Registro de auditoría de Grupos

Ver los cambios hechos en grupos, la pertenencia a grupos y los mensajes de grupo

Con el registro de auditoría de Grupos de Google, puedes supervisar cambios en grupos, pertenencias a grupos y mensajes de grupos que hayan generado usuarios de tu dominio. También puedes solucionar problemas cuando los usuarios de tu dominio notifiquen discrepancias y detecten cambios inesperados en las actividades de su grupo. Por lo general, las entradas tardan media hora en aparecer después de que los usuarios realicen una acción.

Haz un seguimiento de estos cambios en los registros de auditoría:

  • Creación y eliminación de grupos básicos: comprueba que un grupo existe y que no se ha eliminado recientemente.
  • Inclusión y retirada de miembros: si un usuario no ha recibido un mensaje enviado a un grupo del que supuestamente es miembro, puedes comprobar en el registro de auditoría que figura como miembro del grupo. Si ya no forma parte de él, en el registro de auditoría también se muestra quién lo quitó y cuándo.
  • Cambios en los permisos de publicación de grupos: los usuarios podrían recibir de forma inesperada un mensaje de rebote que les informe de que no se les permite publicar contenido. Si este es el caso, en el registro de auditoría se muestran los cambios en los permisos de publicación que podrían estar provocándolo.
  • Configuración de moderación de spam: si los mensajes se envían a la cola de moderación en lugar de publicarse, en el registro de auditoría se mostrará si la moderación de mensajes es un cambio hecho recientemente en la configuración.

El registro de auditoría de Grupos se refiere solo a la interfaz de Grupos de Google. En él se registran las acciones que los usuarios y los administradores han realizado mediante la interfaz de Grupos de Google. Las acciones que los administradores llevan a cabo en Grupos de Google a través de la consola de administración o de la API Directorio del SDK de administrador solo se incluyen en los registros de auditoría de la consola de administración.

Paso 1: Abrir el registro de auditoría de Grupos

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Informes.

    Para ver Informes, es posible que tengas que hacer clic en la opción Más controles, situada en la parte inferior.

  3. En la parte izquierda, en Auditoría, haz clic en Grupos.
  4. (Opcional) Junto a las columnas, haz clic en Gestionar columnas Gestionar columnas y selecciona las que quieras ver u ocultar.

Paso 2: Interpretar los datos del registro de auditoría de Grupos

Datos que puedes consultar
Dato Descripción
Nombre del evento Acción que se ha registrado, como añadir o eliminar grupos, enviar invitaciones a grupos, enviar mensajes o cambiar ajustes
  • El usuario actor ha aceptado la invitación para unirse a un grupo
Una entrada de registro por cada vez que un usuario acepta una invitación a un grupo
  • El usuario actor ha aprobado la solicitud de otro usuario
Una entrada de registro por cada vez que un usuario aprueba una solicitud de otro usuario
  • El usuario actor se ha unido a un grupo
Una entrada de registro por cada vez que un usuario se une a un grupo
  • Se ha cambiado la configuración básica del grupo
Una entrada de registro por cada vez que un moderador cambia un ajuste básico de un grupo
  • Se ha creado el grupo
Una entrada de registro por cada vez que se crea un grupo
  • Se ha eliminado el grupo
Una entrada de registro por cada vez que se elimina un grupo
  • El ajuste de identidad del grupo ha cambiado
Una entrada de registro por cada vez que se modifica la configuración de identidad de un grupo
  • Se ha añadido el ajuste de información del grupo
Una entrada de registro por cada vez que se añade un ajuste de información de grupo
  • El ajuste de información del grupo ha cambiado
Una entrada de registro por cada vez que se modifica un ajuste de información de grupo
  • Se ha eliminado el ajuste de información del grupo
Una entrada de registro por cada vez que se quita un ajuste de información de grupo
  • La configuración de restricciones para nuevos miembros del grupo ha cambiado
Una entrada de registro por cada vez que se actualiza un ajuste de restricción de miembros nuevos
  • Se ha cambiado el permiso del grupo
Una entrada de registro por cada vez que se modifica un ajuste de permisos de un grupo
  • La configuración de respuestas a publicaciones del grupo ha cambiado
Una entrada de registro por cada vez que se modifica un ajuste de respuesta a publicaciones
  • La configuración de moderación de spam del grupo ha cambiado
Una entrada de registro por cada vez que se modifica un ajuste de moderación de spam
  • La configuración de tema del grupo ha cambiado

Una entrada de registro por cada vez que se modifica un ajuste de tema de un grupo

  • Mensaje moderado
Una entrada de registro por cada vez que un moderador aprueba o rechaza un mensaje
  • Los mensajes del usuario se publicarán siempre
Una entrada de registro por cada vez que un moderador intenta permitir que todos los mensajes de un usuario se publiquen siempre en un grupo
  • Se ha añadido al usuario a un grupo
Una entrada de registro por cada vez que se añade un usuario a un grupo
  • Durante la moderación de mensajes, se ha bloqueado el usuario del grupo
Una entrada de registro por cada vez que un moderador intenta bloquear un usuario de un grupo durante la moderación de mensajes
  • Se ha revocado la invitación al usuario para unirse a un grupo
Una entrada de registro por cada vez que se revoca una invitación a un usuario para unirse a un grupo
  • Se ha invitado al usuario a un grupo
Una entrada de registro por cada vez que se invita a un usuario a un grupo
  • Se ha rechazado la solicitud del usuario para unirse a un grupo
Una entrada de registro por cada vez que un moderador rechaza la solicitud de un usuario para unirse
  • Se ha vuelto a invitar al usuario a un grupo
Una entrada de registro por cada vez que se vuelve a invitar a un usuario a un grupo
  • Se ha quitado el usuario de un grupo
Una entrada de registro por cada vez que se quita un usuario de un grupo
Descripción del evento Detalles del evento descrito en el campo Nombre del evento
Usuario La dirección de correo electrónico del usuario que ha activado el evento
Fecha La fecha y hora en que se produjo el evento (se muestra en la zona horaria predeterminada de tu navegador)

Paso 3: Personalizar y exportar los datos del registro de auditoría

Filtrar por usuario o actividad

Puedes acotar el registro de auditoría para que se muestren eventos o usuarios específicos. Por ejemplo, puedes buscar todos los eventos del registro en los que los usuarios crearon o eliminaron un grupo, o bien buscar la actividad de un grupo relacionada con un usuario concreto.

  1. Abre el registro de auditoría de Grupos, tal como se muestra más arriba.
  2. Haz clic en Añadir un filtro.
  3. Selecciona e introduce los criterios del filtro y, si es necesario, haz clic en Aplicar.
  4. (Opcional) Para filtrar por unidad organizativa, haz clic en Filtro de organización en la parte superior derecha, selecciona la unidad organizativa y haz clic en Aplicar.
  5. (Opcional) Para especificar un periodo para la búsqueda, haz clic en Periodo y selecciona uno de la lista, o bien introduce una fecha y hora de inicio y finalización. Si es necesario, haz clic en Aplicar.

Filtrar por unidad organizativa

Puedes filtrar por unidad organizativa para comparar estadísticas entre diferentes organizaciones secundarias de un dominio.

  1. Abre el registro de auditoría de Grupos, tal como se muestra más arriba.
  2. En la parte superior, haz clic en Filtro de organización.
  3. Selecciona una unidad organizativa y haz clic en Aplicar.

Filtrar por fecha

  1. En la parte superior, haz clic en Periodo.
  2. Selecciona un periodo de la lista o introduce una fecha y hora de inicio y finalización.
  3. Si es necesario, haz clic en Aplicar.

Aunque estés buscando datos antiguos, solo puedes hacerlo en la jerarquía de organización actual. Los datos anteriores al 20 de diciembre del 2018 no aparecerán en los resultados filtrados.

Exportar los datos de registros de auditoría

Puedes exportar los datos de registros de auditoría a una hoja de cálculo de Google o descargarlos en un archivo CSV.

  1. Abre el registro de auditoría tal como se muestra más arriba.
  2. (Opcional) Si quieres cambiar los datos que se incluirán en la exportación, haz clic Gestionar columnas Gestionar columnas, selecciona o quita las columnas que quieras y haz clic en Guardar.
  3. Haz clic en Descargar Descargar.
  4. En Seleccionar columnas, haz clic en Columnas seleccionadas actualmente o en Todas las columnas.
  5. En Seleccionar formato, haz clic en Hojas de cálculo de Google o en Valores separados por comas (CSV).
  6. Haz clic en Descargar.

Puedes exportar un máximo de 100.000 filas a un archivo de Hojas de cálculo o en formato CSV.

¿Qué antigüedad tienen los datos que veo?

Para saber exactamente cuándo se obtienen los datos y durante cuánto tiempo se retienen, consulta el artículo Tiempos de retención de datos y retrasos.

Paso 4: Crear alertas por correo electrónico

Puedes configurar alertas para controlar fácilmente acciones específicas que se produzcan en Grupos. Por ejemplo, puedes recibir una alerta cuando alguien cree o elimine un grupo.

Nota: Para recibir alertas siempre que se realicen acciones de grupos en la consola de administración, crea una alerta personalizada en tu registro de auditoría de dicha consola.

  1. Abre el registro de auditoría de Grupos, tal como se muestra más arriba.
  2. Haz clic en Añadir un filtro.
  3. Introduce o selecciona los criterios del filtro y haz clic en Crear alerta.
  4. Dale un nombre.
  5. (Opcional) Para enviar la alerta a todos los superadministradores, ve a Destinatarios y haz clic en Activar Activar.
  6. Introduce las direcciones de correo electrónico de los destinatarios de la alerta.
  7. Haz clic en Crear.

Para editar alertas personalizadas, consulta el artículo Alertas por correo electrónico enviadas a administradores.

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