Använda Workday-appen i Google Chat

Det går att slutföra snabbåtgärder för Workday i Chat genom att integrera Google Chat och Workday. Om du vill ha åtkomst till funktionerna måste en Workday-administratör konfigurera appen för domänen eller organisationen. Installera sedan appen i Chat. Workspace-administratören kan även installera appen åt dig.

För Workday-administratörer: Läs mer om att integrera Workday med Google Chat

Steg 1: Konfigurera integreringssystem och användaruppgifter

Logga in på Workday.
1. Öppna Workday-klienten.
2. Logga in med ditt administratörskonto.
Konfigurera händelseprenumerationer för att aktivera aviseringar:
- Skapa integreringssystem:
  1. Ange Skapa integreringssystem i sökfältet och välj uppgiften.
  2. När fönstret öppnas anger du ett systemnamn (till exempel Chat_Integration).
  3. Välj Subscriber_Integration i listan för Mall.
  4. Välj OK.
- Konfigurera händelseprenumeration:
  1. Öppna menyn Relaterade åtgärder i den skapade systemvyn för integrering. Detta finns under punktknappen bredvid systemnamnet.
  2. Välj Integration System Redigera prenumerationer.
  3. Välj Prenumerera på alla affärsprocesser.
  4. Ange aviseringsadress: https://workday-bot-production.appspot.com/workdayEvent
  5. Välj OK.
- Aktivera OAuth 2.0-klienter:
  1. Skriv Redigera klientkonfiguration – Säkerhet i sökfältet.
  2. Välj uppgiften.
  3. Leta reda på avsnittet OAuth 2.0-inställningar på inställningssidan.
  4. Kontrollera att kryssrutan OAuth 2.0-klienter har markerats.
  5. Klicka på OK.
Skapa en ny API-klient:
1. Ange Registrera API-klient i sökfältet och välj uppgiften.
2. Du uppmanas att konfigurera anslutningen.
3. Fyll i följande fält på registreringsskärmen:
  - Kundnamn: Google Chat Workday-integrering
  - Client Grant Type: Authorization Code Grant
  - Åtkomsttoken-typ: Bearer
  - URI för omdirigering: https://workday-bot-production.appspot.com/authenticated/oauth2callback
  - Uppdateringstokens som inte löper ut: Markerad
  - Omfattning: Kontaktuppgifter, Personal, Utgifter, Ledighet, Adaptiv planering för ekonomiska planer, Adaptiv planering för personalstyrkan, Klient som inte kan konfigureras, System
4. Spara informationen från följande fält eftersom du behöver den senare:
  - Klient-id
  - Id för hemlighet
  - Workday REST API-ändpunkt
  - Workday Token-ändpunkt
  - Ändpunkt för Workday-auktorisering
Skapa ett ISU-konto: Detta särskilda konto hanterar anslutningen på ett säkert sätt.
1. Ange Skapa integreringssystemanvändare i sökfältet och välj uppgiften.
2. Du uppmanas att konfigurera kontot.
3. Fyll i följande fält på konfigurationsskärmen:
  - Användarnamn: Google Chat Workday ISU
  - Nytt lösenord: Ange och verifiera nytt lösenord
  - Tidsgräns för session i minuter: 0
  - Tillåt inte användargränssnittssessioner: Ska inte vara markerat
4. Välj OK.
Skapa en säkerhetsgrupp för användaren (ISSG):
1. Ange Skapa säkerhetsgrupp i sökfältet och välj uppgiften.
2. Du uppmanas att fylla i följande fält:
  - Välj typ av säkerhetsgrupp för klientorganisation: Säkerhetsgrupp för integreringssystem (obegränsad)
  - Namn: ISSG Google Chat Integration
3. Välj OK.
4. Tilldela ISU till ISSG.
Tilldela ISSG-behörigheter (domänsäkerhetspolicy):
1. Ange Behåll behörigheter för säkerhetsgrupp i sökfältet och välj uppgiften.
2. På uppgiftssidan:
  - Välj Maintain (Underhåll) för Åtgärd.
  - Välj ISSG:n du just skapade (ISSG_GoogleChat_Integration) för Källa säkerhetsgrupp.
3. Lägg till följande behörigheter för domänsäkerhetspolicy i ISSG:
  - Visa eller ändra åtkomst: Visa och ändra, Domänsäkerhetspolicy: Workday Query Language, Funktionsområden: System
  - Visa eller ändra åtkomst: Endast visning, Domänsäkerhetspolicy: Arbetstagaruppgifter: Offentliga arbetstagarrapporter, Funktionsområden: Personal
  - Visa eller ändra åtkomst: Endast visning, Domänsäkerhetspolicy: Administration av affärsprocesser, Funktionsområden: System
  - Visa eller ändra åtkomst: Endast visning, Domänsäkerhetspolicy: Arbetstagaruppgifter: Information om aktuell ledningsnivå, Funktionsområden: Personal
4. Aktivera väntande ändringar av säkerhetspolicyn.
  1. Ange Aktivera väntande ändringar av säkerhetspolicy i sökfältet och välj uppgiften.
  2. Ange en kommentar (till exempel Behörigheter för Google Chat-integrering).
  3. Välj OK.
    - Då tillämpas alla behörigheter du just har konfigurerat.
5. Fortsätta med en ISU:
  1. Logga ut från ditt Workday-konto.
  2. Välj Nästa för att öppna Workday-konfigurationen.

Steg 2: Ange information om API-klienten

Förbered uppgifterna om API-klienten.
- Om du inte har förberett API-klientuppgifterna kan du läsa mer i steg 1.
Fyll i följande fält:
- Klient-id
- Klientlösenord
- Workday REST API-ändpunkt
- Ändpunkt för token
- Ändpunkt för auktorisering
Välj Nästa.

Steg 3: Anslut till Workday med ett ISU-konto

Det här steget ger Google Chat säker åtkomst till din Workday-instans.

Förbered användaruppgifterna för ISU-kontot.
- Om du inte har skapat ISU-kontot läser du informationen i steg 1.
Välj Nästa.
Välj Konfigurera åtkomst för att öppna inloggningssidan för Workday i ett nytt fönster.
Logga in med användaruppgifterna för ditt ISU-konto (Integration System User).
- Använd kontot för integreringssystemanvändare (ISU). Ditt personliga Workday-konto stöds inte för det här steget.
När du har loggat in och beviljat åtkomst i Workday återgår du till Google Chat.
Välj Uppdatera. Då kommer du till det sista steget.

Steg 4: Logga in på Workday med ditt personliga konto

Öppna webbläsarfliken för Workday. Om du ser ett felmeddelande kan en ISU-session fortfarande vara aktiv på en annan webbläsarflik eller i ett annat webbläsarfönster. Kontrollera att du bara är inloggad på Workday med ditt personliga konto innan du fortsätter.
1. Logga ut från kontot för integrerad systemanvändare (ISU).
2. Logga in igen med ditt personliga Workday-konto.
Återgå till Google Chat.
Välj Nästa.
Välj Konfigurera åtkomst.
- Du ser ett meddelande om att anslutningen lyckades.

Innan du börjar

Google Workspace-administratören måste ge dig behörighet att installera appar.
Du måste lägga till appen i Chat. Läs om att hitta appar och lägga till dem i Chat.
Innan du kan konfigurera Workday-appen i Chat måste Workday-administratören aktivera OAuth och skapa en ny API-klient för Google-integreringen. Workday-administratören behöver följande information för att fortsätta:
- Klient-id
- Id för hemlighet
- Workday REST API-ändpunkt
- Workday Token-ändpunkt
- Ändpunkt för Workday-auktorisering

Konfigurera appen Workday i Chat

Öppna Google Chat på datorn.
Öppna ett direktmeddelande med appen.
- Du får ett välkomstmeddelande med information om appen och en uppmaning att koppla ditt Workday-konto.
Klicka på Authorize om du vill logga in på ditt Workday-konto och underdomänen.
Tips! Konfigurera appen genom att logga in på ett Workday-konto med administratörs- eller kontoägarbehörighet på underdomänen.
Slutför inloggningen på Workdays webbplats.
Ge Chat-appen Workday åtkomst till vissa Workday-behörigheter.
Välj rätt Workday-konto om du uppmanas till det.
Om anslutningen lyckas:
- Så här hittar du en lista över alla tillgängliga kommandon:
  1. Välj meny
  2. Klicka på hjälpkommandot eller skriv /workday
- Några exempel på vad du kan göra:
  - Skicka in, spåra och granska begäranden om ledighet.
  - Visa ditt saldo för frånvarotid.
  - Kontrollera företagshelger.
  - Hitta kontaktuppgifter.
  - Starta en ny utgiftsrapport.
  - Kontrollera uppgifter.
  - Få aviseringar när en ny uppgift
    - Tilldelad till dig.
    - Slutfört.