Как использовать приложение Workday в Google Chat

Благодаря интеграции Google Chat и Workday из Chat можно выполнять распространенные действия в приложении Workday. Для этого администратор Workday должен настроить приложение для домена или организации. После этого можно будет установить это приложение в Chat. Также администратор Workspace может установить это приложение от вашего имени.

Для администраторов Workday: как интегрировать Workday с Google Chat

Шаг 1. Настройте систему интеграции и учетные данные

1. Войдите в Workday.
   1. Перейдите в клиент Workday.
   2. Войдите в аккаунт администратора.
2. Настройте подписки на события, чтобы получать уведомления:
   • Создайте систему интеграции.
     1. В строке поиска введите "Create Integration System (Создать систему интеграции)" и выберите задачу.
     2. В открывшемся окне введите название системы, например Chat_Integration.
     3. В разделе "Шаблон" выберите Subscriber_Integration из списка.
     4. Нажмите ОК.
   • Настройте подписку на события.
     1. В созданном представлении системы интеграции откройте меню "Связанные действия". Оно находится под кнопкой с точкой рядом с названием системы.
     2. Выберите Интеграция Система Изменить подписки.
     3. Выберите Подписаться на все бизнес-процессы.
     4. Установите URL уведомлений: https://workday-bot-production.appspot.com/workdayEvent.
     5. Нажмите ОК.
   • Включите клиентов OAuth 2.0.
     1. В строке поиска введите "Изменение настроек клиента – Безопасность".
     2. Выберите задачу.
     3. На странице настроек найдите раздел "Настройки OAuth 2.0".
     4. Убедитесь, что флажок "Клиенты OAuth 2.0 включены" установлен.
     5. Нажмите ОК.
3. Создайте нового клиента API.
   1. В строке поиска введите "Register API Client (Зарегистрировать клиент API)" и выберите задачу.
   2. Вам будет предложено настроить подключение.
   3. На странице регистрации заполните следующие поля:
      • Client Name (Название клиента): интеграция Google Chat с Workday.
      • Client Grant Type (Тип предоставления доступа клиенту): предоставление кода авторизации.
      • Access Token Type (Тип токена доступа): владелец.
      • Redirection URI (URI перенаправления): https://workday-bot-production.appspot.com/authenticated/oauth2callback
      • Non-Expiring Refresh Tokens (Токены обновления без срока действия): установлен флажок.
      • Scope (Область действия): контактная информация, персонал, расходы, отпуска и больничные, адаптивное планирование для финансовых планов, адаптивное планирование для персонала, не настраиваемый клиент, система.
   4. Сохраните информацию из следующих полей, так как она понадобится вам позже:
      • Идентификатор клиента.
      • Секретный идентификатор.
      • Конечная точка REST API Workday.
      • Конечная точка токена Workday.
      • Конечная точка авторизации Workday.
4. Создайте аккаунт ISU. Он обеспечит безопасное подключение.
   1. В строке поиска введите "Create Integration System User (Создать пользователя системы интеграции)" и выберите задачу.
   2. Вам будет предложено настроить аккаунт.
   3. На экране настройки заполните следующие поля:
      • User Name (Имя пользователя): Google Chat Workday ISU.
      • New Password (Новый пароль). Введите и подтвердите новый пароль.
      • Время ожидания сеанса (в минутах): 0.
      • Do Not Allow UI Sessions (Не разрешать сеансы интерфейса) – флажок должен быть снят.
   4. Нажмите ОК.
5. Создайте группу безопасности для пользователя (ISSG).
   1. В строке поиска введите "Create Security Group (Создать группу безопасности)" и выберите задачу.
   2. Вам будет предложено заполнить следующие поля:
      • Select Type of Tenanted Security Group (Выберите тип группы безопасности с правами доступа): Integration System Security Group (Unconstrained) (Группа безопасности системы интеграции (без ограничений)).
      • Name (Название): интеграция Google Chat с ISSG.
   3. Нажмите ОК.
   4. Назначьте ISU для ISSG.
6. Назначьте разрешения ISSG (правила безопасности домена).
   1. В строке поиска введите "Maintain Permissions for Security Group (Сохранить разрешения для группы безопасности)" и выберите задачу.
   2. На странице задачи:
      • В разделе "Operation (Операция)" выберите Maintain (Поддерживать).
      • В поле "Source Security Group (Исходная группа безопасности)" выберите только что созданную группу ISSG (ISSG_GoogleChat_Integration).
   3. Добавьте в ISSG следующие разрешения для правил безопасности домена:
      • View or Modify Access (Просмотр и изменение доступа): просмотр и изменение. Правила безопасности домена: язык запросов Workday. Функциональные области: система.
      • Просмотр или изменение доступа: только просмотр. Правила безопасности домена: данные о сотрудниках: общедоступные отчеты о сотрудниках. Функциональные области: подбор персонала.
      • Просмотр или изменение доступа: только просмотр. Правила безопасности домена: администрирование бизнес-процессов. Функциональные области: система.
      • Просмотр или изменение доступа: только просмотр Правила безопасности домена: данные о сотрудниках: информация о текущем уровне управления. Функциональные области: подбор персонала.
   4. Активируйте отложенные изменения в правилах безопасности.
      1. В строке поиска введите "Activate Pending Security Policy Changes (Активировать отложенные изменения правил безопасности)" и выберите задачу.
      2. Введите комментарий (например, "Разрешения для интеграции с Google Chat").
      3. Нажмите ОК.
         • Все настроенные вами разрешения будут применены.
   5. Используйте аккаунт пользователя системы интеграции (ISU).
      1. Выйдите из аккаунта Workday.
      2. Нажмите Next (Далее), чтобы открыть настройки Workday.

Шаг 2. Укажите сведения о клиенте API

1. Подготовьте информацию о клиенте API.
   • Если вы ещё не подготовили данные клиента API, ознакомьтесь с информацией шага 1.
2. Заполните следующие поля:
   • Идентификатор клиента.
   • Секретный код клиента.
   • Конечная точка REST API Workday.
   • Конечная точка токена.
   • Конечная точка авторизации.
3. Нажмите Next (Далее).

Шаг 3. Подключитесь к Workday, используя аккаунт ISU

На этом шаге вы безопасно авторизуете Google Chat для доступа к экземпляру Workday.

1. Подготовьте учетные данные аккаунта ISU.
   • Если вы ещё не создали аккаунт ISU, ознакомьтесь с информацией шага 1.
2. Нажмите Next (Далее).
3. Нажмите Configure Access (Настроить доступ), чтобы открыть страницу входа в Workday в новом окне.
4. Войдите в систему, используя учетные данные пользователя системы интеграции (ISU).
   • Используйте аккаунт пользователя системы интеграции (ISU). Для этого шага не подходит личный аккаунт Workday.
5. Войдите в аккаунт и предоставьте доступ в Workday, а затем вернитесь в Google Chat.
6. Нажмите Обновить. Переходите к последнему шагу.

Шаг 4. Войдите в Workday с личным аккаунтом

1. Перейдите на вкладку браузера с Workday. Если вы видите сообщение об ошибке, возможно, сеанс ISU ещё активен на другой вкладке или в другом окне браузера. Прежде чем продолжить, убедитесь, что вы вошли в Workday только с личным аккаунтом.
   1. Выйдите из аккаунта пользователя системы интеграции (ISU).
   2. Войдите в личный аккаунт Workday.
2. Вернитесь в Google Chat.
3. Нажмите Next (Далее).
4. Выберите Configure Access (Настроить доступ).
   • Вы увидите сообщение об успешном подключении.

Подготовка

• Чтобы вы могли пользоваться приложениями, ваш администратор Google Workspace должен разрешить их.
• Вам нужно добавить приложение в Chat. Подробнее о том, как находить и добавлять приложения…
• Прежде чем вы сможете настроить приложение Workday в Chat, администратор Workday должен активировать OAuth и создать новый клиент API для настройки интеграции с Google. Администратору Workday потребуется следующая информация:
  • Идентификатор клиента.
  • Секретный идентификатор.
  • Конечная точка REST API Workday.
  • Конечная точка токена Workday.
  • Конечная точка авторизации Workday.

Как настроить приложение Workday в Chat

1. Откройте Google Chat на компьютере.
2. Откройте прямую переписку с приложением.
   • Вы получите сообщение с приветствием и информацией о приложении. Вам будет предложено подключить аккаунт Workday.
3. Чтобы войти в аккаунт Workday и субдомен, нажмите Authorize (Разрешить).
   Примечание. Чтобы настроить приложение, необходимо войти в аккаунт Workday с правами администратора или владельца аккаунта в субдомене.
4. Укажите учетные данные для входа на сайте Workday.
5. Разрешите приложению Workday для Chat пользоваться некоторыми разрешениями Workday.
6. При необходимости выберите нужный аккаунт Workday.
7. Если подключение прошло успешно
   • Чтобы открыть список доступных команд:
     1. Выберите "Меню" .
     2. Нажмите на команду справки или введите /workday.
   • Вот что можно делать:
     • Отправлять, отслеживать и проверять запросы на выходные.
     • Просматривать свой баланс выходных.
     • Проверять, когда в компании выходные.
     • Находить контактные данные.
     • Создавать отчеты о расходах.
     • Проверять задачи.
     • Вы будете получать уведомления, когда:
       • Исполнитель: вы.
       • Задача завершена.

Информация по теме

• Приложения в Google Chat
• Приложения для Chat, доступные в Google