為今天的會議做好準備

G Suite 有提供這項功能。

您可以使用 Cloud Search 首頁中的會議資訊卡為當天的活動做好準備。根據您查看卡片當下與會議開始 (以 Google 日曆中的設定為準) 的先後時間關係,卡片的格式會不同。舉例來說,當您在會議開始前和結束後分別查看卡片,卡片上會顯示不同選項。此外,如果您已拒絕參加會議,就不會看到相關的會議資訊卡。

在會議資訊卡中選擇您要執行的操作

您可以在資訊卡中執行下列任何操作:

加入視訊通話

如果貴機構已啟用 Google Hangouts,目前與未來會議的資訊卡就會顯示這個選項。

  1. 請前往 cloudsearch.google.com 登入 Cloud Search。

    如果不能登入,表示您的帳戶無法使用 Cloud Search。瞭解詳情

  2. 前往會議資訊卡。
  3. 按一下右上角的 視訊通話
    Hangouts 隨即開啟,您可以透過 Hangouts 參加會議。
變更您的回覆
  1. 請前往 cloudsearch.google.com 登入 Cloud Search。

    如果不能登入,表示您的帳戶無法使用 Cloud Search。瞭解詳情

  2. 前往會議資訊卡。
  3. 在 [是否參加?] 旁邊,按一下您的回覆。
    • 如果您已回覆是否參加,系統會顯示您目前的回覆。按一下 [是] 或 [不確定] 即可變更回覆狀態。
    • 如果您尚未回覆是否參加,請按一下 [是]、[否] 或 [不確定]。如果選擇 [否],您重新整理首頁後就不會看到這張資訊卡。

如果您建立的會議沒有邀請對象,則無法變更回覆狀態。

傳送電子郵件給邀請對象
傳送電子郵件給所有邀請對象
  1. 請前往 cloudsearch.google.com 登入 Cloud Search。

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  2. 前往會議資訊卡。
  3. 執行下列任一操作:
    • 按一下右上角的 電子郵件
    • 按一下右下角的 [顯示更多],然後在「邀請對象」部分中,按一下 [傳送電子郵件給邀請對象]
  4. 在開啟的 Gmail 視窗中輸入您要傳送的訊息。這封電子郵件的主旨會顯示您的會議名稱。
  5. 按一下 [傳送]
  6. 按一下「返回」圖示 返回 即可回到首頁。
傳送電子郵件給個別邀請對象
  1. 請前往 cloudsearch.google.com 登入 Cloud Search。

    如果不能登入,表示您的帳戶無法使用 Cloud Search。瞭解詳情

  2. 前往會議資訊卡。
  3. 按一下右下角的 [顯示更多]
  4. 前往「邀請對象」部分,在您寄信的對象旁邊按一下 電子郵件
  5. 在開啟的 Gmail 視窗中輸入您要傳送的訊息。這封電子郵件的主旨會顯示您的會議名稱。
  6. 按一下 [傳送]
  7. 按一下「返回」圖示 返回 即可回到首頁。

注意:如果貴機構尚未啟用 Gmail 或 Inbox,系統會顯示 mailto 連結。

在日曆中編輯

如果您是會議主辦者或擁有修改權限,可以變更會議資訊。

  1. 請前往 cloudsearch.google.com 登入 Cloud Search。

    如果不能登入,表示您的帳戶無法使用 Cloud Search。瞭解詳情

  2. 前往會議資訊卡。
  3. 按一下右下角的 [顯示更多]
  4. 按一下底部的 [在日曆中編輯]
    系統會在 Google 日曆中開啟這個活動,讓您進行變更。
  5. 按一下 [儲存]。
行動瀏覽器不支援個人助理資訊卡功能,建議您在行動裝置上安裝 Cloud Search 應用程式

查看今天行程

想要查看一整天會議行程的簡短摘要嗎?您可以從會議資訊卡前往包含當天所有會議行程的時間軸,甚至查看沒有會議安排的空閒時段。

  1. 請前往 cloudsearch.google.com 登入 Cloud Search。

    如果不能登入,表示您的帳戶無法使用 Cloud Search。瞭解詳情

  2. 前往會議資訊卡。
  3. 按一下右下角的 [顯示更多]
    右邊會顯示包含當天所有會議行程的時間軸,您也可以查看沒有會議安排的空閒時段 (一至數小時不等)。
  4. (選用) 在時間軸中按一下特定會議,即可查看相關詳細資料。
    左側會顯示所選會議的詳細資料。
  5. 按一下「返回」圖示 返回 即可回到首頁。

Cloud Search 推薦特定內容的依據為何?

Google Cloud Search 會根據您在 G Suite 服務中的資訊顯示推薦內容,所以您會看到日曆活動的相關內容,例如:

  • 活動附加的文件
  • 會議說明提及的文件
  • 會議相關文件
  • 受邀者所寄的會議相關郵件

您必須擁有內容權限才能開啟內容。 Cloud Search 採用所有 G Suite 服務共通的共用模式;換句話說,您必須擁有內容權限才能開啟內容,下列是您有權開啟的文件:

  • 您擁有的文件
  • 直接共用給您的文件
  • 共用給您所屬群組的文件
  • 共用給貴機構所有人的文件

如果有人在日曆活動中附加私人文件,或在會議說明中加上私人文件的連結,畫面上就會顯示「鎖定」圖示 鎖定。除非文件擁有者將您設為共用對象,否則您無法開啟這個私人文件。進一步瞭解如何要求取得開啟檔案的權限

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