作为贵组织的管理员，您可以创建一个能够一览用户状态和账号活动的信息汇总视图。在用户报告下方，“账号”报告会提供有关用户账号状态的详细信息，例如两步验证状态和密码强度。该报告还会显示与 Google 云端硬盘、Gmail 和“课堂”相关的用户数据，具体取决于您的 Google Workspace 版本。
第 1 步：打开账号报告
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使用管理员账号登录 Google 管理控制台。
如果您使用的不是管理员账号，则无法访问管理控制台。
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第 2 步：查看数据
“账号”报告以下列用户数据为基准。
注意：您可能无法访问部分活动报告，具体取决于您的 Google Workspace 版本。
| 报告列 | 说明 |
|---|---|
| 用户 | 用户名 |
| 用户账号状态 | |
| 管理员状态 | 用户的管理员权限（超级用户、管理员或无） |
| 两步验证注册 | 用户是否注册了两步验证 |
| 强制执行两步验证 | 用户是否一定要注册两步验证 |
| 密码长度合规性 | 用户的密码是否符合长度要求。有关设置密码要求的说明，请参阅强制执行和监控用户的密码要求 |
| 密码强度 | 用户是否根据管理员设置的密码要求设置了安全系数高的密码。有关设置密码要求的说明，请参阅强制执行和监控用户的密码要求 |
| 外部应用数 | 用户已在您网域中安装的外部应用（非 Google 应用）的数量
注意：要查看各个用户的应用名称和撤消外部应用的访问权限，请参阅管理用户安全设置 |
| 安全性较低的应用的访问权限 | 用户是否有权选择允许/禁止（已允许或遭到拒绝）安全性较低的应用访问其账号 |
| 管理员指定的姓名 | 管理员指定的用户姓名 |
| 个人资料姓名状态 | 用户是否更改过自己的个人资料姓名 |
| 相册已用存储空间 (MB) | 用户已使用的照片存储空间总量 |
| 已用存储空间总量 (MB) | 用户已使用的存储空间总量 |
| 已用存储空间 (%) | 用户已使用的存储空间所占百分比 |
| 报告中的列 | 说明 |
|---|---|
| 电子邮件总数 | 用户已发送和收到的 Gmail 邮件的总数。其中包括通过使用 Gmail SMTP 服务器的第三方 SMTP 客户端发送或接收的电子邮件 |
| 已收到的电子邮件数 | 用户已收到的 Gmail 邮件的总数。其中包括通过使用 Gmail SMTP 服务器的第三方 SMTP 客户端接收的电子邮件 |
| 已发送的电子邮件数 | 用户已发送的 Gmail 邮件的总数。其中包括通过使用 Gmail SMTP 服务器的第三方 SMTP 客户端发送的电子邮件 |
| Gmail (POP) - 上次使用时间 | 用户上次使用邮局协议 (POP) 邮件服务器访问 Gmail 的时间 |
| Gmail (IMAP) - 上次使用时间 | 用户上次使用互联网邮件访问协议 (IMAP) 邮件服务器访问 Gmail 的时间 |
| Gmail（网页版）- 上次使用时间 | 用户上次使用网页版 Gmail 的时间。请注意，此时间戳不会与上次登录的时间戳同步 |
| Gmail 已用存储空间 (MB) | 用户已使用的 Gmail 存储空间总量 |
新指标的定义包括“已添加”。这与之前的指标不同，因为该指标会在“添加”事件发生时计数。“添加”类型的事件包括创建文件、上传文件、将文件移出回收站或转移文件所有权。无论内容的最终状态如何，系统都会报告该活动。针对同一文件的多个添加事件不会增加计数。
| 报告列 | 说明 |
|---|---|
| 公开 | 公开提供的文件的数量 |
| 知道链接的任何人都可以访问的文件数 | 知道链接的任何人都可以访问的云端硬盘文件的数量 |
| 与网域中的任何人共享的文件数 | 与网域中的任何人共享的云端硬盘文件的数量 |
| 与网域中知道链接的任何人共享的文件数 | 与网域中知道链接的任何人共享的云端硬盘文件的数量 |
| 在网域外共享的文件数 | 与网域外的个人或群组明确共享的云端硬盘文件的数量 |
| 在网域内共享的文件数 | 与网域内的用户或群组明确共享的云端硬盘文件的数量 |
| 不公开共享的文件数 | 完全没有共享的云端硬盘文件的数量 |
| 已添加的 Google 表格数 | 在云端硬盘中添加的电子表格的数量 |
| 已添加的 Google 绘图数 | 已添加的 Google 绘图文件的数量 |
| 已添加的 Google 文档数 | 在云端硬盘中添加的文本文档的数量 |
| 已添加的 Google 幻灯片数 | 在云端硬盘中添加的演示文稿的数量 |
| 已添加的 Google 表单数 | 在云端硬盘中添加的表单的数量 |
| 已添加的其他类型的文件数 | 用户添加的非 Google 文件的数量 |
| 编辑过的文件数 | 用户编辑过的云端硬盘文件的数量 |
| 已查看的文件数 | 用户已查看的云端硬盘文件的数量 |
| 已添加的文件数 | 用户已添加的云端硬盘文件的数量 |
| 云端硬盘已用存储空间 (MB) | 用户已使用的云端硬盘存储空间总量 |
| 云端硬盘 - 上次使用时间 | 用户上次使用云端硬盘的时间 |
| 报告中的列 | 说明 |
|---|---|
| 课堂 - 上次使用时间 | 用户上次在“课堂”执行操作（例如创建作业、为作业评分、发回或提交作业，或在课程信息流中发布内容）的时间 |
| 已创建的课程数 | 已创建的课程的数量 |
| 已创建的帖子数 | 教师和学生创建的帖子的总数 |
第 3 步：自定义报告中的数据
- 按照上述说明打开报告。
- 点击“设置”图标
。
- （可选）如需在图表中添加列，请点击新增列旁边的向下箭头
，然后从列表中进行选择。
- （可选）如需从图表中移除内容，请点击相应内容旁边的“移除”图标
。
- （可选）如需对列进行重新排序，请将所需内容拖放到新位置。
- 点击保存。
第 4 步：过滤数据和导出报告
按用户或活动过滤
您可以缩小报告的范围，只显示用户或特定事件。例如，您可以创建过滤条件，以找出所有使用两步验证的用户。您也可以创建过滤条件，列出共享了大量外部链接的用户。
- 按照上文第 1 步中的说明打开您的报告。
- 在报告顶部，点击添加过滤条件。
- 点击列表中的一个过滤器，输入条件，然后点击应用。
按组织部门过滤
您可以按组织部门过滤数据，从而在某一网域中的下级组织之间对比统计信息。
- 按照上述说明打开报告。
- 点击报告顶部的组织部门
从列表中选择一个部门。
- 点击应用。
即使在搜索较旧的数据时，您也只能按照当前的组织架构进行过滤。过滤结果中不会显示 2018 年 12 月 20 日之前的数据。
按群组过滤
您还可以按群组过滤报告中的数据。要想让某个群组出现在过滤器中，您需要将该群组添加到过滤群组许可名单中。
如需详细了解如何使用群组过滤器，请参阅按 Google 群组过滤结果。
第 1 步：将群组添加到过滤群组许可名单：
- 按照上述说明打开报告。
- 点击报告顶部的群组过滤器图标
- 点击过滤群组。
此时，系统会显示“过滤群组”页面。 - 点击添加群组。
- 输入群组名称或电子邮件地址的前几个字符以搜索群组。当您看到所需群组时，请将其选中。
- （可选）如果您还想添加其他群组，请搜索并选择相应群组。
- 选择好群组后，点击添加。
- （可选）要移除群组，请点击移除群组
- 点击保存。
更改最长可能需要 24 小时才会生效，但通常不需要这么久。了解详情
第 2 步：按群组过滤审核日志
- 按照上述说明打开报告。
- 点击报告顶部的群组过滤器图标
- 选择一个或多个群组，然后点击应用。
显示特定日期的数据
导出报告数据
您可以将报告数据导出至 Google 表格，也可以将其下载为 CSV 文件。
- 按照上文第 1 步中的说明打开您的报告。
- （可选）按照上文第 3 步中的说明更改需导出的数据。
- 在报告中点击“下载”图标
。
- 选择要下载哪些列中的数据以及报告的格式。
- 点击下载。
您最多可以导出 100,000 行。
我看到的数据是多久之前的？
系统不会显示截至当前日期的完整数据，而是在图表标题下方显示列数据的最新日期。图表下方的表格会显示最新日期当天的数据。
列名称旁边有时会显示星号“*”。星号表示与其他列中的数据相比，该列中的数据可能已经过时。
如要详细了解数据在何时可供查看以及可保留多长时间，请参阅数据保留时间和延迟时间。