Danh bạ Google.
- Đảm bảo bạn đã đăng nhập vào tài khoản do cơ quan hoặc trường học của bạn cấp.
- Ở trên cùng bên trái, hãy nhấp vào biểu tượng Trình đơn
- Trong hộp tìm kiếm ở trên cùng, hãy nhập tên hoặc địa chỉ email của người liên hệ mà bạn muốn tìm kiếm rồi nhấn Enter.
Lưu ý: Nếu bạn tìm kiếm một người liên hệ được uỷ quyền có cùng địa chỉ email hoặc tên với người liên hệ trong thư mục, thì kết quả tự động hoàn thành sẽ trả về người liên hệ trong thư mục.