Registro de auditoría de Grupos

Ver los cambios realizados en grupos, la pertenencia a grupos y los mensajes de grupo

Como administrador de tu organización, puedes utilizar el registro de auditoría de Grupos para tener control sobre los cambios que se realizan en grupos, la pertenencia a grupos y los mensajes de grupo de los usuarios de tu dominio, así como para solucionar problemas cuando estos detecten discrepancias y cambios inesperados en las actividades de sus grupos. Por lo general, las entradas se muestran media hora después de que los usuarios realicen una acción.

Realiza un seguimiento de estos cambios en los registros de auditoría:

  • Creación y eliminación básicas de grupos

    Comprueba que un determinado grupo todavía existe y que no se ha eliminado recientemente.

  • Adición y eliminación de miembros 

    Si un usuario no ha recibido un mensaje que se ha enviado a un grupo, puedes consultar el registro de auditoría y confirmar que el usuario aparece como miembro del grupo. Si el usuario se ha quitado, en el registro de auditoría también se muestra quién lo ha hecho y cuándo.

  • Cambios en los permisos de publicación de grupos

    Los usuarios podrían recibir de forma inesperada un mensaje devuelto que les informe de que no se les permite publicar contenido. Si este es el caso, en el registro de auditoría se muestran los cambios en los permisos de publicación que podrían estar provocándolo.

  • Configuración de moderación de spam

    Si los mensajes se envían a la cola de moderación en lugar de publicarse, en el registro de auditoría se mostrará si la moderación de mensajes corresponde a un cambio reciente en la configuración.

El registro de auditoría de Grupos se refiere solo a la interfaz de Grupos de Google. En él se registran las acciones que los usuarios y los administradores han realizado mediante la interfaz de Grupos de Google. Las acciones que los administradores llevan a cabo en Grupos de Google a través de la consola de administración o de la API del directorio del SDK de administrador solo se incluyen en los registros de auditoría de la consola de administración.

Paso 1: Abrir el registro de auditoría de Grupos

  1. Inicia sesión en tu consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Informes.

    Para ver Informes, es posible que tengas que hacer clic en la opción Más controles, situada en la parte inferior.

  3. En la parte izquierda, en Auditoría, haz clic en Grupos.
  4. En la barra de herramientas, haz clic en Seleccionar columnas Seleccionar columnas. A continuación, selecciona los datos que quieras incluir en el registro.
  5. Consulta las indicaciones siguientes sobre cómo interpretar y personalizar los datos del registro.

Paso 2: Interpretar los datos del registro de auditoría de Grupos

Datos que pueden aparecer
Tipo de datos Descripción
Nombre del evento Acción que se ha registrado, como añadir o eliminar grupos, enviar invitaciones a grupos, enviar mensajes o cambiar ajustes
  • El usuario actor ha aceptado la invitación para unirse a un grupo
Una entrada de registro por cada vez que un usuario acepta una invitación a un grupo
  • El usuario actor ha aprobado la solicitud de otro usuario
Una entrada de registro por cada vez que un usuario aprueba una solicitud de otro usuario
  • El usuario actor se ha unido a un grupo
Una entrada de registro por cada vez que un usuario se une a un grupo
  • Se ha cambiado la configuración básica del grupo
Una entrada de registro por cada vez que un moderador cambia un ajuste básico de un grupo
  • Se ha creado el grupo
Una entrada de registro por cada vez que se crea un grupo
  • Se ha eliminado el grupo
Una entrada de registro por cada vez que se elimina un grupo
  • El ajuste de identidad del grupo ha cambiado
Una entrada de registro por cada vez que se modifica la configuración de identidad de un grupo
  • Se ha añadido el ajuste de información del grupo
Una entrada de registro por cada vez que se añade un ajuste de información de grupo
  • El ajuste de información del grupo ha cambiado
Una entrada de registro por cada vez que se modifica un ajuste de información de grupo
  • Se ha eliminado el ajuste de información del grupo
Una entrada de registro por cada vez que se quita un ajuste de información de grupo
  • La configuración de restricciones para nuevos miembros del grupo ha cambiado
Una entrada de registro por cada vez que se actualiza un ajuste de restricción de miembros nuevos
  • Se ha cambiado el permiso del grupo
Una entrada de registro por cada vez que se modifica un ajuste de permisos de un grupo.
  • La configuración de respuestas a publicaciones del grupo ha cambiado
Una entrada de registro por cada vez que se modifica un ajuste de respuesta a publicaciones
  • La configuración de moderación de spam del grupo ha cambiado
Una entrada de registro por cada vez que se modifica un ajuste de moderación de spam
  • La configuración de tema del grupo ha cambiado

Una entrada de registro por cada vez que se modifica un ajuste de tema de un grupo

  • Mensaje moderado
Una entrada de registro por cada vez que un moderador aprueba o rechaza un mensaje
  • Los mensajes del usuario se publicarán siempre
Una entrada de registro por cada vez que un moderador intenta permitir que todos los mensajes de un usuario se publiquen siempre en un grupo
  • Se ha añadido al usuario a un grupo
Una entrada de registro por cada vez que se añade un usuario a un grupo
  • Durante la moderación de mensajes, se ha bloqueado el usuario del grupo
Una entrada de registro por cada vez que un moderador intenta bloquear un usuario de un grupo durante la moderación de mensajes
  • Se ha revocado la invitación al usuario para unirse a un grupo
Una entrada de registro por cada vez que se revoca una invitación a un usuario para unirse a un grupo
  • Se ha invitado al usuario a un grupo
Una entrada de registro por cada vez que se invita a un usuario a un grupo
  • Se ha rechazado la solicitud del usuario para unirse a un grupo
Una entrada de registro por cada vez que un moderador rechaza la solicitud de un usuario para unirse
  • Se ha vuelto a invitar al usuario a un grupo
Una entrada de registro por cada vez que se vuelve a invitar a un usuario a un grupo
  • Se ha quitado el usuario de un grupo
Una entrada de registro por cada vez que se quita un usuario de un grupo
Descripción del evento Detalles del evento descrito en el campo Nombre del evento
Usuario La dirección de correo electrónico del usuario que ha activado el evento
Fecha La fecha y hora en que se produjo el evento (se muestra en la zona horaria predeterminada del navegador)

Paso 3: Personalizar y exportar los datos del registro de auditoría

Filtrar los datos del registro de auditoría por usuario o actividad

Puedes restringir el registro de auditoría para que se muestren eventos o usuarios específicos. Por ejemplo, puedes buscar todos los eventos del registro en los que los usuarios crearon o eliminaron un grupo, o bien encontrar la actividad de grupo de un usuario concreto.

  1. Abre el registro de auditoría de Grupos, tal como se muestra más arriba.
  2. Si no ves la sección Filtros, haz clic en Filtrar Filtrar.
  3. Introduce o selecciona los criterios del filtro. Puedes filtrar por cualquier combinación de los datos que se pueden ver en el registro.
  4. Haz clic en Buscar.

Filtrar por unidades organizativas

Puedes filtrar por unidades organizativas para comparar estadísticas de diferentes organizaciones secundarias de un dominio.

  1. Abre el informe tal como se indica más arriba.
  2. En la parte izquierda, selecciona una unidad organizativa de la lista situada bajo la sección Filtros.

Aunque estés buscando datos antiguos, los filtros que puedes aplicar son los de la jerarquía actual de tu organización. Los datos anteriores al 20 de diciembre del 2018 no aparecerán en los resultados filtrados.

Exportar los datos del registro de auditoría

Puedes exportar los datos del registro de auditoría a una hoja de cálculo de Google o descargarlos en un archivo CSV.

  1. Abre el registro de auditoría tal como se muestra más arriba.
  2. (Opcional) Para cambiar los datos que se incluyen en la exportación, sigue estos pasos:
    1. En la barra de herramientas, haz clic en Seleccionar columnas Seleccionar columnas.
    2. Marca la casilla correspondiente a los datos que quieras exportar y haz clic en Aplicar.
  3. En la barra de herramientas, haz clic en Descargar Descargar.

Puedes exportar hasta 210.000 celdas. La cantidad máxima de filas depende del número de columnas que selecciones. Las hojas de cálculo de Google tienen un límite de 10.000 filas, y los archivos CSV, de 500.000.

¿Qué antigüedad tienen los datos que veo?

Para saber exactamente cuándo se obtienen los datos y durante cuánto tiempo se retienen, consulta el artículo Tiempos de retención de datos y retrasos.

Paso 4: Configurar alertas por correo electrónico

Puedes configurar alertas para controlar fácilmente actividades específicas que se produzcan en Grupos. Por ejemplo, puedes recibir una alerta cuando alguien cree o elimine un grupo.

Nota: Para recibir alertas siempre que se lleven a cabo acciones de grupos en la consola de administración, configura una alerta personalizada en el registro de auditoría oportuno.

  1. Abre el registro de auditoría de Grupos, tal como se muestra más arriba.
  2. Si no ves la sección Filtros, haz clic en Filtrar Filtrar.
  3. Introduce o selecciona los criterios del filtro. Para configurar una alerta, puedes filtrar por cualquier combinación de datos que aparezcan en el registro, excepto el intervalo de fecha y hora.
  4. Haz clic en Establecer alerta.
  5. En el cuadro Establecer alerta: Grupos, introduce el nombre de la alerta.
  6. Marca la casilla para enviar la alerta a los superadministradores de la cuenta.
  7. Introduce las direcciones de correo electrónico de otros destinatarios de la alerta.
  8. Haz clic en Guardar.

Para editar alertas personalizadas, consulta el artículo Alertas por correo electrónico enviadas a administradores.

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