Usar la aplicación Workday en Google Chat

Puedes completar acciones rápidas de Workday desde Chat con la integración de Google Chat y Workday. Para acceder a las funciones, un administrador de Workday debe configurar la aplicación en su dominio u organización. Después, podrás instalar la aplicación desde Chat. Los administradores de Workspace también pueden instalar la aplicación en tu nombre.

Para administradores de Workday: cómo integrar Workday con Google Chat

Paso 1: Configurar el sistema de integración y las credenciales

Inicia sesión en Workday.
1. Ve a tu cliente de Workday.
2. Inicia sesión con tu cuenta de administrador.
Configura las suscripciones a eventos para habilitar las notificaciones:
- Crear un sistema de integración:
  1. En la barra de búsqueda, escribe "Create Integration System" (Crear sistema de integración) y selecciona la tarea.
  2. Cuando se abra la ventana, introduce un nombre de sistema (por ejemplo, Chat_Integration).
  3. En "Template" (Plantilla), selecciona Subscriber_Integration en la lista.
  4. Selecciona Aceptar.
- Configurar la suscripción a eventos:
  1. En "Integration System View" (Vista de sistema de integración) que has creado, abre el menú "Related Actions" (Acciones relacionadas). Se encuentra debajo del botón de puntos situado junto al nombre del sistema.
  2. Selecciona Integration System (Sistema de integración) Editar suscripción (Editar suscripciones).
  3. Selecciona Subscribe to all Business Processes (Suscribirse a todos los procesos empresariales).
  4. Define la URL de notificación: https://workday-bot-production.appspot.com/workdayEvent
  5. Selecciona Aceptar.
- Habilitar los clientes de OAuth 2.0:
  1. En la barra de búsqueda, escribe "Edit Tenant Setup - Security" (Editar configuración de cliente: seguridad).
  2. Selecciona la tarea.
  3. En la página de configuración, busca la sección "OAuth 2.0 Settings" (Configuración de OAuth 2.0).
  4. Asegúrate de que la casilla "OAuth 2.0 Clients Enabled" (Clientes de OAuth 2.0 habilitados) esté marcada.
  5. Haz clic en Aceptar.
Crea un cliente de API:
1. En la barra de búsqueda, escribe "Register API Client" (Registrar cliente de API) y selecciona la tarea.
2. Se te pedirá que configures la conexión.
3. En la pantalla de registro, rellena los siguientes campos:
  - Client Name (Nombre de cliente): "Google Chat Workday Integration" (Integración de Google Chat con Workday)
  - Client Grant Type (Tipo de concesión de cliente): "Authorization Code Grant" (Concesión de código de autorización)
  - Access Token Type (Tipo de token de acceso): "Bearer" (Portador)
  - Redirection URI (URI de redirección): https://workday-bot-production.appspot.com/authenticated/oauth2callback
  - Non-Expiring Refresh Tokens (Tokens de actualización que no caducan): marcada
  - Scope (Ámbito): Contact Information (Información de contacto), Staffing (Personal), Expenses (Gastos), Time Off and Leave (vacaciones y ausencias), Adaptive Planning for Financial Plans (Planes adaptables para finanzas), Adaptive Planning for the Workforce (Planes adaptables para la plantilla), Tenant Non-Configurable (Cliente no configurable) y System (Sistema)
4. Guarda la información de los siguientes campos, ya que la necesitarás más adelante:
  - ID de cliente
  - ID de secreto
  - Endpoint de la API REST de Workday
  - Endpoint del token de Workday
  - Endpoint de la autorización de Workday
Crea una cuenta de ISU: esta cuenta especial gestiona la conexión de forma segura.
1. En la barra de búsqueda, escribe "Create Integration System User" (Crear usuario del sistema de integración) y selecciona la tarea.
2. Se te pedirá que configures la cuenta.
3. En la pantalla de configuración, rellena los siguientes campos:
  - User Name (Nombre de usuario): Google Chat Workday ISU
  - New Password (Nueva contraseña): introduce y verifica la nueva contraseña.
  - Session Timeout Minutes (Minutos de tiempo de espera de la sesión): 0
  - Do Not Allow UI Sessions (No permitir sesiones de interfaz de usuario): debe estar desmarcada
4. Selecciona Aceptar.
Crea un grupo de seguridad para el usuario (ISSG):
1. En la barra de búsqueda, escribe "Create Security Group" (Crear grupo de seguridad) y selecciona la tarea.
2. Se te pedirá que rellenes los siguientes campos:
  - Select Type of Tenanted Security Group (Selecciona el tipo de grupo de seguridad de cliente): Integration System Security Group (Unconstrained) (Grupo de seguridad del sistema de integración [sin restricciones])
  - Name (Nombre): ISSG Google Chat Integration (Integración de Google Chat de ISSG)
3. Selecciona Aceptar.
4. Asigna el ISU a este ISSG.
Asigna permisos de ISSG (política de seguridad del dominio):
1. En la barra de búsqueda, escribe "Maintain Permissions for Security Group" (Mantener permisos de grupo de seguridad) y, a continuación, selecciona la tarea.
2. En la página de la tarea:
  - En "Operation" (Operación), selecciona Maintain (Mantener).
  - En "Source Security Group" (Grupo de seguridad de origen), selecciona el ISSG que acabas de crear (ISSG_GoogleChat_Integration).
3. Añada los siguientes permisos de política de seguridad de dominio al ISSG:
  - View or Modify Access (Ver o modificar acceso): View and Modify (Ver y modificar), Domain Security Policy (Política de seguridad de dominio): Workday Query Language (Lenguaje de consulta de Workday), Functional Areas (Áreas funcionales): System (Sistema)
  - View or Modify Access (Ver o modificar acceso): View Only (Solo lectura), Domain Security Policy (Política de seguridad de dominio): Worker Data: Public Worker Reports (Datos de los trabajadores: informes públicos de los trabajadores), Functional Areas (Áreas funcionales): Staffing (Personal)
  - View or Modify Access (Ver o modificar acceso): View Only (Solo lectura), Domain Security Policy (Política de seguridad de dominio): Business Process Administration (Administración de procesos empresariales), Functional Areas (Áreas funcionales): System (Sistema)
  - View or Modify Access (Ver o modificar acceso): View and Modify (Ver y modificar), Domain Security Policy (Política de seguridad de dominio): Worker Data: Current Management Level Information (Datos de los trabajadores: información del nivel de gestión actual), Functional Areas (Áreas funcionales): Staffing (Personal)
4. Activa los cambios pendientes en la política de seguridad.
  1. En la barra de búsqueda, introduce "Activate Pending Security Policy Changes" (Activar cambios pendientes en la política de seguridad) y, a continuación, selecciona la tarea.
  2. Introduce un comentario (por ejemplo, Permisos para la integración de Google Chat).
  3. Selecciona Aceptar.
    - De esta forma, se aplican todos los permisos que acabas de configurar.
5. Continúa con una ISU:
  1. Cierra sesión en tu cuenta de Workday.
  2. Selecciona Next (Siguiente) para abrir la configuración de Workday.

Paso 2: Proporciona los detalles del cliente de la API

Prepara los detalles de tu cliente de API.
- Si no has preparado los detalles del cliente de la API, consulta la información del paso 1.
Luego, rellena los siguientes campos:
- ID de cliente
- Client Secret (Secreto de cliente)
- Endpoint de la API REST de Workday
- Token Endpoint (Endpoint de token)
- Punto de conexión de autorización
Selecciona Siguiente.

Paso 3: Conéctate a Workday con una cuenta de ISU

Este paso autoriza de forma segura a Google Chat para que acceda a tu instancia de Workday.

Prepara las credenciales de tu cuenta de ISU.
- Si no has creado la cuenta de ISU, consulta la información del paso 1.
Selecciona Siguiente.
Selecciona Configurar acceso para abrir la página de inicio de sesión de Workday en una ventana nueva.
Inicia sesión con las credenciales de tu cuenta de usuario del sistema de integración (ISU).
- Usa la cuenta de usuario del sistema de integración (ISU). Tu cuenta personal de Workday no es compatible con este paso.
Después de iniciar sesión y conceder acceso en Workday, vuelve a Google Chat.
Selecciona Actualizar. Se te dirigirá al último paso.

Paso 4: Inicia sesión en Workday con tu cuenta personal

Ve a la pestaña del navegador de Workday. Si ves un error, es posible que haya una sesión de asistencia iniciada por el usuario activa en otra pestaña o ventana del navegador. Antes de continuar, asegúrate de que solo has iniciado sesión en Workday con tu cuenta personal.
1. Cierra la sesión de la cuenta de usuario del sistema de integración (ISU).
2. Vuelve a iniciar sesión con tu cuenta personal de Workday.
Vuelve a Google Chat.
Selecciona Siguiente.
Selecciona Configurar acceso.
- Se te redirigirá a un mensaje de conexión correcta.

Antes de empezar

Necesitas permiso de tu administrador de Google Workspace para instalar aplicaciones.
Debes añadir la aplicación a Chat. Consulta cómo buscar aplicaciones y añadirlas a Chat.
Para poder configurar tu aplicación Workday en Chat, el administrador de Workday debe activar OAuth y crear un cliente de API para la configuración de la integración con Google. El administrador de Workday necesitará la siguiente información para continuar:
- ID de cliente
- ID de secreto
- Endpoint de la API REST de Workday
- Endpoint del token de Workday
- Endpoint de la autorización de Workday

Configurar la aplicación Workday en Chat

En tu ordenador, abre Google Chat.
Abre un mensaje directo con la aplicación.
- Recibirás un mensaje de bienvenida con información sobre la aplicación y una petición para conectar tu cuenta de Workday.
Para iniciar sesión en tu cuenta y subdominio de Workday, haz clic en Authorize (Autorizar).
Nota: Para configurar la aplicación, debes iniciar sesión en una cuenta de Workday con permisos de administrador o de propietario de la cuenta en el subdominio.
Completa el inicio de sesión en el sitio web de Workday.
Permite que la aplicación Chat de Workday acceda a algunos permisos de Workday.d
Si se te solicita, selecciona la cuenta de Workday que quieras utilizar.
Si la conexión se realiza correctamente:
- Para ver una lista de todos los comandos disponibles:
  1. Selecciona Menú .
  2. Haz clic en el comando de ayuda o escribe /workday.
- Estas son algunas de las cosas que puedes hacer:
  - Enviar, hacer un seguimiento y revisar las solicitudes de tiempo libre.
  - Consultar tu tiempo libre disponible.
  - Consultar los festivos de la empresa.
  - Buscar datos de contacto.
  - Iniciar un nuevo informe de gastos.
  - Consultar las tareas.
  - Recibir notificaciones cuando una tarea esté:
    - Asignada a ti.
    - Completado.