U kunt snelle acties van Workday uitvoeren in Chat met de integratie van Google Chat en Workday. Een Workday-beheerder moet de app instellen voor het domein of de organisatie voordat u toegang heeft tot deze functies. U kunt de app dan installeren vanuit Chat. Een Workspace-beheerder kan de app ook namens u installeren.
Voor Workday-beheerders: Meer informatie over hoe u Workday integreert met Google ChatStap 1: Stel het integratiesysteem en de inloggegevens in
- Log in bij Workday.
- Ga naar uw Workday-tenant.
- Log in met uw beheerdersaccount.
- Stel evenementabonnementen in om meldingen aan te zetten:
- Integratiesysteem maken:
- Typ in de zoekbalk 'Create Integration System' (Integratiesysteem maken) en selecteer de taak.
- Voer in het geopende venster een systeemnaam in (bijvoorbeeld Chat_Integration).
- Selecteer bij Template de optie Subscriber_Integration in de lijst.
- Selecteer OK.
- Een evenementabonnement instellen:
- Open in de gemaakte Integration System View (weergave Integratiesysteem) het menu Related Actions (Gerelateerde acties). Dit staat onder de puntknop naast de systeemnaam.
- Selecteer Integration System (Integratiesysteem)
Edit Subscriptions (Abonnementen bewerken).
- Selecteer Subscribe to all Business Processes (Abonneren op alle bedrijfsprocessen).
- Stel bij Notification URL (meldings-URL) https://workday-bot-production.appspot.com/workdayEvent in
- Selecteer OK.
- OAuth 2.0-clients aanzetten:
- Typ in de zoekbalk 'Edit Tenant Setup - Security' (Tenantinstellingen bewerken - Beveiliging).
- Selecteer de taak.
- Zoek op de instellingenpagina het gedeelte OAuth 2.0 Settings (OAuth 2.0-instellingen).
- Zorg dat het selectievakje 'OAuth 2.0 Clients Enabled' (OAuth 2.0-clients aangezet) is aangevinkt.
- Klik op OK.
- Integratiesysteem maken:
- Een nieuwe API-client maken:
- Typ in de zoekbalk 'Register API Client' (API-client registreren) en selecteer de taak.
- U wordt gevraagd de verbinding in te stellen.
- Vul op het registratiescherm de volgende velden in:
- Client Name (Naam van client): Google Chat Workday-integratie
- Client Grant Type (Type clienttoewijzing): Toewijzing van autorisatiecode
- Access Token Type (Type toegangstoken): Bearer
- Redirection URI (Omleidings-URI): https://workday-bot-production.appspot.com/authenticated/oauth2callback
- Non-Expiring Refresh Tokens (Vernieuwingstokens die niet verlopen): aangevinkt
- Scope (Bereik): Contact Information (Contactgegevens), Staffing (Bezetting), Expenses (Uitgaven), Time Off and Leave (Vrije tijd en verlof), Adaptive Planning for Financial Plans (Adaptieve Planning voor financiële plannen), Adaptive Planning for the Workforce (Adaptieve plannen voor het personeelsbestand), Tenant Non-Configurable (Tenant niet configureerbaar), System (Systeem)
- Sla de informatie uit de volgende velden op, want u heeft deze later nodig:
- Client ID (Client-ID)
- Secret-ID
- REST API-eindpunt van Workday
- Tokeneindpunt van Workday
- Workday Authorization Endpoint (Autorisatie-eindpunt van Workday)
- Maak een ISU-account: Dit speciale account zorgt voor een beveiligde verbinding.
- Voer in de zoekbalk 'Create Integration System User' (Gebruiker voor integratiesysteem maken) in en selecteer de taak.
- U wordt gevraagd het account in te stellen.
- Vul op het instelscherm de volgende velden in:
- User Name (Gebruikersnaam): Google Chat Workday ISU
- New Password (Nieuw wachtwoord): Voer een nieuw wachtwoord in en laat het verifiëren.
- Session Timeout Minutes (Time-out voor sessie in minuten): 0
- Do Not Allow UI Sessions (UI-sessies niet toestaan): moet zijn uitgevinkt
- Selecteer OK.
- Maak een beveiligingsgroep voor de gebruiker (ISSG):
- Typ in de zoekbalk 'Create Security Group' (Beveiligingsgroep maken) en selecteer de taak.
- U wordt gevraagd de volgende velden in te vullen:
- Select Type of Tenanted Security Group (Selecteer het type beveiligingsgroep met tenants): 'Integration System Security Group (Unconstrained)' (Beveiligingsgroep voor integratiesysteem (onbeperkt))
- Name (Naam): ISSG Google Chat Integration
- Selecteer OK.
- Wijs ISU toe aan deze ISSG.
- Wijs ISSG-rechten toe (beveiligingsbeleid voor domein):
- Typ in de zoekbalk 'Maintain Permissions for Security Group' (Rechten voor beveiligingsgroep behouden) en selecteer de taak.
- Doe het volgende op de taakpagina:
- Selecteer Maintain (Onderhouden) bij Operation (Bewerking).
- Selecteer bij 'Source Security Group' (Bronbeveiligingsgroep) de ISSG die u net heeft gemaakt (ISSG_GoogleChat_Integration).
- Voeg de volgende rechten voor domeinbeveiligingsbeleid toe aan de ISSG:
- View or Modify Access (Toegang bekijken of wijzigen): View and Modify (Bekijken en wijzigen), Domain Security Policy (Beveiligingsbeleid voor domein): Workday Query Language (Workday-querytaal), Functional Areas (Functionele gebieden): System (Systeem)
- View or Modify Access (Toegang bekijken of wijzigen): View Only (Alleen bekijken), Domain Security Policy (Domeinbeveiligingsbeleid): Worker Data: Public Worker Reports (Werknemersgegevens: openbare werknemersrapporten), Functional Areas (Functionele gebieden): Staffing (Personeelsbezetting)
- View or Modify Access (Toegang bekijken of wijzigen): View Only (Alleen bekijken), Domain Security Policy (Beveiligingsbeleid voor domein): Business Process Administration (Beheer van bedrijfsprocessen), Functional Areas (Functionele gebieden): System (Systeem)
- View or Modify Access (Toegang bekijken of wijzigen): View Only (Alleen bekijken), Domain Security Policy (Beveiligingsbeleid voor domein): Worker Data: Current Management Level Information (Werknemersgegevens: huidige informatie over managementniveau), Functional Areas (Functionele gebieden): Staffing (Personeelsbezetting)
- Activeer wijzigingen in het beveiligingsbeleid die in behandeling zijn.
- Typ in de zoekbalk 'Activate Pending Security Policy Changes' (In behandeling zijnde wijzigingen in beveiligingsbeleid activeren) en selecteer de taak.
- Voer een opmerking in (bijvoorbeeld Rechten voor Google Chat-integratie).
- Selecteer OK.
- Hiermee worden alle rechten toegepast die u net heeft ingesteld.
- Doorgaan met een ISU:
- Log uit bij uw Workday-account.
- Selecteer Volgende om de Workday-instellingen te openen.
Edit Subscriptions (Abonnementen bewerken).Stap 2: Geef de gegevens van de API-client op
- Bereid de gegevens van uw API-client voor.
- Als u de gegevens van de API-client nog niet heeft voorbereid, gaat u naar de informatie in Stap 1.
- Vul de volgende velden in:
- Client ID (Client-ID)
- Client Secret (clientgeheim)
- Workday REST API Endpoint (REST API-eindpunt van Workday)
- Token Endpoint (Tokeneindpunt)
- Authorization Endpoint (Autorisatie-eindpunt)
- Selecteer Volgende.
Stap 3: Koppel aan Workday met een ISU-account
Met deze stap wordt Google Chat beveiligd gemachtigd om toegang te krijgen tot uw Workday-instantie.
- Bereid de inloggegevens van uw ISU-account voor.
- Als u het ISU-account nog niet heeft gemaakt, gaat u naar de informatie in stap 1.
- Selecteer Volgende.
- Selecteer Toegang instellen om de inlogpagina van Workday in een nieuw venster te openen.
- Log in met de inloggegevens van uw account voor integratiesysteemgebruikers (ISU).
- Gebruik het account van de systeemgebruiker voor integratie (ISU). Uw persoonlijke Workday-account wordt niet ondersteund voor deze stap.
- Nadat u bent ingelogd en toegang heeft gegeven in Workday, gaat u terug naar Google Chat.
- Selecteer Vernieuwen. U gaat nu naar de laatste stap.
Stap 4: Log met uw persoonlijke account in bij Workday
- Ga naar het Workday-browsertabblad. Als u een foutmelding krijgt, is er misschien nog een ISU-sessie actief in een ander browsertabblad of -venster. Zorg dat u alleen met uw persoonlijke account bent ingelogd bij Workday voordat u doorgaat.
- Log uit bij van het account voor integratiesysteemgebruikers (ISU).
- Log opnieuw in met uw persoonlijke Workday-account.
- Ga terug naar Google Chat.
- Selecteer Volgende.
- Selecteer Toegang instellen.
- U wordt naar een bericht over een geslaagde koppeling geleid.
Voordat u begint
- U heeft toestemming van uw Google Workspace-beheerder nodig om apps te installeren.
- U moet de app toevoegen aan Chat. Meer informatie over hoe u bots vindt en toevoegt aan Chat.
- Voordat u uw Workday-app kunt instellen in Chat, moet uw Workday-beheerder OAuth activeren en een nieuwe API-client maken voor de integratie met Google. Uw Workday-beheerder heeft de volgende informatie nodig om door te gaan:
- Klant-ID
- Secret-ID
- REST API-eindpunt van Workday
- Tokeneindpunt van Workday
- Autorisatie-eindpunt van Workday
De Workday-app instellen in Chat
- Open Google Chat op uw computer.
- Open een privéchat met de app.
- U krijgt een welkomstbericht met informatie over de app en het verzoek om uw Workday-account te koppelen.
- Klik op Authorize (Machtigen) om in te loggen bij uw Workday-account en -subdomein.
Tip: U moet inloggen op een Workday-account met beheerders- of accounteigenaarsrechten in het subdomein om de app te kunnen instellen. - Log in op de Workday-website.
- Geef de chat-app van Workday toegang tot bepaalde Workday-rechten.
- Selecteer het Workday-account dat u wilt gebruiken als daarom wordt gevraagd.
- Als de koppeling is geslaagd:
- Zo vindt u een lijst met alle beschikbare opdrachten:
- Selecteer Menu
.
- Klik op de Help-opdracht of typ
/workday.
- Selecteer Menu
- Een paar voorbeelden van wat u kunt doen:
- Verlofverzoeken indienen, bijhouden en beoordelen.
- Uw verlofsaldo weergeven.
- De vrije dagen van het bedrijf nagaan.
- Contactgegevens vinden.
- Een nieuwe onkostendeclaratie starten.
- Taken controleren.
- U krijgt een melding als er een nieuwe taak wordt:
- Toegewezen aan u.
- Voltooid.
- Zo vindt u een lijst met alle beschikbare opdrachten:
.