Menggunakan aplikasi Workday di Google Chat

Anda dapat menyelesaikan tindakan cepat Workday dari Chat dengan integrasi Workday dan Google Chat. Untuk mengakses berbagai fitur, admin Workday harus mengonfigurasi aplikasi bagi organisasi atau domainnya. Kemudian, Anda dapat menginstal aplikasi dari dalam Chat. Admin Workspace juga dapat menginstal aplikasi untuk Anda.

Untuk admin Workday: Pelajari cara mengintegrasikan Workday dengan Google Chat

Langkah 1: Konfigurasi Sistem dan Kredensial Integrasi

1. Login ke Workday.
   1. Buka tenant Workday Anda.
   2. Login dengan akun administrator Anda.
2. Konfigurasi langganan peristiwa untuk mengaktifkan notifikasi:
   • Buat sistem integrasi:
     1. Di kotak penelusuran, masukkan “Create Integration System”, lalu pilih tugas.
     2. Saat jendela terbuka, masukkan nama sistem (misalnya, Chat_Integration).
     3. Untuk Template, pilih Subscriber_Integration dari daftar.
     4. Pilih Oke.
   • Siapkan langganan peristiwa:
     1. Di “Integration System View” yang dibuat, buka menu Related Actions. Menu ini berada di bawah tombol titik yang ada di samping Nama Sistem.
     2. Pilih Integration System Edit Subscriptions.
     3. Pilih Subscribe to all Business Processes.
     4. Setel URL Notifikasi: https://workday-bot-production.appspot.com/workdayEvent
     5. Pilih Oke.
   • Aktifkan klien OAuth 2.0:
     1. Di kotak penelusuran, masukkan “Edit Tenant Setup - Security”.
     2. Pilih tugas.
     3. Di halaman setelan, temukan bagian “OAuth 2.0 Settings”.
     4. Pastikan kotak centang OAuth 2.0 Clients Enabled dicentang.
     5. Klik OK.
3. Buat klien API baru:
   1. Di kotak penelusuran, masukkan “Register API Client” dan pilih tugas.
   2. Anda akan diminta untuk menyiapkan koneksi.
   3. Di layar pendaftaran, isi kolom berikut:
      • Client Name: Google Chat Workday Integration
      • Client Grant Type: Authorization Code Grant
      • Access Token Type: Bearer
      • Redirection URI: https://workday-bot-production.appspot.com/authenticated/oauth2callback
      • Non-Expiring Refresh Tokens: Dicentang
      • Scope: Contact Information, Staffing, Expenses, Time Off and Leave, Adaptive Planning for Financial Plans, Adaptive Planning for the Workforce, Tenant Non-Configurable, System
   4. Simpan informasi dari kolom berikut karena Anda akan memerlukannya nanti:
      • Client ID
      • ID Rahasia
      • Endpoint REST API Workday
      • Endpoint Token Workday
      • Workday Authorization Endpoint
4. Buat akun ISU: Akun khusus ini menangani koneksi dengan aman.
   1. Di kotak penelusuran, masukkan “Create Integration System User”, lalu pilih tugas.
   2. Anda akan diminta untuk menyiapkan akun.
   3. Di layar penyiapan, isi kolom berikut:
      • User Name: Google Chat Workday ISU
      • New Password: Masukkan dan verifikasi sandi baru
      • Session Timeout Minutes: 0
      • Do Not Allow UI Sessions: Tidak boleh dicentang
   4. Pilih Oke.
5. Buat grup keamanan untuk pengguna (ISSG):
   1. Di kotak penelusuran, masukkan “Create Security Group”, lalu pilih tugas.
   2. Anda akan diminta untuk mengisi kolom berikut:
      • Select Type of Tenanted Security Group: Integration System Security Group (Unconstrained)
      • Name: ISSG Google Chat Integration
   3. Pilih Oke.
   4. Tetapkan ISU ke ISSG ini.
6. Tetapkan izin ISSG (kebijakan keamanan domain):
   1. Di kotak penelusuran, masukkan “Maintain Permissions for Security Group”, lalu pilih tugas.
   2. Di halaman tugas:
      • Untuk “Operation”, pilih Maintain.
      • Untuk “Source Security Group”, pilih ISSG yang baru saja Anda buat (ISSG_GoogleChat_Integration).
   3. Tambahkan Izin Kebijakan Keamanan Domain berikut ke ISSG:
      • View or Modify Access: View and Modify, Domain Security Policy: Workday Query Language, Functional Areas: System
      • View or Modify Access: View Only, Domain Security Policy: Worker Data: Public Worker Reports, Functional Areas: Staffing
      • View or Modify Access: View Only, Domain Security Policy: Business Process Administration, Functional Areas: System
      • View or Modify Access: View Only, Domain Security Policy: Worker Data: Current Management Level Information, Functional Areas: Staffing
   4. Aktifkan perubahan kebijakan keamanan yang tertunda.
      1. Di kotak penelusuran, masukkan “Activate Pending Security Policy Changes”, lalu pilih tugas.
      2. Masukkan komentar (misalnya, Permissions for Google Chat integration).
      3. Pilih Oke.
         • Tindakan ini akan menerapkan semua izin yang baru saja Anda konfigurasi.
   5. Lanjutkan dengan ISU:
      1. Logout dari akun Workday Anda.
      2. Pilih Next untuk membuka penyiapan Workday.

Langkah 2: Berikan detail klien API

1. Siapkan detail klien API Anda.
   • Jika Anda belum menyiapkan detail klien API, lihat informasi di Langkah 1.
2. Isi kolom berikut:
   • Client ID
   • Client Secret
   • Workday REST API Endpoint
   • Token Endpoint
   • Authorization Endpoint
3. Pilih Next.

Langkah 3: Hubungkan ke Workday menggunakan akun ISU

Langkah ini mengizinkan Google Chat mengakses instance Workday Anda secara aman.

1. Siapkan kredensial akun ISU Anda.
   • Jika Anda belum membuat akun ISU, lihat informasi di Langkah 1.
2. Pilih Next.
3. Pilih Configure Access untuk membuka halaman login Workday di jendela baru.
4. Login menggunakan kredensial akun Integration System User (ISU) Anda.
   • Gunakan akun Integration System User (ISU). Akun Workday pribadi Anda tidak didukung untuk langkah ini.
5. Setelah login dan memberikan akses di Workday, kembali ke Google Chat.
6. Pilih Refresh. Tindakan ini akan membawa Anda ke langkah terakhir.

Langkah 4: Login ke Workday dengan akun pribadi Anda

1. Buka tab browser Workday Anda. Jika Anda melihat error, sesi ISU mungkin masih aktif di tab atau jendela browser lain. Pastikan Anda hanya login ke Workday dengan akun pribadi Anda sebelum melanjutkan.
   1. Logout dari akun Integration System User (ISU).
   2. Login kembali menggunakan akun Workday pribadi Anda.
2. Kembali ke Google Chat.
3. Pilih Next.
4. Pilih Configure Access.
   • Anda akan melihat pesan koneksi berhasil.

Sebelum memulai

• Anda memerlukan izin dari administrator Google Workspace untuk menginstal aplikasi.
• Anda perlu menambahkan aplikasi ke Chat. Pelajari cara menemukan aplikasi dan menambahkannya ke Chat.
• Sebelum Anda dapat menyiapkan aplikasi Workday di Chat, Admin Workday Anda harus mengaktifkan OAuth dan membuat klien API baru untuk penyiapan integrasi Google. Admin Workday Anda akan memerlukan informasi berikut untuk melanjutkan:
  • ID Klien
  • ID Rahasia
  • Endpoint REST API Workday
  • Endpoint Token Workday
  • Endpoint Otorisasi Workday

Menyiapkan aplikasi Workday di Chat

1. Di komputer, buka Google Chat.
2. Buka pesan langsung dengan aplikasi.
   • Anda akan mendapatkan pesan selamat datang yang berisi info tentang aplikasi dan perintah untuk menghubungkan akun Workday Anda.
3. Untuk login ke subdomain dan akun Workday Anda, klik Authorize.
   Tips: Untuk menyiapkan aplikasi, Anda harus login ke akun Workday dengan izin Admin atau Pemilik akun di subdomain.
4. Selesaikan proses login di situs Workday.
5. Izinkan aplikasi Chat Workday mengakses beberapa izin Workday.
6. Jika diminta, pilih akun Workday yang benar untuk digunakan.
7. Jika penghubungan berhasil:
   • Untuk menemukan daftar semua perintah yang tersedia:
     1. Pilih Menu .
     2. Klik perintah bantuan atau ketik: /workday
   • Beberapa contoh hal yang dapat Anda lakukan:
     • Mengirim, melacak, dan meninjau permintaan cuti.
     • Melihat jumlah cuti Anda.
     • Memeriksa hari libur perusahaan.
     • Menemukan detail kontak.
     • Memulai laporan pengeluaran baru.
     • Memeriksa tugas.
     • Mendapatkan notifikasi saat tugas baru:
       • Ditugaskan ke Anda.
       • Selesai.

Referensi terkait

• Menggunakan aplikasi di Google Chat
• Aplikasi chat yang tersedia dari Google