Se préparer aux réunions du jour

Cette fonctionnalité est disponible dans Google Workspace.

Vous pouvez vous aider de la fiche de réunion figurant sur la page d'accueil de Cloud Search pour vous préparer aux événements de la journée. Le format de la fiche varie en fonction de l'heure à laquelle vous la consultez et de l'heure à laquelle la réunion est programmée dans Google Agenda. Par exemple, les options à votre disposition sont différentes selon que la réunion n'a pas encore commencé ou est terminée. Cette fiche ne s'affiche pas pour les réunions auxquelles vous avez refusé d'assister.

Choisir une des actions proposées sur la fiche de la réunion

Sur la fiche, vous avez le choix entre les actions suivantes :

Participer à l'appel vidéo

Cette option est disponible dans les fiches des réunions en cours et des réunions à venir, à condition que votre organisation ait activé le service Google Hangouts.

1. Ouvrez l'application Cloud Search .
2. Accédez à la fiche de la réunion.
3. Dans l'angle supérieur droit, appuyez sur Appel vidéo .
4. Une fois votre conversation terminée, appuyez sur Mettre fin à l'appel .

Modifier votre réponse

1. Ouvrez l'application Cloud Search .
2. Accédez à la fiche de la réunion.
3. À côté de Allez-vous participer ?, appuyez sur la réponse de votre choix.
   • Si vous aviez déjà donné une réponse, celle-ci s'affiche. Modifiez-la en appuyant sur Oui ou sur Peut-être.
   • Si vous n'avez pas encore répondu, vous avez le choix entre Oui, Non ou Peut-être. Si vous appuyez sur Non, la fiche ne s'affichera plus après actualisation de la page d'accueil.

Vous ne pouvez pas changer la réponse que vous avez donnée pour une réunion que vous avez créée sans invités.

Envoyer un e-mail aux invités

Envoyer un e-mail à tous les invités

1. Ouvrez l'application Cloud Search .
2. Accédez à la fiche de la réunion.
3. Appuyez sur Plus.
4. Dans la section Invités, appuyez sur Envoyer un e-mail .
5. Une fenêtre Gmail s'ouvre dans laquelle vous pouvez saisir votre message. L'objet de l'e-mail est automatiquement renseigné avec le nom de la réunion.
6. Appuyez sur Envoyer .
7. Appuyez sur Retour  pour revenir à la page d'accueil.

Envoyer un e-mail à un invité en particulier

1. Ouvrez l'application Cloud Search .
2. Accédez à la fiche de la réunion.
3. Appuyez sur Plus.
4. Dans la section Invités, appuyez sur Plus  à côté du nom de la personne à qui vous voulez envoyer un e-mail.
5. Appuyez sur Envoyer un e-mail.
6. Une fenêtre Gmail s'ouvre dans laquelle vous pouvez saisir votre message. L'objet de l'e-mail est automatiquement renseigné avec le nom de la réunion.
7. Appuyez sur Envoyer .
8. Appuyez sur Retour  pour revenir à la page d'accueil.

Remarque : Si votre organisation n'a pas encore activé Gmail, un lien "mailto" s'affiche à la place.

Entamer une conversation avec un invité

1. Ouvrez l'application Cloud Search .
2. Accédez à la fiche de la réunion.
3. Appuyez sur Plus.
4. Dans la section Invités, appuyez sur Plus  à côté du nom de la personne à contacter.
5. Appuyez sur Démarrer une conversation.
6. Dans la fenêtre Hangouts qui s'ouvre, saisissez votre message ou appuyez sur Appel vidéo .
7. Une fois la conversation terminée, appuyez sur Retour  pour revenir à la fiche.

Effectuer une modification dans Agenda

Vous pouvez modifier une réunion dont vous êtes l'organisateur ou pour laquelle vous avez une autorisation d'accès en modification.

1. Ouvrez l'application Cloud Search .
2. Accédez à la fiche de la réunion.
3. Appuyez sur Plus.
4. Dans l'angle inférieur gauche, appuyez sur Modifier dans Agenda.
   L'événement s'ouvre dans Google Agenda pour que vous puissiez y apporter vos modifications.
5. Appuyez sur Enregistrer.

Afficher le planning de la journée

Depuis la fiche d'une réunion, vous avez accès à la chronologie de toutes vos réunions de la journée. Vous pouvez même voir les créneaux où aucune réunion n'est programmée.

1. Ouvrez l'application Cloud Search .
2. Accédez à la fiche de la réunion.
3. Appuyez sur Réunions de la journée.
   La chronologie de toutes vos réunions de la journée s'affiche, ainsi que les créneaux d'une heure ou plus où vous n'avez aucune réunion prévue.
4. (Facultatif) Pour afficher les détails relatifs à une réunion, appuyez sur cette dernière dans la chronologie.
5. Appuyez sur Retour  pour revenir à la chronologie ou à la page d'accueil.

Critères de recommandation de contenus dans Cloud Search

Dans Google Cloud Search, des contenus sont recommandés en fonction des informations recueillies dans vos services Google Workspace. Les contenus qui s'affichent correspondent à l'événement d'Agenda. Exemples :

• Documents associés à l'événement
• Documents mentionnés dans la description de la réunion
• Documents associés à la réunion
• E-mails en rapport avec la réunion envoyés par les invités

Vous ne pouvez ouvrir que les contenus pour lesquels vous avez une autorisation d'accès en lecture. Le modèle de partage dans Cloud Search est le même que dans les autres services Google Workspace. Vous ne pouvez donc ouvrir que les contenus auxquels vous avez accès :

• Contenus dont vous êtes propriétaire
• Contenus partagés directement avec vous
• Contenus partagés au sein d'un groupe dont vous êtes membre
• Contenus partagés avec tous les membres de votre organisation

Si quelqu'un joint un document privé à un événement Agenda, ou inclut un lien vers un document privé dans la description d'une réunion, un cadenas  s'affiche à l'écran. Vous ne pouvez ouvrir un document privé qu'à partir du moment où son propriétaire le partage avec vous. Découvrir comment demander l'autorisation d'ouvrir un fichier