查找和管理现有帐号

您可以使用非受管用户转移工具来查找和管理目前拥有 Google 帐号的用户。通过该工具,您可以查看贵单位中是否有用户的个人 Google 帐号电子邮件地址与贵单位的电子邮件地址相同。详细了解有冲突的帐号

如果您发现有用户的帐号存在冲突,则可以让这些用户将其个人 Google 帐号转移到贵单位管理的 Google 帐号。您还可以跟踪哪些用户收到了请求,以及哪些用户接受或拒绝了请求。

如果您拥有大量不受管理的帐号

您可以电子表格(CSV 文件)格式下载帐号列表,以便:

  • 更轻松地跟踪用户的邀请状态
  • 更新电子表格,然后将电子表格上传到管理控制台,以便批量发送、重新发送或取消邀请
  • 将该电子表格用于进一步分析,例如将其中的帐号与 LDAP 服务器上的帐号进行比较

转移帐号后会怎么样

用户的个人 Google 帐号被转移到 Google Workspace 受管理的用户帐号后,会受到如下影响:

  • 无法再改为个人帐号。
  • 帐号将添加到根级单位部门。当用户转移帐号后,您可以将用户转至其他单位部门。详细了解单位部门

转移后的帐号将获得:

我们不保证个人 Google 帐号转移到受管理帐号后可获享上述文章中未列出的服务。个人帐号转移后会丢失部分 Google 服务的数据和内容,包括但不限于以下服务:AdSense、Google Analytics(分析)、Google 财经、Google 地图、Google 我的商家、Google Nest、Google Pay/电子钱包、Google Play 中的应用和 YouTube。

在转移帐号前,您的用户可能想要查看和下载其个人帐号信息

您必须以超级用户身份登录,才能执行此任务。

准备工作

  • 确保您已使用 TXT 或 CNAME 记录完成域名验证。详细了解如何验证域名
  • 如果您在创建 Google 帐号前更改了 MX 记录,请设置转发规则或无限别名地址,以便用户能够收到转移请求。详细了解避免 MX 记录更新造成的邮件退回
  • 将个人帐号转移到受管理的帐号后,所有现有 Google Workspace 政策都会适用于该受管理的帐号。在某些情况下,这可能会造成帐号数据丢失。例如,如果为帐号分配的许可数量不足,或对帐号应用了保留规则,那么就有可能发生数据丢失。

发现可能有冲突的帐号并发送转移请求

查找哪些用户的帐号可能存在冲突
  1. 登录您的Google 管理控制台

    请使用您的管理员帐号(不是以“@gmail.com”结尾的帐号)登录。

  2. 在管理控制台首页,转到用户

  3. 依次点击页面右上角的更多 > 非受管用户转移工具
    非受管用户页面会显示所有目前不受管理用户的列表。

提示:您也可以在管理控制台首页打开不受管理用户的列表:

  1. 点击首页右上角的“打开”""
  2. 点击工具下方的非受管用户转移工具
为什么我看不到我已知存在的某个用户?
  • 同步的数据尚未更新。如果您最近验证了域名,通常会出现这种情况。系统最长可能需要 24 小时才会显示所有帐号。
  • 用户使用的是网域别名,因此无法转移帐号。只有当电子邮件地址使用的域名是主域名或辅助域名时,系统才能转移帐号。
  • 用户将单位的电子邮件地址设为了其帐号的备用电子邮件地址。只有当用户的主电子邮件地址是单位电子邮件地址时,系统才能转移帐号。当您创建用户时,该用户的单位电子邮件地址会被视作备用电子邮件,并从他们的现有帐号中移除。
  • 用户的电子邮件地址中包含不受支持的特殊字符。用户必须先更新自己的用户名以移除特殊字符,然后才能转移帐号。
向用户发送请求,让其将帐号转移到您的单位

如果尚未向用户发送转移帐号的请求,请求状态列中会相应地显示尚未获邀

要仅查看“尚未获邀”的用户,请执行以下操作:

  1. 依次点击添加过滤条件 接着点击 请求状态
  2. 选择未发送,然后点击应用。 
    列表会显示符合条件的用户。

要向单个用户发送转移请求,请执行以下操作:

  1. 将光标指向该用户的电子邮件地址。
    最后一列的右侧会显示通过电子邮件发送转移请求
  2. 点击通过电子邮件发送转移请求
    发送转移请求后,您会收到一封确认邮件。用户的状态会更改为已获邀

    注意:您可以同时向多个用户发送请求,也可以使用 CSV 文件发送批量请求。有关详情,请参阅下文中的“通过 CSV 文件发送和管理转移请求”。

要向多个用户发送转移请求,请执行以下操作:

  1. 点击未获邀用户列表顶部的用户电子邮件复选框。
    屏幕会显示已选择的用户数和通过电子邮件发送转移请求按钮。
  2. 点击通过电子邮件发送转移请求。  
    发送批量转移请求后,您会收到一封确认邮件。每个用户的状态会变成已获邀

    详细了解用户如何接受转移请求
管理转移帐号的请求

如果已向用户发送请求,让其将帐号转移到贵单位的受管理 Google 帐号,则请求状态列中会相应地显示已发送。您可以在左侧选择已发送,然后点击应用,这样就可以查看所有尚未处理您的请求的用户。

发送转移请求后,您可以执行以下两项操作:

  • 重新发送转移请求
  • 取消转移请求
要向单个用户重新发送转移请求,请执行以下操作:
  1. 将光标指向该用户的电子邮件地址。
  2. 点击重新发送转移请求
    发送转移请求后,您会收到一封确认邮件。用户的发送的请求数量会加 1。

    注意:您可以同时向多个用户重新发送请求,也可以使用 CSV 文件发送批量请求。有关详情,请参阅下文中的“通过 CSV 文件发送和管理转移请求”。

要向多个用户重新发送转移请求,请执行以下操作:

  1. 点击已获邀用户列表顶部的用户电子邮件复选框。
    屏幕会显示已选择的用户数和重新发送转移请求按钮。
  2. 点击重新发送转移请求。  
    发送批量转移请求后,您会收到一封确认邮件。每个用户的发送的请求数量会加 1。

要为单个用户取消转移请求,请执行以下操作:

  1. 将光标指向该用户的电子邮件地址。
  2. 点击取消转移请求
    发送取消转移请求后,您会收到一封确认邮件。用户的电子邮件会从“已发送”列表中移除,且“请求状态”会更改为尚未获邀

    注意:您可以同时为多个用户取消转移请求,也可以使用 CSV 文件执行批量取消操作。有关详情,请参阅下文中的“通过 CSV 文件发送和管理转移请求”。

要为多个用户取消转移请求,请执行以下操作:

  1. 点击已获邀用户列表顶部的用户电子邮件复选框。
    屏幕会显示已选择的用户数和取消转移请求按钮。
  2. 点击取消转移请求。  
    发送批量取消转移请求后,您会收到一封确认邮件。每个用户的电子邮件会从“已发送”列表中移除,且“请求状态”会更改为尚未获邀

通过 CSV 文件发送和管理转移请求

第 1 步:下载非受管用户的列表
  1. 打开非受管用户转移工具。有关详情,请参阅上文中的查找哪些用户的帐号可能存在冲突
  2. 点击页面顶部的批量更新用户
  3. 点击以 CSV 文件格式下载所有不受管理的用户,以下载逗号分隔值 (CSV) 文件。

    系统会自动打开“任务”列表并显示下载进度。

  4. 处理完成后,请点击下载 CSV 文件
  5. 在电子表格应用(例如 Google 表格或 Microsoft Excel)中打开此 CSV 文件。

    该文件包含您可以用来更新信息的必填列以及只读列。

第 2 步:更新文件以发送或取消邀请
  1. 更新电子表格中任意必填列的信息:
    • User email(电子邮件地址):必须采用“<用户名>@example.com”格式
    • (Re) Send transfer requests(发送/重新发送转移请求):必须为 Yes (是)或 No(否)
    • Cancel transfer requests(取消转移请求):必须为 Yes(是)或 No(否)
  2. 将该电子表格另存为 CSV 文件 (.csv)。系统会在您上传文件后对状态变更进行处理。

注意:

  • 以下列包含只读信息。在上传更新后的 CSV 文件前,您可以添加或移除这些列:
    • Requests sent(已发送的请求)
    • Requests status(请求状态)
    • Requests modified(已修改的请求)
  • 如果您向 CSV 文件添加了任何其他列,则当您上传文件时,系统会忽略这些列。
  • 如果您向 CSV 文件添加了任何其他帐号,则当您上传文件时,系统会忽略这些帐号。
第 3 步:上传文件以处理更新
  1. 点击用户页面顶部的批量更新用户
  2. 点击附加 CSV 文件
  3. 在计算机上浏览至相应位置,然后附加 CSV 文件。
  4. 点击上传。如果出现错误,请在电子表格中输入缺少的信息,然后重新上传文件。有关详情,请参阅下文中的常见错误

    系统会自动打开“任务”列表并显示上传进度。处理完成后,您会通过电子邮件收到一份报告。

    如果处理时出错,请从“任务”列表中下载日志文件。有关详情,请参阅下文中的常见错误

常见错误

上传 CSV 文件时出现的错误

错误 原因/解决方案
文件中没有内容 您的文件不包含任何信息。
文件格式有误或者列名称未知

文件中的列标题应为 User email [Required](用户电子邮件地址)[必填])、(Re)Send transfer requests [Required](发送/重新发送转移请求)[必填])、Cancel transfer requests [Required](取消转移请求)[必填])。

请确保列标题大小写正确且顺序无误(见上文)。

文件必须包含“<列名称>”列 缺少必填列。

日志文件中的错误

错误 原因/解决方案
第 nn 行:INVALID_COLUMN NAME 必填列包含无效字符,例如,用户的电子邮件地址中包含空格。或者,特定行中缺少一列。
第 nn 行:INVALID_EMPTY 必填列缺少信息,例如 Yes(是)或 No(否)设置。

查看用户的决定

用户如何接受转移请求

当您向用户发送转移请求后,他们会收到一封电子邮件。用户可以点击电子邮件中的转移我的帐号。如果用户尚未登录,在点击链接后,系统会提示用户登录个人 Google 帐号。

用户须同意相关条款之后才能开始转移操作。有关相关条款的详细信息,请参阅用户数据会发生什么变化

如果用户转移帐号,其状态就会变成已接受。要仅查看这些用户,请在左侧选择已接受

如果用户拒绝转移帐号,会发生什么情况?

如果用户在电子邮件中点击拒绝请求,用户的状态会变成已拒绝。您创建受管理的 Google 帐号后,当用户下次登录时,系统会提示其重命名个人帐号。

要查看拒绝请求的所有用户,请在左侧选择已拒绝。如果用户不小心拒绝了请求,您可以向其发送新的转移请求。

如果用户忽略了请求,会发生什么情况?

您可以使用该用户的同一电子邮件地址在单位受管理的 Google 帐号中创建一个帐号。您创建受管理的 Google 帐号后,当用户下次登录时,系统会提示其重命名个人帐号。

用户数据会发生什么变化?

如果用户接受转移请求,您可以:

  • 管理帐号。

    注意:新的 Google 帐号无法管理用户在转移前创建的任何网站或辅助日历。

  • 访问和删除帐号中的数据。
  • 限制帐号对 Google 服务的访问权限。

用户重命名个人帐号后,其个人帐号中的数据会:

  • 保留在个人帐号中。
  • 安全无虞,并且仅可供他们本人访问。
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