Dùng ứng dụng Workday trong Google Chat

Bạn có thể hoàn tất các thao tác nhanh của Workday thông qua Chat bằng cách tích hợp Google Chat và Workday. Để sử dụng các tính năng, quản trị viên Workday phải thiết lập ứng dụng Workday cho miền hoặc tổ chức của họ. Sau đó, bạn có thể cài đặt ứng dụng này trong Chat. Quản trị viên Workspace cũng có thể thay bạn cài đặt ứng dụng này.

Dành cho quản trị viên Workday: Tìm hiểu cách tích hợp Workday vào Google Chat

Bước 1: Thiết lập hệ thống tích hợp và thông tin đăng nhập

  1. Đăng nhập vào Workday.
    1. Truy cập vào không gian Workday dành cho tổ chức của bạn.
    2. Đăng nhập bằng tài khoản quản trị viên.
  2. Thiết lập chế độ đăng ký nhận thông báo về sự kiện:
    • Tạo hệ thống tích hợp:
      1. Trong thanh tìm kiếm, hãy nhập "Create Integration System" (Tạo hệ thống tích hợp) rồi chọn nhiệm vụ đó.
      2. Khi cửa sổ mở ra, nhập tên hệ thống (ví dụ: Chat_Integration)
      3. Đối với Template (Mẫu), chọn Subscriber_Integration trong danh sách.
      4. Chọn OK.
    • Thiết lập chế độ đăng ký nhận thông báo về sự kiện:
      1. Trong "Integration System View" (Chế độ xem hệ thống tích hợp) vừa tạo, hãy mở trình đơn Related Actions (Thao tác liên quan). Trình đơn này nằm dưới nút dấu chấm bên cạnh Tên hệ thống.
      2. Chọn Integration System (Hệ thống tích hợp) sau đó Edit Subscriptions (Chỉnh sửa chế độ đăng ký).
      3. Chọn Subscribe to all Business Processes (Đăng ký nhận thông báo về tất cả quy trình kinh doanh).
      4. Đặt URL thông báo: https://workday-bot-production.appspot.com/workdayEvent
      5. Chọn OK.
    • Bật ứng dụng OAuth 2.0:
      1. Trong thanh tìm kiếm, hãy nhập "Edit Tenant Setup – Security" (Chỉnh sửa chế độ thiết lập người thuê – Bảo mật).
      2. Chọn nhiệm vụ.
      3. Trên trang cài đặt, tìm phần "OAuth 2.0 Settings" (Cài đặt OAuth 2.0).
      4. Kiểm tra để đảm bảo bạn đã đánh dấu vào ô OAuth 2.0 Clients Enabled (Đã bật ứng dụng OAuth 2.0).
      5. Nhấp vào OK.
  3. Tạo một ứng dụng API mới:
    1. Trong thanh tìm kiếm, hãy nhập "Register API Client" (Đăng ký ứng dụng API) rồi chọn nhiệm vụ này.
    2. Bạn sẽ thấy lời nhắc thiết lập kết nối.
    3. Trên màn hình đăng ký, hãy điền vào các trường sau:
      • Client Name (Tên ứng dụng): Google Chat Workday Integration (Tích hợp Workday và Google Chat)
      • Client Grant Type (Loại cấp quyền cho ứng dụng): Authorization Code Grant (Cấp mã uỷ quyền)
      • Access Token Type (Loại mã truy cập): Bearer (Người sở hữu)
      • Redirection URI (URI chuyển hướng): https://workday-bot-production.appspot.com/authenticated/oauth2callback
      • Non-Expiring Refresh Tokens (Mã làm mới không hết hạn): Đánh dấu vào trường này
      • Scope (Phạm vi): Contact Information (Thông tin liên hệ), Staffing (Nhân sự), Expenses (Chi phí), Time Off and Leave (Thời gian nghỉ phép), Adaptive Planning for Financial Plans (Lập kế hoạch thích ứng cho kế hoạch tài chính), Adaptive Planning for the Workforce (Lập kế hoạch thích ứng cho lực lượng lao động), Tenant Non-Configurable (Người thuê không thể định cấu hình), System (Hệ thống)
    4. Lưu thông tin ở các trường sau vì sau này bạn sẽ cần đến chúng:
      • Client ID (Mã ứng dụng khách)
      • Secret ID (Mã khoá bí mật)
      • Workday REST API Endpoint (Điểm cuối API REST của Workday)
      • Điểm cuối mã thông báo của Workday
      • Workday Authorization Endpoint (Điểm cuối uỷ quyền của Workday)
  4. Tạo tài khoản người dùng hệ thống tích hợp (ISU): Tài khoản đặc biệt này xử lý kết nối một cách an toàn.
    1. Trong thanh tìm kiếm, hãy nhập "Create Integration System User" (Tạo người dùng hệ thống tích hợp) rồi chọn nhiệm vụ đó.
    2. Bạn sẽ thấy lời nhắc thiết lập tài khoản.
    3. Trên màn hình thiết lập, hãy điền vào các trường sau:
      • User Name (Tên người dùng): Google Chat Workday ISU (Tài khoản ISU trên Workday cho Google Chat)
      • New Password (Mật khẩu mới): Nhập và xác minh mật khẩu mới
      • Session Timeout Minutes (Thời gian hết hạn phiên tính theo phút): 0
      • Do Not Allow UI Sessions (Không cho phép các phiên giao diện người dùng): Không đánh dấu vào trường này
    4. Chọn OK.
  5. Tạo một nhóm bảo mật cho người dùng (ISSG):
    1. Trong thanh tìm kiếm, hãy nhập "Create Security Group" (Tạo nhóm bảo mật) rồi chọn nhiệm vụ đó.
    2. Bạn sẽ thấy lời nhắc điền vào các trường sau:
      • Select Type of Tenanted Security Group (Chọn loại nhóm bảo mật có người thuê): Integration System Security Group (Unconstrained) (Nhóm bảo mật hệ thống tích hợp (Không bị hạn chế))
      • Name (Tên): ISSG Google Chat Integration (Tích hợp Google Chat cho ISSG)
    3. Chọn OK.
    4. Chỉ định tài khoản ISU cho ISSG này.
  6. Chỉ định quyền cho ISSG (chính sách bảo mật miền):
    1. Trong thanh tìm kiếm, hãy nhập "Maintain Permissions for Security Group" (Duy trì quyền cho nhóm bảo mật), rồi chọn nhiệm vụ đó.
    2. Trên trang nhiệm vụ:
      • Đối với "Operation" (Thao tác), chọn Maintain (Duy trì).
      • Đối với "Source Security Group" (Nhóm bảo mật nguồn), chọn ISSG bạn vừa tạo (ISSG_GoogleChat_Integration).
    3. Thêm các quyền sau đây về Chính sách bảo mật miền cho ISSG:
      • View or Modify Access (Quyền xem hoặc sửa đổi): View and Modify (Xem và chỉnh sửa), Domain Security Policy (Chính sách bảo mật miền): Workday Query Language (Ngôn ngữ truy vấn Workday), Functional Areas (Khu vực chức năng): System (Hệ thống)
      • View or Modify Access (Quyền xem hoặc sửa đổi): View Only (Chỉ xem), Domain Security Policy (Chính sách bảo mật miền): Worker Data: Public Worker Reports (Dữ liệu nhân viên: Báo cáo công khai về nhân viên), Functional Areas (Khu vực chức năng): Staffing (Nhân sự)
      • View or Modify Access (Quyền xem hoặc sửa đổi): View Only (Chỉ xem), Domain Security Policy (Chính sách bảo mật miền): Business Process Administration (Quản trị quy trình kinh doanh), Functional Areas (Khu vực chức năng): System (Hệ thống)
      • View or Modify Access (Quyền xem hoặc sửa đổi): View Only (Chỉ xem), Domain Security Policy (Chính sách bảo mật miền): Worker Data: Current Management Level Information (Thông tin nhân viên: Thông tin cấp quản lý hiện tại), Functional Areas (Khu vực chức năng): Staffing (Nhân sự)
    4. Kích hoạt các thay đổi đang chờ xử lý về chính sách bảo mật.
      1. Trong thanh tìm kiếm, hãy nhập "Activate Pending Security Policy Changes" (Kích hoạt các thay đổi đang chờ xử lý về chính sách bảo mật), rồi chọn nhiệm vụ đó.
      2. Nhập nhận xét (ví dụ: Quyền để tích hợp Google Chat).
      3. Chọn OK.
        • Thao tác này sẽ áp dụng tất cả các quyền mà bạn vừa thiết lập.
    5. Tiếp tục với một tài khoản ISU:
      1. Đăng xuất khỏi tài khoản Workday.
      2. Chọn Next (Tiếp theo) để mở chế độ thiết lập Workday.

Bước 2: Cung cấp thông tin chi tiết về ứng dụng API

  1. Chuẩn bị thông tin chi tiết về ứng dụng API.
  2. Điền vào các trường sau:
    • Client ID (Mã ứng dụng khách)
    • Client Secret (Khoá bí mật của ứng dụng khách)
    • Workday REST API Endpoint (Điểm cuối API REST của Workday)
    • Token Endpoint (Điểm cuối mã thông báo)
    • Authorization Endpoint (Điểm cuối uỷ quyền)
  3. Chọn Next (Tiếp theo).

Bước 3: Kết nối với Workday bằng tài khoản ISU

Bước này cho phép Google Chat truy cập vào phiên Workday của bạn một cách an toàn.

  1. Chuẩn bị thông tin đăng nhập tài khoản ISU.
  2. Chọn Next (Tiếp theo).
  3. Chọn Configure Access (Thiết lập quyền truy cập) để mở trang đăng nhập Workday trong một cửa sổ mới.
  4. Đăng nhập bằng thông tin đăng nhập của tài khoản Người dùng hệ thống tích hợp (ISU).
    • Sử dụng tài khoản Người dùng hệ thống tích hợp (ISU). Tài khoản Workday cá nhân không được hỗ trợ cho bước này.
  5. Sau khi đăng nhập và cấp quyền truy cập trong Workday, hãy quay lại Google Chat.
  6. Chọn Làm mới. Thao tác này sẽ đưa bạn đến bước cuối cùng.

Bước 4: Đăng nhập vào Workday bằng tài khoản cá nhân

  1. Chuyển đến thẻ trình duyệt Workday. Nếu bạn thấy lỗi, thì có thể phiên ISU vẫn đang hoạt động trong một thẻ hoặc cửa sổ trình duyệt khác. Trước khi tiếp tục, hãy kiểm tra để đảm bảo rằng bạn hiện chỉ đăng nhập vào Workday bằng tài khoản cá nhân.
    1. Đăng xuất khỏi tài khoản Người dùng hệ thống tích hợp (ISU).
    2. Đăng nhập lại bằng tài khoản Workday cá nhân của bạn.
  2. Quay lại Google Chat.
  3. Chọn Tiếp theo.
  4. Chọn Định cấu hình quyền truy cập.
    • Bạn sẽ thấy thông báo kết nối thành công.

Trước khi bắt đầu

  • Bạn cần được quản trị viên Google Workspace cấp quyền cài đặt ứng dụng.
  • Bạn cần thêm ứng dụng này vào Chat. Tìm hiểu cách tìm và thêm ứng dụng vào Chat.
  • Trước khi bạn có thể thiết lập ứng dụng Workday trong Chat, Quản trị viên Workday phải kích hoạt OAuth và tạo một ứng dụng API mới để thiết lập quy trình tích hợp với Google. Quản trị viên Workday sẽ cần những thông tin sau để tiếp tục:
    • Client ID (Mã ứng dụng khách)
    • Secret ID (Mã khoá bí mật)
    • Workday REST API Endpoint (Điểm cuối API REST của Workday)
    • Điểm cuối mã thông báo của Workday
    • Workday Authorization Endpoint (Điểm cuối uỷ quyền của Workday)

Thiết lập ứng dụng Workday trong Chat

  1. Trên máy tính, hãy mở Google Chat.
  2. Mở một tin nhắn trực tiếp bằng ứng dụng.
    • Bạn sẽ nhận được một thông điệp chào mừng kèm theo thông tin về ứng dụng và lời nhắc kết nối tài khoản Workday.
  3. Để đăng nhập vào tài khoản Workday và miền con của bạn, hãy nhấp vào Authorize.
    Lưu ý: Để thiết lập ứng dụng, bạn phải đăng nhập vào một tài khoản Workday có quyền Quản trị viên hoặc Chủ sở hữu tài khoản trong miền con.
  4. Hoàn tất quá trình đăng nhập trên trang web Workday.
  5. Cấp một số quyền của Workday cho ứng dụng Workday trong Chat.
  6. Nếu được nhắc, hãy chọn đúng tài khoản Workday cần sử dụng.
  7. Nếu kết nối thành công:
    • Để xem danh sách tất cả các lệnh hiện có:
      1. Chọn biểu tượng Trình đơn .
      2. Nhấp vào lệnh trợ giúp hoặc nhập: /workday
    • Một số ví dụ về những việc bạn có thể làm:
      • Gửi, theo dõi và xem lại yêu cầu nghỉ phép.
      • Xem số ngày nghỉ còn lại.
      • Kiểm tra các ngày nghỉ lễ của công ty.
      • Tìm thông tin liên hệ.
      • Bắt đầu một bản báo cáo chi phí mới.
      • Kiểm tra nhiệm vụ.
      • Nhận thông báo khi có một nhiệm vụ mới:
        • Được giao cho bạn.
        • Được hoàn thành.

Thông tin có liên quan

true
Tìm kiếm
Xóa nội dung tìm kiếm
Đóng tìm kiếm
Các ứng dụng của Google
Trình đơn chính
9821016465589329409
true
Tìm kiếm trong Trung tâm trợ giúp
false
true
true
true
true
true
1026838
false
false
false
false