Se préparer aux réunions du jour

Cette fonctionnalité est disponible dans Google Workspace.

Vous pouvez vous aider de la fiche de réunion figurant sur la page d'accueil de Cloud Search pour vous préparer aux événements de la journée. Le format de la fiche varie en fonction de l'heure à laquelle vous la consultez et de l'heure à laquelle la réunion est programmée dans Google Agenda. Par exemple, les options à votre disposition sont différentes selon que la réunion n'a pas encore commencé ou est terminée. Cette fiche ne s'affiche pas pour les réunions auxquelles vous avez refusé d'assister.

Choisir une des actions proposées sur la fiche de la réunion

Sur la fiche, vous avez le choix entre les actions suivantes :

Participer à l'appel vidéo

Cette option est disponible dans les fiches des réunions en cours et des réunions à venir, à condition que votre organisation ait activé le service Google Hangouts.

  1. Connectez-vous à Cloud Search à l'adresse suivante : cloudsearch.google.com.

    Si vous n'arrivez pas à vous connecter, cela signifie que Cloud Search n'est pas disponible avec votre compte. En savoir plus

  2. Accédez à la fiche de la réunion.
  3. Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur "".
    Hangouts s'ouvre pour vous permettre de participer à la réunion.
Modifier votre réponse
  1. Connectez-vous à Cloud Search à l'adresse suivante : cloudsearch.google.com.

    Si vous n'arrivez pas à vous connecter, cela signifie que Cloud Search n'est pas disponible avec votre compte. En savoir plus

  2. Accédez à la fiche de la réunion.
  3. À côté de Allez-vous participer ?, cliquez sur la réponse de votre choix.
    • Si vous aviez déjà donné une réponse, celle-ci s'affiche. Modifiez-la en cliquant sur Oui ou sur peut-être.
    • Si vous n'avez pas encore répondu, cliquez sur Oui, Non ou Peut-être. Si vous cliquez sur Non, la fiche disparaîtra à la prochaine actualisation de la page d'accueil.

Vous ne pouvez pas changer la réponse s'il s'agit d'une réunion que vous avez créée et à laquelle vous n'avez invité personne.

Envoyer un e-mail aux invités
Envoyer un e-mail à tous les invités
  1. Connectez-vous à Cloud Search à l'adresse suivante : cloudsearch.google.com.

    Si vous n'arrivez pas à vous connecter, cela signifie que Cloud Search n'est pas disponible avec votre compte. En savoir plus

  2. Accédez à la fiche de la réunion.
  3. Effectuez l'une des actions suivantes :
    • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur "".
    • Dans l'angle inférieur droit, cliquez sur Afficher plus. Ensuite, dans la section Invités, cliquez sur Envoyer un e-mail aux invités.
  4. Une fenêtre Gmail s'ouvre dans laquelle vous pouvez saisir votre message. L'objet de l'e-mail est automatiquement renseigné avec le nom de la réunion.
  5. Cliquez sur Envoyer.
  6. Cliquez sur Retour "" pour revenir à la page d'accueil.
Envoyer un e-mail à un invité en particulier
  1. Connectez-vous à Cloud Search à l'adresse suivante : cloudsearch.google.com.

    Si vous n'arrivez pas à vous connecter, cela signifie que Cloud Search n'est pas disponible avec votre compte. En savoir plus

  2. Accédez à la fiche de la réunion.
  3. Dans l'angle inférieur droit, cliquez sur Afficher plus.
  4. Dans la section Invités, cliquez sur "" à côté du nom de la personne à qui vous voulez envoyer l'e-mail.
  5. Une fenêtre Gmail s'ouvre dans laquelle vous pouvez saisir votre message. L'objet de l'e-mail est automatiquement renseigné avec le nom de la réunion.
  6. Cliquez sur Envoyer.
  7. Cliquez sur Retour "" pour revenir à la page d'accueil.

Remarque : Si votre organisation n'a pas encore activé Gmail, un lien "mailto" s'affiche à la place.

Effectuer une modification dans Agenda

Vous pouvez modifier une réunion dont vous êtes l'organisateur ou pour laquelle vous avez une autorisation d'accès en modification.

  1. Connectez-vous à Cloud Search à l'adresse suivante : cloudsearch.google.com.

    Si vous n'arrivez pas à vous connecter, cela signifie que Cloud Search n'est pas disponible avec votre compte. En savoir plus

  2. Accédez à la fiche de la réunion.
  3. Dans l'angle inférieur droit, cliquez sur Afficher plus.
  4. En bas de l'écran, cliquez sur Modifier dans Agenda.
    L'événement s'ouvre dans Google Agenda pour que vous puissiez y apporter vos modifications.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
Les fiches d'aide ne sont pas disponibles dans les navigateurs pour mobile. Installez l'application Cloud Search sur votre appareil mobile.

Afficher le planning de la journée

Vous voulez avoir un aperçu des réunions auxquelles vous devez assister dans la journée ? Depuis la fiche d'une réunion, vous avez accès à la chronologie de toutes vos réunions de la journée. Vous pouvez même voir les créneaux où aucune réunion n'est programmée.

  1. Connectez-vous à Cloud Search à l'adresse suivante : cloudsearch.google.com.

    Si vous n'arrivez pas à vous connecter, cela signifie que Cloud Search n'est pas disponible avec votre compte. En savoir plus

  2. Accédez à la fiche de la réunion.
  3. Dans l'angle inférieur droit, cliquez sur Afficher plus.
    Sur le côté droit apparaît la chronologie de toutes vos réunions de la journée, ainsi que les créneaux d'une heure ou plus où vous n'avez aucune réunion prévue.
  4. (Facultatif) Pour afficher les détails d'une réunion, cliquez sur cette dernière dans la chronologie.
    Les détails relatifs à la réunion sélectionnée apparaissent sur le côté gauche.
  5. Cliquez sur Retour "" pour revenir à la page d'accueil.

Critères de recommandation de contenus dans Cloud Search

Dans Google Cloud Search, des contenus sont recommandés en fonction des informations recueillies dans vos services Google Workspace. Les contenus qui s'affichent correspondent à l'événement d'Agenda. Exemples :

  • Documents associés à l'événement
  • Documents mentionnés dans la description de la réunion
  • Documents associés à la réunion
  • E-mails en rapport avec la réunion envoyés par les invités

Vous ne pouvez ouvrir que les contenus pour lesquels vous avez une autorisation d'accès en lecture. Le modèle de partage dans Cloud Search est le même que dans les autres services Google Workspace. Vous ne pouvez donc ouvrir que les contenus auxquels vous avez accès :

  • Contenus dont vous êtes propriétaire
  • Contenus partagés directement avec vous
  • Contenus partagés au sein d'un groupe dont vous êtes membre
  • Contenus partagés avec tous les membres de votre organisation

Si quelqu'un joint un document privé à un événement Agenda, ou inclut un lien vers un document privé dans la description d'une réunion, un cadenas "" s'affiche à l'écran. Vous ne pouvez ouvrir un document privé qu'à partir du moment où son propriétaire le partage avec vous. Découvrir comment demander l'autorisation d'ouvrir un fichier

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