Χρήση της εφαρμογής Workday στο Google Chat

Μπορείτε να ολοκληρώσετε γρήγορες ενέργειες Workday από το Chat με την ενσωμάτωση του Google Chat και του Workday. Για πρόσβαση στις λειτουργίες, ένας διαχειριστής του Workday πρέπει να διαμορφώσει την εφαρμογή για τον τομέα ή τον οργανισμό του. Στη συνέχεια, μπορείτε να εγκαταστήσετε την εφαρμογή από το Chat. Ένας διαχειριστής του Workspace μπορεί επίσης να εγκαταστήσει την εφαρμογή για λογαριασμό σας.

Για διαχειριστές του Workday: Μάθετε πώς μπορείτε να ενσωματώσετε το Workday στο Google Chat

Βήμα 1: Διαμόρφωση συστήματος ενσωμάτωσης και διαπιστευτηρίων

Συνδεθείτε στο Workday.
1. Μεταβείτε στον μισθωτή Workday.
2. Συνδεθείτε με τον λογαριασμό διαχειριστή.
Διαμορφώστε τις εγγραφές σε συμβάντα, για να ενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις:
- Δημιουργία συστήματος ενσωμάτωσης:
  1. Στη γραμμή αναζήτησης, εισαγάγετε τη φράση Create Integration System (Δημιουργία συστήματος ενσωμάτωσης) και επιλέξτε την εργασία.
  2. Όταν ανοίξει το παράθυρο, εισαγάγετε ένα όνομα συστήματος (για παράδειγμα, Chat_Integration).
  3. Για το Template (Πρότυπο), επιλέξτε Subscriber_Integration από τη λίστα.
  4. Επιλέξτε OK.
- Ρύθμιση εγγραφής σε συμβάντα:
  1. Στην Προβολή συστήματος ενσωμάτωσης που δημιουργήθηκε, ανοίξτε το μενού Related Actions (Σχετικές ενέργειες). Αυτή η επιλογή βρίσκεται κάτω από το κουμπί με την κουκκίδα, δίπλα στο όνομα συστήματος.
  2. Επιλέξτε Integration System (Σύστημα ενσωμάτωσης) Edit Subscriptions (Επεξεργασία εγγραφών).
  3. Επιλέξτε Εγγραφή σε όλες τις επιχειρηματικές διαδικασίες.
  4. Ορίστε το URL των ειδοποιήσεων: https://workday-bot-production.appspot.com/workdayEvent
  5. Επιλέξτε OK.
- Ενεργοποίηση εφαρμογών πελατών OAuth 2.0:
  1. Στη γραμμή αναζήτησης, εισαγάγετε τη φράση Edit Tenant Setup - Security (Επεξεργασία ρύθμισης μισθωτή - Ασφάλεια).
  2. Επιλέξτε την εργασία.
  3. Στη σελίδα ρυθμίσεων, βρείτε την ενότητα OAuth 2.0 Settings (Ρυθμίσεις OAuth 2.0).
  4. Βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου OAuth 2.0 Clients Enabled (Ενεργοποιημένες εφαρμογές πελάτες OAuth 2.0).
  5. Κάντε κλικ στην επιλογή ΟΚ.
Δημιουργήστε μια νέα εφαρμογή πελάτη API:
1. Στη γραμμή αναζήτησης, εισαγάγετε τη φράση Register API Client (Εγγραφή εφαρμογής πελάτη API) και επιλέξτε την εργασία.
2. Θα σας ζητηθεί να ρυθμίσετε τη σύνδεση.
3. Στην οθόνη εγγραφής, συμπληρώστε τα ακόλουθα πεδία:
  - Client Name (Όνομα εφαρμογής πελάτη): Ενσωμάτωση Workday στο Google Chat
  - Client Grant Type (Τύπος παραχώρησης εφαρμογής πελάτη): Παραχώρηση κωδικού εξουσιοδότησης
  - Access Token Type (Τύπος διακριτικού πρόσβασης): Φορέας
  - Redirection URI (URI ανακατεύθυνσης) https://workday-bot-production.appspot.com/authenticated/oauth2callback
  - Non-Expiring Refresh Tokens (Διακριτικά ανανέωσης χωρίς λήξη): Επιλεγμένο
  - Scope (Πεδίο εφαρμογής): Στοιχεία επικοινωνίας, Στελέχωση, Έξοδα, Άδεια, Προσαρμοστικός σχεδιασμός για χρηματοοικονομικά σχέδια, Προσαρμοστικός σχεδιασμός για το εργατικό δυναμικό, Μη διαμορφώσιμος μισθωτής, Σύστημα
4. Αποθηκεύστε τις πληροφορίες από τα ακόλουθα πεδία, καθώς θα τις χρειαστείτε αργότερα:
  - Client ID (Αναγνωριστικό εφαρμογής πελάτη)
  - Secret ID (Μυστικό αναγνωριστικό)
  - Workday REST API Endpoint (Τελικό σημείο REST API Workday)
  - Workday Token Endpoint (Τελικό σημείο διακριτικού Workday)
  - Workday Authorization Endpoint (Τελικό σημείο εξουσιοδότησης Workday)
Δημιουργήστε έναν λογαριασμό ISU: Αυτός ο ειδικός λογαριασμός χειρίζεται τη σύνδεση με ασφάλεια.
1. Στη γραμμή αναζήτησης, εισαγάγετε τη φράση Create Integration System User (Δημιουργία χρήστη συστήματος ενσωμάτωσης) και επιλέξτε την εργασία.
2. Θα σας ζητηθεί να ρυθμίσετε τον λογαριασμό.
3. Στην οθόνη ρύθμισης, συμπληρώστε τα ακόλουθα πεδία:
  - User Name (Όνομα χρήστη): ISU Google Chat Workday
  - New Password (Νέος κωδικός πρόσβασης): Εισαγάγετε και επαληθεύστε τον νέο κωδικό πρόσβασης
  - Session Timeout Minutes (Λεπτά χρονικού ορίου περιόδου σύνδεσης): 0
  - Do Not Allow UI Sessions (Να μην επιτρέπονται περίοδοι σύνδεσης διεπαφής χρήστη): Δεν πρέπει να είναι επιλεγμένο
4. Επιλέξτε OK.
Δημιουργήστε μια ομάδα ασφαλείας για τον χρήστη (ISSG):
1. Στη γραμμή αναζήτησης, εισαγάγετε τη φράση Create Security Group (Δημιουργία ομάδας ασφαλείας) και επιλέξτε την εργασία.
2. Θα σας ζητηθεί να συμπληρώσετε τα ακόλουθα πεδία:
  - Select Type of Tenanted Security Group (Επιλέξτε τύπο ομάδας ασφαλείας μισθωτή): Ομάδα ασφαλείας μισθωτή (χωρίς περιορισμούς)
  - Name (Όνομα): Ενσωμάτωση Google Chat ISSG
3. Επιλέξτε OK.
4. Εκχωρήστε το ISU σε αυτό το ISSG.
Εκχωρήστε άδειες ISSG (πολιτική ασφαλείας τομέα):
1. Στη γραμμή αναζήτησης, εισαγάγετε τη φράση Maintain Permissions for Security Group (Διατήρηση αδειών για την ομάδα ασφαλείας) και, στη συνέχεια, επιλέξτε την εργασία.
2. Στη σελίδα της εργασίας:
  - Για το στοιχείο Operation (Ενέργεια), επιλέξτε Maintain (Συντήρηση).
  - Για το στοιχείο Source Security Group (Ομάδα ασφαλείας πηγής), επιλέξτε το ISSG που μόλις δημιουργήσατε (ISSG_GoogleChat_Integration).
3. Προσθέστε τις ακόλουθες άδειες πολιτικής ασφαλείας τομέα στο ISSG:
  - View or Modify Access (πρόσβαση με δυνατότητα προβολής ή τροποποίησης): Προβολή και τροποποίηση, Domain Security Policy (Πολιτική ασφαλείας τομέα): Γλώσσα ερωτημάτων Workday, Functional Areas (Λειτουργικές περιοχές): Σύστημα
  - View or Modify Access (πρόσβαση με δυνατότητα προβολής ή τροποποίησης): Μόνο προβολή, Domain Security Policy (Πολιτική ασφαλείας τομέα): Δεδομένα εργαζομένων: Δημόσιες αναφορές εργαζομένων, Functional Areas (Λειτουργικές περιοχές): Στελέχωση
  - View or Modify Access (πρόσβαση με δυνατότητα προβολής ή τροποποίησης): Μόνο προβολή, Domain Security Policy (Πολιτική ασφαλείας τομέα): Διαχείριση επιχειρηματικών διαδικασιών, Functional Areas (Λειτουργικές περιοχές): Σύστημα
  - View or Modify Access (πρόσβαση με δυνατότητα προβολής ή τροποποίησης): Μόνο προβολή, Domain Security Policy (Πολιτική ασφαλείας τομέα): Δεδομένα εργαζομένων: Τρέχουσες πληροφορίες επιπέδου διαχείρισης, Functional Areas (Λειτουργικές περιοχές): Στελέχωση
4. Ενεργοποιήστε τις αλλαγές πολιτικής ασφαλείας σε εκκρεμότητα.
  1. Στη γραμμή αναζήτησης, εισαγάγετε τη φράση Activate Pending Security Policy Changes (Ενεργοποίηση αλλαγών πολιτικής ασφαλείας σε εκκρεμότητα) και, στη συνέχεια, επιλέξτε την εργασία.
  2. Εισαγάγετε ένα σχόλιο (για παράδειγμα, Άδειες για την ενσωμάτωση του Google Chat).
  3. Επιλέξτε OK.
    - Αυτή η ενέργεια εφαρμόζει όλες τις άδειες που μόλις διαμορφώσατε.
5. Συνεχίστε με ένα ISU:
  1. Αποσυνδεθείτε από τον λογαριασμό σας Workday.
  2. Επιλέξτε Next (Επόμενο), για να ανοίξετε τη ρύθμιση Workday.

Βήμα 2: Καταχώριση στοιχείων της εφαρμογής πελάτη API

Προετοιμάστε τα στοιχεία της εφαρμογής πελάτη API.
- Αν δεν έχετε προετοιμάσει τα στοιχεία της εφαρμογής πελάτη API, ανατρέξτε στις πληροφορίες στο Βήμα 1.
Συμπληρώστε τα ακόλουθα πεδία:
- Client ID (Αναγνωριστικό εφαρμογής πελάτη)
- Client Secret (Μυστικός κωδικός εφαρμογής πελάτη)
- Workday REST API Endpoint (Τελικό σημείο REST API Workday)
- Token Endpoint (Τελικό σημείο διακριτικού)
- Authorization Endpoint (Τελικό σημείο εξουσιοδότησης)
Επιλέξτε Επόμενο.

Βήμα 3: Σύνδεση στο Workday με χρήση λογαριασμού ISU

Αυτό το βήμα εξουσιοδοτεί το Google Chat με ασφάλεια, ώστε να έχει πρόσβαση στην παρουσία του Workday.

Προετοιμάστε τα διαπιστευτήρια του λογαριασμού ISU.
- Αν δεν έχετε δημιουργήσει τον λογαριασμό ISU, ανατρέξτε στις πληροφορίες στο Βήμα 1.
Επιλέξτε Επόμενο.
Επιλέξτε Διαμόρφωση πρόσβασης, για να ανοίξετε τη σελίδα σύνδεσης του Workday σε νέο παράθυρο.
Συνδεθείτε χρησιμοποιώντας τα διαπιστευτήρια του λογαριασμού χρήστη συστήματος ενσωμάτωσης (ISU).
- Χρησιμοποιήστε τον λογαριασμό χρήστη συστήματος ενσωμάτωσης (ISU). Ο προσωπικός λογαριασμός σας Workday δεν υποστηρίζεται για αυτό το βήμα.
Αφού συνδεθείτε και παραχωρήσετε πρόσβαση στο Workday, επιστρέψτε στο Google Chat.
Επιλέξτε Ανανέωση Με αυτή την ενέργεια θα μεταβείτε στο τελικό βήμα.

Βήμα 4: Σύνδεση στο Workday με τον προσωπικό λογαριασμό σας

Μεταβείτε στην καρτέλα του προγράμματος περιήγησης Workday. Αν εμφανιστεί κάποιο σφάλμα, μπορεί να είναι ακόμη ενεργή μια περίοδος σύνδεσης ISU σε άλλη καρτέλα ή σε άλλο παράθυρο του προγράμματος περιήγησης. Πριν συνεχίσετε, βεβαιωθείτε ότι έχετε συνδεθεί στο Workday μόνο με τον προσωπικό λογαριασμό σας.
1. Αποσυνδεθείτε από τον λογαριασμό χρήστη συστήματος ενσωμάτωσης (ISU).
2. Συνδεθείτε ξανά χρησιμοποιώντας τον προσωπικό λογαριασμό σας Workday.
Επιστρέψτε στο Google Chat.
Επιλέξτε Επόμενο.
Επιλέξτε Διαμόρφωση πρόσβασης.
- Θα μεταφερθείτε σε ένα μήνυμα επιτυχούς σύνδεσης.

Πριν ξεκινήσετε

Απαιτείται άδεια από τον διαχειριστή Google Workspace για την εγκατάσταση εφαρμογών.
Πρέπει να προσθέσετε την εφαρμογή στο Chat. Μάθετε πώς μπορείτε να βρίσκετε εφαρμογές και να τις προσθέτετε στο Chat.
Προτού ρυθμίσετε την εφαρμογή Workday στο Chat, ο διαχειριστής του Workday πρέπει να ενεργοποιήσει το OAuth και να δημιουργήσει έναν νέο πελάτη API για τη ρύθμιση της ενοποίησης Google. Ο διαχειριστής του Workday θα χρειαστεί τις ακόλουθες πληροφορίες για να συνεχίσει:
- Client ID (Αναγνωριστικό εφαρμογής πελάτη)
- Secret ID (Μυστικό αναγνωριστικό)
- Workday REST API Endpoint (Τελικό σημείο REST API Workday)
- Workday Token Endpoint (Τελικό σημείο διακριτικού Workday)
- Workday Authorization Endpoint (Τελικό σημείο εξουσιοδότησης Workday)

Ρύθμιση της εφαρμογής Workday στο Chat

Σε υπολογιστή, ανοίξτε το Google Chat.
Ανοίξτε ένα άμεσο μήνυμα με την εφαρμογή.
- Λαμβάνετε ένα μήνυμα υποδοχής με πληροφορίες σχετικά με την εφαρμογή και μια οδηγία για τη σύνδεση του λογαριασμού σας στο Workday.
Για να συνδεθείτε στον λογαριασμό και τον υποτομέα του Workday, κάντε κλικ στην επιλογή Authorize (Εξουσιοδότηση).
Συμβουλή: Για να ρυθμίσετε την εφαρμογή, πρέπει να συνδεθείτε σε έναν λογαριασμό Workday με δικαιώματα διαχειριστή ή κατόχου λογαριασμού στον υποτομέα.
Ολοκληρώστε τη σύνδεση στον ιστότοπο Workday.
Επιτρέψτε στην εφαρμογή Workday Chat να αποκτήσει πρόσβαση σε ορισμένα δικαιώματα Workday.
Εάν σας ζητηθεί, επιλέξτε τον σωστό λογαριασμό Workday που θα χρησιμοποιήσετε.
Αν η σύνδεση είναι επιτυχής:
- Για να βρείτε μια λίστα με όλες τις διαθέσιμες εντολές:
  1. Επιλέξτε Μενού .
  2. Κάντε κλικ στην εντολή βοήθειας ή πληκτρολογήστε: /workday
- Μερικά παραδείγματα των ενεργειών που μπορείτε να κάνετε:
  - Υποβολή, παρακολούθηση και έλεγχος αιτημάτων για άδεια.
  - Προβολή υπολοίπου του χρόνου άδειας.
  - Έλεγχος αργιών εταιρείας.
  - Εύρεση στοιχείων επικοινωνίας.
  - Έναρξη νέας αναφοράς εξόδων.
  - Έλεγχος εργασιών.
  - Λήψη ειδοποιήσεων όταν μια νέα εργασία:
    - Ανατίθεται σε εσάς.
    - Ολοκληρώνεται.