Workday-App in Google Chat verwenden

Mit der Einbindung von Workday in Google Chat können Sie Workday-Schnellaktionen in Chat ausführen. Damit Sie auf die Funktionen zugreifen können, muss ein Workday-Administrator die App für seine Domain oder Organisation konfigurieren. Anschließend können Sie die App über Google Chat installieren. Ein Workspace-Administrator kann die App auch für Sie installieren.

Workday-Administratoren: Informationen zum Integrieren von Workday in Google Chat

Schritt 1: Integrationssystem und Anmeldedaten konfigurieren

Melden Sie sich in Workday an.
1. Rufen Sie Ihren Workday-Mandanten auf.
2. Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an.
Konfigurieren Sie Event-Abos, um Benachrichtigungen zu aktivieren:
- Integrationssystem erstellen:
  1. Geben Sie in der Suchleiste „Create Integration System“ (Integrationssystem erstellen) ein und wählen Sie die Aufgabe aus.
  2. Geben Sie im Fenster, das sich öffnet, einen Systemnamen ein, z. B. „Chat_Integration“.
  3. Wählen Sie für „Vorlage“ Subscriber_Integration aus der Liste aus.
  4. Wählen Sie OK aus.
- Event-Abo einrichten:
  1. Öffnen Sie in der erstellten „Integration System View“ das Menü „Related Actions“. Sie befindet sich unter dem Punkt-Button neben dem Systemnamen.
  2. Wählen Sie Integration System Abos bearbeiten aus.
  3. Wählen Sie Alle Geschäftsprozesse abonnieren aus.
  4. Benachrichtigungs-URL festlegen: https://workday-bot-production.appspot.com/workdayEvent
  5. Wählen Sie OK aus.
- OAuth 2.0-Clients aktivieren:
  1. Geben Sie in die Suchleiste „Einrichtung des Mandanten bearbeiten – Sicherheit“ ein.
  2. Wählen Sie die Aufgabe aus.
  3. Suchen Sie auf der Seite mit den Einstellungen nach dem Bereich „OAuth 2.0-Einstellungen“.
  4. Achten Sie darauf, dass das Kästchen „OAuth 2.0-Clients aktiviert“ angeklickt ist.
  5. Klicken Sie auf OK.
Neuen API-Client erstellen:
1. Geben Sie in der Suchleiste „Register API Client“ ein und wählen Sie die Aufgabe aus.
2. Sie werden aufgefordert, die Verbindung einzurichten.
3. Füllen Sie auf dem Registrierungsbildschirm die folgenden Felder aus:
  - Client-Name: Google Chat Workday Integration
  - Client-Grant-Typ: Authorization Code Grant
  - Zugriffstokentyp: Bearer
  - Weiterleitungs-URI: https://workday-bot-production.appspot.com/authenticated/oauth2callback
  - Aktualisierungstokens ohne Ablaufdatum: Aktiviert
  - Bereich: Kontaktinformationen, Personalbesetzung, Ausgaben, Urlaub und Freistellung, Adaptive Planning für Finanzpläne, Adaptive Planning für Mitarbeiter, Mandant nicht konfigurierbar, System
4. Speichern Sie die Informationen aus den folgenden Feldern, da Sie sie später benötigen:
  - Client-ID
  - Secret-ID
  - Workday REST API-Endpunkt
  - Workday-Token-Endpunkt
  - Workday-Autorisierungs-Endpunkt
ISU-Konto erstellen: Über dieses spezielle Konto wird die Verbindung sicher hergestellt.
1. Geben Sie in der Suchleiste „Create Integration System User“ (Integrationssystemnutzer erstellen) ein und wählen Sie die Aufgabe aus.
2. Sie werden aufgefordert, das Konto einzurichten.
3. Füllen Sie auf dem Einrichtungsbildschirm die folgenden Felder aus:
  - Nutzername: Google Chat Workday ISU
  - Neues Passwort: Geben Sie ein neues Passwort ein und bestätigen Sie es.
  - Zeitüberschreitung für Sitzungen (Minuten): 0
  - UI-Sitzungen nicht zulassen: Sollte deaktiviert sein
4. Wählen Sie OK aus.
Erstellen Sie eine Sicherheitsgruppe für den Nutzer (ISSG):
1. Geben Sie in der Suchleiste „Sicherheitsgruppe erstellen“ ein und wählen Sie die Aufgabe aus.
2. Sie werden aufgefordert, die folgenden Felder auszufüllen:
  - Select Type of Tenanted Security Group (Typ der Mandantensicherheitsgruppe auswählen): Integration System Security Group (Unconstrained) (Sicherheitsgruppe für Integrationssystem (uneingeschränkt))
  - Name: ISSG Google Chat Integration
3. Wählen Sie OK aus.
4. Weisen Sie dieser ISSG die ISU zu.
ISSG-Berechtigungen zuweisen (Domain-Sicherheitsrichtlinie):
1. Geben Sie in die Suchleiste „Maintain Permissions for Security Group“ ein und wählen Sie die Aufgabe aus.
2. Auf der Taskseite:
  - Wählen Sie für „Vorgang“ die Option Beibehalten aus.
  - Wählen Sie für „Quellsicherheitsgruppe“ die ISSG aus, die Sie gerade erstellt haben (ISSG_GoogleChat_Integration).
3. Fügen Sie der ISSG die folgenden Berechtigungen für die Domain-Sicherheitsrichtlinie hinzu:
  - View or Modify Access: „View and Modify“, Domain Security Policy (Sicherheitsrichtlinie für Domains): „Workday Query Language“, Functional Areas (Funktionsbereiche): „System“
  - View or Modify Access: View Only, Domain Security Policy: Worker Data: Public Worker Reports, Functional Areas: Staffing
  - View or Modify Access: View Only, Domain Security Policy: Business Process Administration, Functional Areas: System
  - View or Modify Access: View Only, Domain Security Policy: Worker Data: Current Management Level Information, Functional Areas: Staffing
4. Ausstehende Änderungen an Sicherheitsrichtlinien aktivieren
  1. Geben Sie in die Suchleiste „Activate Pending Security Policy Changes“ (Ausstehende Änderungen an der Sicherheitsrichtlinie aktivieren) ein und wählen Sie die Aufgabe aus.
  2. Geben Sie einen Kommentar ein, z. B. „Berechtigungen für die Google Chat-Integration“.
  3. Wählen Sie OK aus.
    - Dadurch werden alle Berechtigungen angewendet, die Sie gerade konfiguriert haben.
5. Mit einer ISU fortfahren:
  1. Melden Sie sich aus Ihrem Workday-Konto ab.
  2. Wählen Sie Weiter aus, um die Workday-Einrichtung zu öffnen.

Schritt 2: Details zum API-Client angeben

API-Clientdetails vorbereiten
- Wenn Sie die API-Clientdetails noch nicht vorbereitet haben, sehen Sie sich die Informationen in Schritt 1 an.
Füllen Sie die folgenden Felder aus:
- Client-ID
- Clientschlüssel
- Workday REST API-Endpunkt
- Token-Endpunkt
- Autorisierungsendpunkt
Wählen Sie Weiter aus.

Schritt 3: Mit Workday über ein ISU-Konto verbinden

In diesem Schritt wird Google Chat sicher für den Zugriff auf Ihre Workday-Instanz autorisiert.

ISU-Kontozugangsdaten vorbereiten
- Wenn Sie das ISU-Konto noch nicht erstellt haben, lesen Sie die Informationen in Schritt 1.
Wählen Sie Weiter aus.
Wählen Sie Zugriff konfigurieren aus, um die Workday-Anmeldeseite in einem neuen Fenster zu öffnen.
Melden Sie sich mit den Anmeldedaten Ihres Kontos für den Integrationssystemnutzer (Integration System User, ISU) an.
- ISU-Konto (Integration System User) verwenden. Ihr privates Workday-Konto wird für diesen Schritt nicht unterstützt.
Kehren Sie nach der Anmeldung und dem Erteilen des Zugriffs in Workday zu Google Chat zurück.
Wählen Sie Aktualisieren aus. Damit gelangen Sie zum letzten Schritt.

Schritt 4: Mit Ihrem privaten Konto in Workday anmelden

Rufen Sie den Workday-Browsertab auf. Wenn Sie einen Fehler sehen, ist möglicherweise noch eine ISU-Sitzung in einem anderen Browsertab oder -fenster aktiv. Sie dürfen nur mit Ihrem privaten Konto in Workday angemeldet sein, bevor Sie fortfahren.
1. Melden Sie sich vom Konto des Integrationssystemnutzers (Integration System User, ISU) ab.
2. Melden Sie sich wieder mit Ihrem privaten Workday-Konto an.
Kehren Sie zu Google Chat zurück.
Wählen Sie Weiter aus.
Wählen Sie Zugriff konfigurieren aus.
- Sie werden zu einer Meldung weitergeleitet, die anzeigt, dass die Verbindung erfolgreich hergestellt wurde.

Hinweis

Sie benötigen die entsprechende Berechtigung von Ihrem Google Workspace-Administrator, um Apps zu installieren.
Sie müssen die App zu Google Chat hinzufügen. Weitere Informationen
Bevor Sie Ihre Workday-App in Chat einrichten können, muss Ihr Workday-Administrator OAuth aktivieren und einen neuen API-Client für die Einrichtung der Google-Einbindung erstellen. Ihr Workday-Administrator benötigt dazu die folgenden Informationen:
- Client-ID
- Secret-ID
- Workday REST API-Endpunkt
- Workday-Token-Endpunkt
- Workday-Autorisierungs-Endpunkt

Workday App in Google Chat einrichten

Öffnen Sie auf Ihrem Computer Google Chat.
Öffnen Sie eine Direktnachricht mit der App.
- Sie erhalten eine Willkommensnachricht mit Informationen zur App und eine Aufforderung, Ihr Workday-Konto zu verknüpfen.
Klicken Sie auf Autorisieren, um sich in Ihrem Workday-Konto und in Ihrer Subdomain anzumelden.
Tipp: Um die App einzurichten, müssen Sie sich in einem Workday-Konto mit Administrator- oder Kontoinhaberberechtigungen in der Subdomain anmelden.
Schließen Sie die Anmeldung auf der Workday-Website ab.
Gewähren Sie der Workday-Chat-App Zugriff auf einige Workday-Berechtigungen.
Wenn Sie dazu aufgefordert werden, wählen Sie das richtige Workday-Konto aus.
Wenn die Verbindung hergestellt wurde:
- So rufen Sie eine Liste aller verfügbaren Befehle auf:
  1. Wählen Sie das Menu .
  2. Klicken Sie auf den Hilfebefehl oder geben Sie /workday ein.
- Hier finden Sie Beispiele möglicher Aktionen:
  - Urlaubsanträge einreichen, nachverfolgen und prüfen.
  - Urlaubsguthaben ansehen.
  - Prüfen, ob es Feiertage gibt.
  - Kontaktdaten finden.
  - Neuen Spesenberichte erstellen.
  - Aufgaben ansehen
  - Sie erhalten Benachrichtigungen, wenn eine neue Aufgabe folgenden Status hat:
    - Mir zugewiesen.
    - Abgeschlossen