اگر از Workspace استفاده می‌کنید، می‌توانید به کاربران دیگر در دامنه‌تان اجازه دهید به مخاطبین شما دسترسی داشته باشند و آن‌ها را مدیریت کنند. این نماینده‌ها می‌توانند اطلاعاتی مثل نام، شماره تلفن، و نشانی را به مخاطبین شما اضافه کنند یا این اطلاعات را به‌روزرسانی کنند.
اکنون نمایندگان مدیریت مخاطبین شما اختیارات مدیریتی بیشتری دارند. اگر قبل‌از آخرین به‌روزرسانی نمایندگانی داشتید، اگر آن‌ها را دوباره تأیید نکرده باشید ممکن است دسترسی خود را ازدست داده باشند. بااین‌حال، هرزمان بخواهید می‌توانید آن‌ها را دوباره دعوت کنید.
مهم: دادن اجازه دسترسی به مخاطبین به‌منزله مجاز کردن دسترسی به حساب ایمیلتان نیست.
شرایط لازم
- سرپرست «فهرست راهنمای» شما باید هم‌رسانی مخاطب را روشن کرده باشد. اگر سرپرست هستید، با نحوه روشن یا خاموش کردن «فهرست راهنمای» سراسری آشنا شوید.
- مخاطبین را فقط به افرادی می‌توانید واگذار کنید که با شما در یک دامنه یا سازمان باشند.
- شما و نمایندگانتان باید با حساب‌های محل کار یا تحصیل به سیستم وارد شوید.
- شما و نمایندگانتان باید از رایانه استفاده کنید، نه تلفن همراه یا رایانه لوحی.
واگذار کردن مخاطبین
- به مخاطبین Google بروید.
- مطمئن شوید با حساب محل کار یا تحصیل به سیستم وارد شده باشید.
- در بالا سمت چپ، روی «تنظیمات»
دسترسی نماینده کلیک کنید.
- روی دعوت از نماینده کلیک کنید.
- نام و نشانی ایمیل فردی را که می‌خواهید برای مدیریت مخاطبین به او اجازه دهید وارد کنید.
- نکته: می‌توانید نام حداکثر ۲۵ نفر را با جدا کردن به‌وسیله ویرگول وارد کنید.
- روی ارسال کلیک کنید.
دسترسی نماینده کلیک کنید.کاربرانی که دعوت می‌کنید اکنون می‌توانند به «مخاطبین» دسترسی داشته باشند.
نکته: کاربران نمی‌توانند مخاطبین واگذارشده را در برنامه «مخاطبین» دستگاه همراه مشاهده و ویرایش کنند.
آشنایی با کارهایی که نمایندگان می‌توانند و نمی‌توانند انجام دهند
نمایندگان می‌توانند کارهای زیر را انجام دهند:
- افزودن مخاطبین جدید با دکمه‌های «ایجاد مخاطب» یا «مخاطب جدید»
- ویرایش یا حذف مخاطبین در فهرست مخاطبین واگذارشده.
- جستجوی مخاطبین ازطریق نوار جستجو.
- واگرداندن تغییرات.
- افزودن، ویرایش، و حذف برچسب‌های مخاطبین در فهرست مخاطبین واگذارشده.
- مدیریت «مخاطبین دیگر».
نمایندگان نمی‌توانند کارهای زیر را انجام دهند:
- وارد کردن مخاطبین.
- صادر یا بازارسال کردن مخاطبین.
- پیدا و ادغام کردن مخاطبین تکراری.
- تغییر تنظیمات یا اولویت‌ها.
- پیدا کردن یا حذف مخاطبین از «حذف‌شده‌ها».
مدیریت مخاطبین واگذارشده به شما
اگر فردی در سازمانتان به شما اجازه داده است به مخاطبینش دسترسی داشته باشید، می‌توانید از حساب خودتان مخاطبین او را مدیریت کنید.
- به مخاطبین Google بروید.
- مطمئن شوید با حساب محل کار یا تحصیل به سیستم وارد شده باشید.
- در منو سمت راست، نام شخصی را که مخاطبینش را به شما واگذار کرده است انتخاب کنید.
- اکنون می‌توانید مخاطبین او را مدیریت کنید.
- مخاطبینی که هنگام مدیریت مخاطبین او اضافه یا ویرایش می‌کنید در مخاطبین او نشان داده می‌شود، نه مخاطبین شما.
اکنون می‌توانید این کارها را انجام دهید:
- افزودن، ویرایش، و حذف مخاطبین او.
- جستجو در مخاطبین او ازطریق نوار جستجو.
- اگر مخاطب واگذارشده‌ای را جستجو کنید که ایمیل یا نامش با یکی از مخاطبین فهرست راهنما یکسان باشد، مخاطب موجود در فهرست راهنما در نتیجه تکمیل خودکار نشان داده می‌شود.
- (از نوامبر ۲۰۲۳ دردسترس است) افزودن، ویرایش، و حذف برچسب‌های مخاطبین او.
- (از نوامبر ۲۰۲۳ دردسترس است) مدیریت «سایر مخاطبین» او.
برای جابه‌جایی بین افرادی که مخاطبینشان را به شما واگذار کرده‌اند، نام واگذارکننده را انتخاب کنید. فقط می‌توانید مخاطبین آن کسی را که انتخاب کرده‌اید بررسی و مدیریت کنید.
جستجوی مخاطبین واگذارشده به شما
اگر چندین مخاطب به شما سپرده شده است، شاید برای سریع پیدا کردن یک مخاطب، باید فهرست مخاطبین را جستجو کنید. برای جستجوی مخاطبین واگذارشده:
- به مخاطبین Google بروید.
- مطمئن شوید با حساب محل کار یا تحصیل به سیستم وارد شده باشید.
- در بالا سمت راست، روی «منو»
- در چارگوش جستجو در بالا، نام یا ایمیل مخاطب موردنظرتان را برای جستجو وارد کنید و کلید Enter را فشار دهید.
نکته: اگر مخاطب واگذارشده‌ای را جستجو کنید که ایمیل یا نامش با یکی از مخاطبین فهرست راهنما یکسان باشد، مخاطب موجود در فهرست راهنما در نتیجه تکمیل خودکار نشان داده می‌شود.