Bruk Workday-appen i Google Chat

Du kan utføre Workday-hurtighandlinger via Chat med Google Chat- og Workday-integreringen. For å få tilgang til funksjonene må en Workday-administrator konfigurere appen for domenet sitt eller organisasjonen sin. Deretter kan du installere appen via Chat. Workspace-administratorer kan også installere appen på dine vegne.

For Workday-administratorer: Finn ut hvordan du integrerer Workday med Google Chat

Trinn 1: Konfigurer integrasjonssystemet og -legitimasjonen

1. Logg på Workday.
   1. Gå til Workday-leietakeren din.
   2. Logg på med administratorkontoen din.
2. Konfigurer hendelsesabonnementer for å slå på varsler:
   • Opprett integrasjonssystem:
     1. Skriv inn «Opprett integrasjonssystem» i søkefeltet, og velg oppgaven.
     2. Når vinduet åpnes, skriver du inn et systemnavn (for eksempel Chat_Integration).
     3. For mal velger du Subscriber_Integration fra listen.
     4. Velg OK.
   • Konfigurer hendelsesabonnementer:
     1. Åpne menyen for relaterte handlinger i den opprettede «Integration System View»-visningen. Du finner den under prikkknappen ved siden av systemnavnet.
     2. Velg Integrering System Endre abonnementer.
     3. Velg Abonner på alle forretningsprosesser.
     4. Angi varslingsnettadresse: https://workday-bot-production.appspot.com/workdayEvent
     5. Velg OK.
   • Slå på OAuth 2.0-klienter:
     1. Skriv inn «Edit Tenant Setup - Security» i søkefeltet.
     2. Velg oppgaven.
     3. Finn «OAuth 2.0 Settings»-delen (OAuth 2.0-innstillinger) på innstillingssiden.
     4. Sørg for at det er merket av i avmerkingsboksen for OAuth 2.0-klienter aktivert.
     5. Klikk på OK.
3. Opprett en ny API-klient:
   1. Skriv inn «Register API Client» i søkefeltet, og velg oppgaven.
   2. Du blir bedt om å konfigurere tilkoblingen.
   3. Fyll ut disse feltene på registreringsskjermen:
      • Klientnavn: Google Chat Workday Integration
      • Client Grant Type: Authorization Code Grant
      • Type tilgangstoken: Bearer
      • Viderekoblings-URI: https://workday-bot-production.appspot.com/authenticated/oauth2callback
      • Oppdateringstokener som ikke utløper: Merket av
      • Omfang: Kontaktinformasjon, bemanning, utgifter, fravær, Adaptive Planning for Financial Plans, Adaptive Planning for the Workforce, leier som ikke kan konfigureres, system
   4. Lagre informasjonen fra feltene nedenfor, siden du trenger den senere:
      • Klient-ID
      • Secret ID
      • Workday REST API-endepunkt
      • Workday-tokensluttpunkt
      • Workday-autoriseringssluttpunkt
4. Opprett en ISU-konto: Denne spesialkontoen håndterer tilkoblingen på en sikker måte.
   1. Skriv inn «Create Integration System User» i søkefeltet, og velg oppgaven.
   2. Du blir bedt om å konfigurere kontoen.
   3. Fyll ut disse feltene på konfigureringsskjermen:
      • Brukernavn: Google Chat Workday ISU
      • Nytt passord: Skriv inn og bekreft det nye passordet
      • Minutter før tidsavbrudd for økt: 0
      • Ikke tillat UI-økter: skal være fjernet
   4. Velg OK.
5. Opprett en sikkerhetsgruppe for brukeren (ISSG):
   1. Skriv inn «Opprett sikkerhetsgruppe» i søkefeltet, og velg oppgaven.
   2. Du blir bedt om å fylle ut følgende felter:
      • Velg type sikkerhetsgruppe for leietaker: Sikkerhetsgruppe for integrasjonssystem (ubegrenset)
      • Navn: ISSG Google Chat Integration
   3. Velg OK.
   4. Tilordne ISU-en til denne ISSG-en.
6. Tilordne ISSG-tillatelser (sikkerhetsregler for domenet):
   1. Skriv inn «Maintain Permissions for Security Group» i søkefeltet, og velg oppgaven.
   2. Gjør dette på oppgavesiden:
      • Velg Oppretthold for «Operation» (Operasjon).
      • For «Source Security Group» (kildesikkerhetsgruppe) velger du ISSG-en du nettopp opprettet (ISSG_GoogleChat_Integration).
   3. Legg til følgende tillatelser for sikkerhetsretningslinjer for domener i ISSG:
      • Se eller endre tilgang: Se og endre, Sikkerhetsregler for domenet: Workday Query Language, Funksjonsområder: System
      • Se eller endre tilgang: Bare lesetilgang, Sikkerhetsregler for domenet: Arbeidsgiverdata: offentlige arbeidsgiverrapporter, Funksjonsområder: Bemanning
      • Se eller endre tilgang: Bare lesetilgang, Sikkerhetsretningslinjer for domenet: Administrasjon av forretningsprosesser, Funksjonsområder: System
      • Se eller endre tilgang: Bare lesetilgang, Sikkerhetsregel for domenet: Arbeidsdata: informasjon om gjeldende ledelsesnivå, Funksjonsområder: Bemanning
   4. Aktiver ventende endringer i sikkerhetsretningslinjene.
      1. Skriv inn «Activate Pending Security Policy Changes» i søkefeltet, og velg oppgaven.
      2. Skriv inn en kommentar (for eksempel «Tillatelser for Google Chat-integrering»).
      3. Velg OK.
         • Dette gjelder for alle tillatelsene du nettopp konfigurerte.
   5. Fortsett med en ISU:
      1. Logg av Workday-kontoen din.
      2. Velg Neste for å åpne Workday-konfigureringen.

Trinn 2: Oppgi informasjon om API-klienten

1. Klargjør detaljene for API-klienten.
   • Hvis du ikke har forberedt informasjonen om API-klienten, kan du se informasjonen i trinn 1.
2. Fyll ut disse feltene:
   • Klient-ID
   • Tilordnet passord
   • Workday REST API-endepunkt
   • Token-endepunkt
   • Endepunkt for autorisasjon
3. Velg Neste.

Trinn 3: Koble til Workday med en ISU-konto

Dette trinnet autoriserer Google Chat til å få tilgang til Workday-forekomsten din på en sikker måte.

1. Klargjør legitimasjonen for ISU-kontoen din.
   • Hvis du ikke har opprettet ISU-kontoen, kan du se informasjonen i trinn 1.
2. Velg Neste.
3. Velg Konfigurer tilgang for å åpne påloggingssiden for Workday i et nytt vindu.
4. Logg på med legitimasjonen for ISU-kontoen (Integration System User).
   • Bruk kontoen for integrasjonssystembrukeren (ISB). Den personlige Workday-kontoen din støttes ikke for dette trinnet.
5. Når du har logget på og gitt tilgang i Workday, går du tilbake til Google Chat.
6. Velg Last inn på nytt. Da kommer du til det siste trinnet.

Trinn 4: Logg på Workday med den personlige kontoen din

1. Gå til Workday-nettleserfanen. Hvis du ser en feilmelding, kan det hende at en ISU-økt fortsatt er aktiv i en annen nettleserfane eller et annet nettleservindu. Sørg for at du bare er logget på Workday med den personlige kontoen din før du fortsetter.
   1. Logg av kontoen for integrasjonssystembrukeren (ISB).
   2. Logg på igjen med den personlige Workday-kontoen din.
2. Gå tilbake til Google Chat.
3. Velg Neste.
4. Velg Konfigurer tilgang.
   • Du ser en melding om at tilkoblingen er opprettet.

Før du begynner

• Du må ha tillatelse fra Google Workspace-administratoren din for å kunne installere apper.
• Du må legge til appen i Chat. Finn ut hvordan du finner apper og legger dem til i Chat.
• Før du kan konfigurere Workday-appen i Chat, må Workday-administratoren aktivere OAuth og opprette en ny API-klient for Google-integrasjonen. Workday-administratoren trenger følgende informasjon for å fortsette:
  • Klient-ID
  • Secret ID
  • Workday REST API-endepunkt
  • Workday-tokensluttpunkt
  • Workday-autoriseringssluttpunkt

Konfigurer Workday-appen i Chat

1. Åpne Google Chat på datamaskinen.
2. Åpne en direktemelding med appen.
   • Du får en velkomstmelding med informasjon om appen og en forespørsel om å koble til Workday-kontoen din.
3. For å logge på kontoen din og underdomenet ditt hos Workday, klikk på Authorize (Autoriser).
   Tips: For å konfigurere appen må du logge på en Workday-konto med administrator- eller kontoeiertilgang på underdomenet.
4. Fullfør påloggingen på Workday-nettstedet.
5. Gi Workday-appen i Chat tilgang til enkelte Workday-tillatelser.
6. Hvis du blir bedt om det, velger du den relevante Workday-kontoen.
7. Hvis tilkoblingen er vellykket
   • Slik finner du en liste over alle tilgjengelige kommandoer:
     1. Velg Meny .
     2. Klikk på hjelpekommandoen, eller skriv inn /workday.
   • Her er noen eksempler på ting du kan gjøre:
     • Send inn, spor og gjennomgå forespørsler om fri.
     • Se saldoen din for fri.
     • Sjekk bedriftsferier.
     • Finn kontaktinformasjon.
     • Start en ny utgiftsrapport.
     • Sjekk gjøremål.
     • Få varsler når nye oppgaver
       • Tildelt til deg.
       • Fullført.

Relaterte ressurser

• Bruk apper i Google Chat
• Meldingsapper fra Google