Usa la app de Workday en Google Chat

Puedes completar acciones rápidas de Workday desde Google Chat gracias a la integración entre ambas plataformas. Para acceder a las funciones, un administrador de Workday debe configurar la app para su organización o dominio. Luego, puedes instalarla desde Chat. Un administrador de Workspace también puede instalar la aplicación en tu nombre.

Para administradores de Workday: Aprenmde a integrar Workday en Google Chat

Paso 1: Configura el sistema de integración y las credenciales

Accede a Workday.
1. Ve a tu usuario de Workday.
2. Accede con tu cuenta de administrador.
Configura las suscripciones a eventos para habilitar las notificaciones:
- Cómo crear un sistema de integración:
  1. En la barra de búsqueda, ingresa “Create Integration System” y selecciona la tarea.
  2. Cuando se abra la ventana, ingresa un nombre para el sistema (por ejemplo, Chat_Integration).
  3. En Template, selecciona Subscriber_Integration en la lista.
  4. Selecciona Aceptar.
- Cómo configurar la suscripción a eventos:
  1. En la “Integration System View” creada, abre el menú Related Actions. Se encuentra debajo del botón de puntos ubicado junto a System Name.
  2. Selecciona Integration System Edit Subscriptions.
  3. Selecciona Subscribe to all Business Processes.
  4. Establece la URL de notificación: https://workday-bot-production.appspot.com/workdayEvent.
  5. Selecciona Aceptar.
- Cómo habilitar los clientes de OAuth 2.0:
  1. En la barra de búsqueda, ingresa “Edit Tenant Setup - Security”.
  2. Selecciona la tarea.
  3. En la página de configuración, busca la sección “OAuth 2.0 Settings”.
  4. Asegúrate de que esté seleccionada la casilla de verificación OAuth 2.0 Clients Enabled.
  5. Haz clic en Aceptar.
Cómo crear un cliente de API nuevo:
1. En la barra de búsqueda, ingresa “Register API Client” y selecciona la tarea.
2. Se te pedirá que configures la conexión.
3. En la pantalla de registro, completa los siguientes campos:
  - Client Name: Integración de Google Chat con Workday
  - Client Grant Type: Otorgamiento de código de autorización
  - Access Token Type: Bearer
  - Redirection URI: https://workday-bot-production.appspot.com/authenticated/oauth2callback
  - Non-Expiring Refresh Tokens: Marcado
  - Scope: Información de contacto, personal, gastos, tiempo libre y licencias, planificación adaptable para planes financieros, planificación adaptable para la fuerza laboral, no configurable para el usuario, sistema
4. Guarda la información de los siguientes campos, ya que la necesitarás más adelante:
  - Client ID
  - ID de Secret
  - Extremo de la API de REST de Workday
  - Extremo del token de Workday
  - Workday Authorization Endpoint
Crea una cuenta de ISU: Esta cuenta especial controla la conexión de forma segura.
1. En la barra de búsqueda, ingresa “Create Integration System User” y selecciona la tarea.
2. Se te solicitará que configures la cuenta.
3. En la pantalla de configuración, completa los siguientes campos:
  - User Name: ISU de Workday de Google Chat
  - New Password: Ingresa y verifica la contraseña nueva.
  - Session Timeout Minutes: 0
  - Do Not Allow UI Sessions: Debe estar desmarcada
4. Selecciona Aceptar.
Cómo crear un grupo de seguridad para el usuario (ISSG):
1. En la barra de búsqueda, ingresa “Create Security Group” y selecciona la tarea.
2. Se te pedirá que completes los siguientes campos:
  - Select Type of Tenanted Security Group: Grupo de seguridad del sistema de integración (sin restricciones)
  - Name: Integración de Google Chat de ISSG
3. Selecciona Aceptar.
4. Asigna la ISU a este ISSG.
Asigna permisos de ISSG (política de seguridad del dominio) siguiendo estos pasos:
1. En la barra de búsqueda, ingresa “Maintain Permissions for Security Group” y, luego, selecciona la tarea.
2. En la página de tareas, haz lo siguiente:
  - En “Operation”, selecciona Maintain.
  - En “Source Security Group”, selecciona el ISSG que acabas de crear (ISSG_GoogleChat_Integration).
3. Agrega los siguientes permisos de política de seguridad del dominio al ISSG:
  - View or Modify Access: Ver y modificar, Política de seguridad del dominio: Lenguaje de consultas de Workday, Áreas funcionales: Sistema
  - View or Modify Access: Solo visualización, Política de seguridad del dominio: Datos de trabajadores: Informes públicos de trabajadores, Áreas funcionales: Dotación de personal
  - View or Modify Access: Solo vista, Política de seguridad del dominio: Administración de procesos comerciales, Áreas funcionales: Sistema
  - View or Modify Access: Solo vista, Política de seguridad del dominio: Información actual del nivel de administración de datos de los trabajadores, Áreas funcionales: Dotación de personal
4. Activa los cambios pendientes en la política de seguridad.
  1. En la barra de búsqueda, ingresa “Activate Pending Security Policy Changes” y, luego, selecciona la tarea.
  2. Ingresa un comentario (por ejemplo, Permisos para la integración de Google Chat).
  3. Selecciona Aceptar.
    - Se aplicarán todos los permisos que acabas de configurar.
5. Continúa con una ISU:
  1. Sal de tu cuenta de Workday.
  2. Selecciona Next para abrir la configuración de Workday.

Paso 2: Proporciona los detalles del cliente de la API

Prepara los detalles de tu cliente de API.
- Si no preparaste los detalles del cliente de la API, consulta la información del paso 1.
Completa los siguientes campos:
- ID de cliente
- Secret del cliente
- Extremo de la API de REST de Workday
- Extremo del token
- Extremo de autorización
Selecciona Siguiente.

Paso 3: Conéctate a Workday con una cuenta de ISU

En este paso, se autoriza de forma segura a Google Chat para que acceda a tu instancia de Workday.

Prepara las credenciales de tu cuenta de ISU.
- Si no creaste la cuenta de ISU, consulta la información del paso 1.
Selecciona Siguiente.
Selecciona Configurar acceso para abrir la página de acceso de Workday en una ventana nueva.
Accede con las credenciales de tu cuenta de usuario del sistema de integración (ISU).
- Utiliza la cuenta de usuario del sistema de integración (ISU). Tu cuenta personal de Workday no es compatible con este paso.
Después de acceder y otorgar acceso en Workday, vuelve a Google Chat.
Selecciona Actualizar. Esta acción te llevará al paso final.

Paso 4: Accede a Workday con tu cuenta personal

Ve a la pestaña del navegador de Workday. Si ves un error, es posible que una sesión de ISU siga activa en otra pestaña o ventana del navegador. Antes de continuar, asegúrate de haber accedido a Workday solo con tu cuenta personal.
1. Sal de la cuenta de usuario del sistema de integración (ISU).
2. Vuelve a acceder con tu cuenta personal de Workday.
Vuelve a Google Chat.
Selecciona Siguiente.
Selecciona Configurar acceso.
- Se te redireccionará a un mensaje de conexión exitosa.

Antes de comenzar

Para instalar apps, necesitas permiso del administrador de Google Workspace.
Debes agregar la app a Chat. Más información para buscar apps y agregarlas a Chat.
Antes de que puedas configurar tu app de Workday en Chat, el administrador de Workday debe activar OAuth y crear un nuevo cliente de API para la configuración de la integración de Google. Para continuar, el administrador de Workday necesitará la siguiente información:
- ID de cliente
- ID de Secret
- Extremo de la API de REST de Workday
- Extremo del token de Workday
- Extremo de autorización de Workday

Cómo configurar la app de Workday en Chat

Abre la app de Chat o de Gmail .
Abre un mensaje directo con la app de Workday.
- Recibirás un mensaje de bienvenida con información sobre la app y un mensaje para conectar tu cuenta de Workday.
Debajo del mensaje de bienvenida, haz clic en Ayuda.
Para acceder a tu cuenta y subdominio de Workday, presiona Authorize.
Nota: Para configurar la app, debes acceder a una cuenta de Workday con permisos de administrador o propietario de la cuenta en el subdominio.
Completa el acceso en el sitio web de Workday.
Permite que la app de chat de Workday acceda a algunos permisos de Workday.
Si el sistema lo solicita, selecciona la cuenta correcta de Workday que quieras usar.
Si la conexión se realiza correctamente, puedes hacer lo siguiente:
- Para encontrar una lista de todos los comandos disponibles, haz lo siguiente:
  1. Selecciona Menú .
  2. Haz clic en el comando de ayuda o escribe /workday.
- Aquí encontrarás ejemplos de acciones que puedes realizar:
  - Enviar solicitudes de tiempo libre, hacerles un seguimiento y revisarlas
  - Consultar tu saldo de tiempo libre
  - Verificar los días feriados de la empresa
  - Encontrar datos de contacto
  - Iniciar un informe de gastos nuevo
  - Revisar tareas
  - Recibirás notificaciones cuando una tarea nueva se encuentre en las siguientes etapas:
    - Asignada a ti
    - Completada