Informes de cuentas

Ver el estado y la actividad de las cuentas de los usuarios

Como administrador de una organización, te interesará consultar una vista consolidada del estado y la actividad de las cuentas de los usuarios. Desde la página de informes Cuentas se pueden consultar todos los datos de los informes "Estado de la cuenta del usuario", "Estado de administrador" y "Registro en la verificación en dos pasos". En dicha página también se muestra información detallada sobre el uso de Google Drive y Gmail (solo en G Suite).

Paso 1: Abre el informe de cuentas

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Informes.
  3. En la parte izquierda, ve a Informes y luego Informes de usuario y haz clic en Cuentas. Consulta más detalles en la sección Paso 2: Interpreta los datos de las cuentas.

Paso 2: Interpreta los datos de las cuentas

Para generar los informes globales, la consola de administración utiliza los datos de usuario siguientes:

General
Tipo de informe Descripción
Estado de la cuenta del usuario
Número de usuarios de tus dominios, según el estado de su cuenta (Activo, Bloqueado o Suspendido).
Estado de administrador El número de usuarios de tus dominios según su acceso administrativo (Superadministrador, Administrador delegado o Ninguno).
Registro en la verificación en dos pasos El número de usuarios de tus dominios que están registrados en la verificación en dos pasos.
Implementación obligatoria de la verificación en dos pasos El número de usuarios de tus dominios obligados a registrarse en la verificación en dos pasos.
Aplicaciones externas El número de aplicaciones externas (que no son de Google) que el usuario ha instalado en tu dominio.

Nota: Si quieres saber cómo puedes ver los nombres de las aplicaciones de cada usuario y revocar el acceso de aplicaciones externas, consulta el artículo sobre la configuración de seguridad de los usuarios.

Acceso a aplicaciones poco seguras El número de usuarios de tus dominios, en función de si tienen opción de bloquear o permitir el acceso de las aplicaciones poco seguras a sus propias cuentas (Permitido o Rechazado).
Nombre establecido por el administrador El nombre de usuario designado por el administrador.
Estado del nombre de perfil Indica si el usuario ha modificado su nombre de perfil.
Almacenamiento utilizado en Fotos (MB) El almacenamiento total en Fotos utilizado por el usuario.
Almacenamiento total utilizado (MB) El almacenamiento total utilizado por el usuario.
Almacenamiento usado (%) El almacenamiento utilizado por el usuario, expresado como porcentaje.
Gmail (solo en G Suite)
Tipo de informe Descripción
N.º total de correos electrónicos El número total de mensajes de Gmail que el usuario ha enviado y recibido, incluidos los correos enviados o recibidos a través de clientes SMTP de otros proveedores mediante servidores SMTP de Gmail.
Correos electrónicos recibidos El número total de mensajes de Gmail que el usuario ha recibido, incluidos los correos recibidos a través de clientes SMTP de otros proveedores mediante servidores SMTP de Gmail.
Correos electrónicos enviados El número total de mensajes de Gmail que el usuario ha enviado, incluidos los correos enviados a través de clientes SMTP de otros proveedores mediante servidores SMTP de Gmail.
Gmail (POP): usado por última vez La última vez que el usuario usó un servidor de correo con el protocolo de oficina postal (POP) para acceder a Gmail.
Gmail (IMAP): usado por última vez La última vez que el usuario usó un servidor de correo con el protocolo de acceso a mensajes de Internet (IMAP) para acceder a Gmail.
Gmail (Web): usado por última vez La última vez que el usuario usó la versión web de Gmail. Ten en cuenta que esta marca de tiempo no está sincronizada con la de Último acceso.
Almacenamiento utilizado en Gmail (MB) El almacenamiento total de Gmail utilizado por el usuario.
Drive (solo en G Suite)

Las definiciones de las nuevas métricas incluyen "añadido", lo que difiere de las métricas previas porque ahora se cuenta cuándo han tenido lugar eventos de "adición". Estos eventos incluyen la creación o subida de archivos, la recuperación de archivos de la papelera o la transferencia de propiedad. Estas acciones se registran independientemente del estado final del elemento. Si se producen diferentes eventos de adición en un mismo archivo, no se incrementa el número de eventos registrados.

Tipo de informe Descripción
Elementos compartidos públicamente El número de archivos disponibles públicamente.
Archivos compartidos con cualquier usuario que tenga el enlace El número de archivos de Drive disponibles para todos los usuarios que dispongan del enlace.
Archivos compartidos con cualquier usuario del dominio El número de archivos de Drive que se comparten con todos los usuarios del dominio.
Archivos compartidos con cualquier usuario del dominio que tenga el enlace El número de archivos de Drive disponibles para todos los usuarios del dominio que dispongan del enlace.
Elementos compartidos fuera del dominio El número de archivos de Drive que se han compartido expresamente con usuarios o grupos de fuera del dominio.
Archivos compartidos en el dominio El número de archivos de Drive que se han compartido expresamente con usuarios o grupos del dominio.
Elementos compartidos privados El número de archivos de Drive que no se comparten.
Hojas de cálculo de Google añadidas El número de hojas de cálculo que se han añadido a Drive.
Dibujos de Google añadidos El número de Dibujos de Google que se han añadido a Drive.
Documentos de Google añadidos El número de documentos de texto que se han añadido a Drive.
Presentaciones de Google añadidas El número de presentaciones que se han añadido a Drive.
Formularios de Google añadidos El número de formularios que se han añadido a Drive.
Otros tipos añadidos El número de archivos que no son de Google que ha añadido el usuario.
Presentaciones de Google añadidas El número de presentaciones que se han añadido a Drive.
Formularios de Google añadidos El número de formularios que se han añadido a Drive.
Archivos editados El número de archivos de Drive que ha editado el usuario.
Archivos vistos El número de archivos de Drive que ha visto el usuario.
Archivos añadidos El número de archivos de Drive que ha añadido el usuario.
Almacenamiento utilizado en Drive (MB) El almacenamiento total en Drive utilizado por el usuario.
Classroom
Tipo de informe Descripción
Classroom: usado por última vez La última vez que el usuario usó Classroom.
Clases creadas El número de clases creadas.
Publicaciones creadas El número total de publicaciones que los profesores y los alumnos han creado.

Paso 3: Cambia los datos que aparecen en el gráfico

  1. Abre el informe tal como se indica más arriba.
  2. Junto al título situado sobre el gráfico, haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo.
  3. Selecciona una opción de la lista o haz clic en una columna de la tabla.
  4. Coloca el cursor sobre cualquier punto del gráfico para ver datos específicos en la cronología.

Paso 4: Cambia los datos que aparecen en los informes

  1. Abre el informe tal como se muestra arriba.
  2. En la barra de herramientas, haz clic en Seleccionar columnas para ver todas las columnas disponibles.
  3. Haz clic en la casilla junto a cada columna que quieras mostrar y, a continuación, en Aplicar.
La próxima vez que abras este informe, verás las mismas columnas.

Paso 5: Personaliza y exporta los datos del informe

Filtrar los datos del informe por usuario o actividad

Puedes ver eventos o usuarios específicos en el informe. Por ejemplo, puedes crear un filtro para encontrar a todos los usuarios que utilizan la verificación en dos pasos, o bien puedes crear un filtro para ver una lista de personas que comparten muchos enlaces externos.

  1. Abre el informe como se muestra arriba.
  2. Si no ves el apartado Filtros, en la barra de herramientas, haz clic en Filtrar Filtrar.
  3. Introduce o selecciona los criterios del filtro. Puedes filtrar por cualquier combinación de los datos que se pueden ver en el informe.

Filtrar por unidad organizativa

Puedes filtrar por unidad organizativa para comparar estadísticas de diferentes organizaciones secundarias de un dominio.

  1. Abre el informe tal como se indica más arriba.
  2. En la parte superior del informe, selecciona una unidad organizativa en la lista.

Aunque estés buscando datos antiguos, solo puedes hacerlo en la jerarquía de organización actual. Los datos anteriores al 20 de diciembre del 2018 no aparecerán en los resultados filtrados.

Exportar los datos de un informe

Puedes exportar los datos globales de un informe a una Hoja de cálculo de Google, o bien descargarlos en un archivo CSV.

  1. Abre el informe tal como se indica más arriba.
  2. (Opcional) Si quieres cambiar los datos que se van a incluir en la exportación, haz clic en el icono Seleccionar columnas  de la barra de herramientas.
  3. Haz clic en la casilla de cada columna que contenga datos que quieras exportar y, a continuación, en Aplicar.
  4. En la barra de herramientas, haz clic en Descargar .

Puedes exportar hasta 210.000 celdas. La cantidad máxima de filas depende del número de columnas que selecciones.

¿Qué antigüedad tienen los datos que veo?

No se muestran todos los datos hasta la fecha actual, sino que en las columnas solo se proporcionan los datos obtenidos hasta la fecha que aparece debajo del título del gráfico. En la tabla situada debajo del gráfico se muestran los datos de la fecha más reciente.

Si aparece un asterisco "*" junto al nombre de una columna, significa que es posible que los datos de esa columna estén obsoletos en comparación con los de otras columnas de la misma página.

Para saber exactamente cuándo se publican los datos y durante cuánto tiempo están disponibles, consulta el artículo Tiempos de retención de datos y retrasos.

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