איך משתמשים באפליקציית Workday ב-Google Chat

אתם יכולים להיעזר בשילוב בין Google Chat ל-Workday כדי לבצע פעולות מהירות ב-Workday ישירות מ-Chat. כדי שתהיה לכם אפשרות להתקין את האפליקציה ולהיעזר בשילוב עם Chat, האדמין ב-Workday צריך להגדיר את האפליקציה לדומיין או לארגון. גם האדמין ב-Workspace יכול להתקין את האפליקציה בשמכם.

לאדמינים: איך משלבים את Workday עם Google Chat

שלב 1: הגדרת מערכת השילוב ופרטי הכניסה

1. נכנסים ל-Workday.
   1. פותחים את הדייר ב-Workday.
   2. נכנסים לחשבון האדמין.
2. כדי להירשם להתראות על אירועים:
   • יוצרים מערכת שילוב:
     1. בסרגל החיפוש, כותבים "Create Integration System" ובוחרים את המשימה.
     2. כשהחלון נפתח, כותבים שם למערכת (לדוגמה, Chat_Integration).
     3. ב-Template, בוחרים את Subscriber_Integration מהרשימה.
     4. לוחצים על OK.
   • נרשמים להתראות על אירועים:
     1. בתצוגת המערכת שנוצרה, פותחים את תפריט האפשרויות הנוספות (סמל שלוש הנקודות שליד שם המערכת).
     2. לוחצים על Integration ‏System ‏Edit Subscriptions.
     3. לוחצים על Subscribe to all Business Processes.
     4. מגדירים את כתובת ה-URL של ההתראה: https://workday-bot-production.appspot.com/workdayEvent
     5. לוחצים על OK.
   • הפעלת לקוחות ה-OAuth 2.0:
     1. בסרגל החיפוש, כותבים "Edit Tenant Setup - Security".
     2. בוחרים את המשימה.
     3. בדף ההגדרות, מחפשים את החלק "OAuth 2.0 Settings".
     4. מוודאים שהתיבה "OAuth 2.0 Clients Enabled" מסומנת.
     5. לוחצים על OK.
3. יוצרים לקוח API חדש:
   1. בסרגל החיפוש, כותבים "Register API Client" ובוחרים את המשימה.
   2. מגדירים את החיבור.
   3. במסך ההרשמה, ממלאים את השדות הבאים:
      • ‫Client Name: ‏Google Chat Workday Integration
      • ‫Client Grant Type: ‏Authorization Code Grant
      • ‫Access Token Type: ‏Bearer
      • ‫Redirection URI:‏ https://workday-bot-production.appspot.com/authenticated/oauth2callback
      • ‫Non-Expiring Refresh Tokens: מסמנים את התיבה
      • ‫Scope: ‏Contact Information, ‏Staffing, ‏Expenses, ‏Time Off and Leave, ‏Adaptive Planning for Financial Plans, ‏Adaptive Planning for the Workforce, ‏Tenant Non-Configurable,‏ System
   4. שומרים את הפרטים מהשדות הבאים כי צריך אותם בהמשך:
      • Client ID
      • המזהה הסודי
      • Workday REST API Endpoint
      • נקודת הקצה לאסימון של Workday
      • Workday Authorization Endpoint
4. יוצרים חשבון ISU, חשבון מיוחד שמטפל באבטחת החיבור.
   1. בסרגל החיפוש, כותבים "Create Integration System User" ובוחרים את המשימה.
   2. מגדירים את החשבון.
   3. במסך ההגדרה, ממלאים את השדות הבאים:
      • ‫User Name: ‏Google Chat Workday ISU
      • ‫New Password: ממלאים סיסמה חדשה ומאמתים אותה
      • ‫Session Timeout Minutes: ‏0
      • ‫Do Not Allow UI Sessions: מוודאים שהתיבה הזו לא מסומנת
   4. לוחצים על OK.
5. יוצרים קבוצת אבטחה למשתמש (ISSG):
   1. בסרגל החיפוש, כותבים "Create Security Group" ובוחרים את המשימה.
   2. ממלאים את השדות הבאים:
      • ‫Select Type of Tenanted Security Group: ‏Integration System Security Group (Unconstrained)
      • ‫Name: ‏ISSG Google Chat Integration
   3. לוחצים על OK.
   4. מקצים ISU ל-ISSG הזו.
6. נותנים הרשאות ל-ISSG (מדיניות האבטחה של הדומיין):
   1. בסרגל החיפוש, כותבים "Maintain Permissions for Security Group" ובוחרים את המשימה.
   2. בדף המשימה:
      • ב-"Operation", בוחרים באפשרות Maintain.
      • ב-"Source Security Group", בוחרים את ה-ISSG שנוצרה (ISSG_GoogleChat_Integration).
   3. נותנים ל-ISSG את ההרשאות הבאות במדיניות האבטחה של הדומיין :
      • ‫View or Modify Access: ‏View and Modify, ‏Domain Security Policy‏: Workday Query Language,‏ Functional Areas: ‏System
      • ‫View or Modify Access: ‏View Only, ‏Domain Security Policy: ‏Worker Data: Public Worker Reports, ‏Functional Areas:‏ Staffing
      • View or Modify Access: ‏View Only, ‏Domain Security Policy: ‏Business Process ‏Administration, ‏Functional Areas:‏ System
      • ‫View or Modify Access: ‏View Only, ‏Domain Security Policy: ‏Worker Data: Current Management Level Information, ‏Functional Areas: ‏Staffing‏
   4. מפעילים את השינויים במדיניות האבטחה.
      1. בסרגל החיפוש, כותבים "Activate Pending Security Policy Changes" ובוחרים את המשימה.
      2. כותבים הערה (לדוגמה, Permissions for Google Chat integration).
      3. לוחצים על OK.
         • כל ההרשאות שהוגדרו יינתנו.
   5. ממשיכים עם ה-ISU:
      1. יוצאים מהחשבון ב-Workday.
      2. לוחצים על Next כדי לפתוח את ההגדרה של Workday.

שלב 2: מילוי הפרטים של לקוח ה-API

1. מכינים את הפרטים של לקוח ה-API.
   • אם אין לכם את הפרטים, קחו אותם משלב 1.
2. ממלאים את השדות הבאים:
   • Client ID
   • Client Secret
   • Workday REST API Endpoint
   • Token Endpoint
   • Authorization Endpoint
3. לוחצים על Next.

שלב 3: מתחברים ל-Workday באמצעות חשבון ה-ISU

בשלב הזה אתם מאפשרים ל-Google Chat גישה מאובטחת לחשבון שלכם ב-Workday.

1. מכינים את פרטי הכניסה לחשבון ה-ISU.
   • עדיין לא יצרתם חשבון ISU? חזרו לשלב 1.
2. לוחצים על Next.
3. לוחצים על Configure Access. דף הכניסה של Workday ייפתח בחלון חדש.
4. נכנסים באמצעות פרטי הכניסה לחשבון ה-ISU.
   • כרגע, אתם לא יכולים להשתמש בחשבון האישי שלכם ב-Workday, אלא חייבים להשתמש בחשבון ה-ISU.
5. אחרי שנכנסים לחשבון ונותנים את הגישה ב-Workday, חוזרים ל-Google Chat.
6. לוחצים על Refresh ועוברים לשלב האחרון.

שלב 4: נכנסים ל-Workday באמצעות החשבון האישי

1. עוברים לכרטיסייה של Workday בדפדפן. אם מופיעה הודעת שגיאה, יכול להיות שעדיין יש סשן פעיל של ISU בכרטיסייה אחרת או בחלון אחר בדפדפן. לפני שממשיכים, מוודאים שמחוברים ל-Workday רק עם החשבון האישי.
   1. יוצאים מחשבון ה-ISU.
   2. נכנסים מחדש באמצעות החשבון האישי ב-Workday.
2. חוזרים ל-Google Chat.
3. לוחצים על Next.
4. לוחצים על Configure Access.
   • תופיע הודעת אישור על כך שהחיבור בוצע.

לפני שמתחילים

• כדי להתקין אפליקציות צריך הרשאה מהאדמין ב-Google Workspace.
• אתם צריכים להוסיף את האפליקציה ל-Chat. איך מחפשים אפליקציות ומוסיפים אותן ל-Chat?
• כדי שתוכלו להגדיר את אפליקציית Workday ב-Chat, האדמין שלכם ב-Workday צריך להפעיל את OAuth וליצור לקוח API חדש לאינטגרציה עם Google. האדמין ב-WorkDay יצטרך את הפרטים הבאים:
  • Client ID
  • המזהה הסודי
  • Workday REST API Endpoint
  • נקודת הקצה לאסימון של Workday
  • נקודת הקצה לאימות של Workday

איך מגדירים את האפליקציה של Workday ב-Chat

1. פותחים את Google Chat במחשב.
2. פותחים צ'אט ישיר עם האפליקציה.
   • תופיע הודעת פתיחה עם פרטים על האפליקציה ובקשה להתחבר לחשבון ב-Workday.
3. כדי להיכנס לתת-דומיין ולחשבון ב-Workday, לוחצים על Authorize.
   חשוב לדעת: כדי להגדיר את האפליקציה צריך להיכנס לחשבון של הבעלים או לחשבון עם הרשאות ניהול בתת-הדומיין ב-Workday.
4. מסיימים את תהליך הכניסה לחשבון באתר של Workday.
5. מאשרים לאפליקציית Workday ב-Chat חלק מההרשאות ב-Workday.
6. אם מתבקשים לבחור חשבון, בוחרים את החשבון ב-Workday שבו רוצים להשתמש.
7. אחרי שמתחברים לחשבון:
   • כדי לפתוח את רשימת הפקודות שאפשר להשתמש בהן:
     1. לוחצים על סמל התפריט .
     2. לוחצים על הפקודה או כותבים ‎/workday
   • מה אפשר לעשות, למשל?
     • לשלוח ולאשר בקשות לחופשים או לעקוב אחריהן.
     • לראות את יתרת ימי החופש.
     • לבדוק מתי יש חגים וחופשים שבהם כולם לא עובדים.
     • לחפש פרטים של אנשי קשר.
     • להתחיל דוח הוצאות חדש.
     • לבדוק את המשימות.
     • לקבל התראות על משימות חדשות כשהן:
       • מוקצות.
       • מבוצעות.

מקורות מידע שקשורים לנושא

• שימוש באפליקציות ב-Google Chat
• באילו אפליקציות של Google אפשר להשתמש ב-Chat?