קבוצות של משתמשים, כמו למשל צוותים שעובדים יחד על פרויקטים, עובדים מאותה מחלקה ותלמידים מאותה כיתה, יכולים לשתף פעולה ולתקשר סביב נושאים משותפים בעזרת 'קבוצות Google'. כשמצרפים למרחב משותף קבוצה, חברי הקבוצה מצורפים אליה אוטומטית ב-Chat.
- כל שינוי ברשימת חברי הקבוצה, כמו הוספה והסרה של אנשים, מסונכרן אוטומטית עם רשימת המשתתפים במרחב המשותף.
- זו אפשרות שקיימת רק בחשבונות Google Workspace.
הגבלות שקשורות לקבוצות
- הוספת קבוצות
- אם אתם לא מצליחים להוסיף קבוצה מסוימת למרחבים משותפים, תצטרכו לפנות למנהל או לבעלים של הקבוצה. יכול להיות גם שהאדמין שלכם מגביל זאת.
- גישה לאנשים מחוץ לארגון
- אם ההגדרה אנשים מחוץ לארגון שלך יוכלו להצטרף פועלת, חברי הקבוצה יוזמנו להצטרף למרחב המשותף.
- אם בקבוצה חברים אנשים לא מהארגון, וההגדרה אנשים מחוץ לארגון שלך יוכלו להצטרף לא פועלת, כל מי שלא מהארגון לא יצורף למרחב המשותף.
- איך עוזבים מרחבים
- כל מי שחבר בקבוצה הוא חלק מהמרחב המשותף. כדי לעזוב אותו, הם יצטרכו לעזוב את הקבוצה ב'קבוצות Google'. רוצים לדעת איך עוזבים קבוצות?
- אי אפשר להסיר מהמרחב המשותף ב-Chat את חברי הקבוצה ישירות. צריך להסיר אותם מהקבוצה או להסיר את הקבוצה כולה מהמרחב.
- משימות
- אי אפשר להקצות משימות למי שלא חבר במרחב המשותף.
- מגבלות על מספר המשתתפים
- אם מספר חברי הקבוצות במרחב המשותף יחרוג ממספר המשתתפים המקסימלי, כל הקבוצות יוסרו מהמרחב המשותף.
איך מצרפים קבוצות למרחבים משותפים
מנהלי המרחב המשותף ומשתמשים עם הרשאה לניהול רשימת המשתתפים יכולים לצרף אליו קבוצות. כשמצרפים קבוצה, סנכרון חברי הקבוצה עם רשימת המשתתפים במרחב המשותף יכול לקחת זמן. אתם עדיין יכולים לפרסם הודעות במרחב המשותף, גם אם חברי הקבוצה עדיין מסתנכרנים עם רשימת המשתתפים במרחב המשותף. חברי הקבוצה שיצטרפו למרחב המשותף יוכלו לראות את ההודעות האלה, והן יסומנו להם כהודעות שלא נקראו.
- נכנסים ל-Google Chat או לחשבון Gmail במחשב.
- לוחצים על מרחבים משותפים מימין
בוחרים מרחב משותף.
- לוחצים למעלה על השם של המרחב המשותף.
- לוחצים על ניהול רשימת המשתתפים.
- לוחצים על הוספה בפינה השמאלית העליונה.
- כותבים את שם הקבוצה שרוצים לצרף.
- לוחצים על הוספה.
בוחרים מרחב משותף.טיפים:
- אם אתם לא מצליחים להוסיף קבוצה מסוימת למרחבים משותפים, תצטרכו לפנות למנהלים או לבעלים של הקבוצה. יכול להיות שהאדמין שלכם הגביל זאת, כך שרק המנהלים והבעלים של הקבוצה יכולים להוסיף אותה.
- אי אפשר למנות את חברי הקבוצה למנהלי המרחב המשותף. מידע על התפקיד של מנהל/ת המרחב המשותף
איך מסירים קבוצות ממרחבים משותפים
חשוב לדעת: אם תסירו קבוצה, לחבריה לא תהיה גישה יותר לקבצים ששותפו במרחב המשותף. עם זאת, אם הקבצים האלה שותפו ישירות ב'קבוצות Google' או עם חברי הקבוצה, תהיה להם גישה אליהם.
מנהלי המרחב המשותף ומשתמשים עם הרשאה לניהול רשימת המשתתפים יכולים להסיר ממנו קבוצות. כשמסירים קבוצה, הסרת חברי הקבוצה מרשימת המשתתפים במרחב המשותף יכולה לקחת זמן. כשחברי הקבוצה יוסרו מהמרחב המשותף, הם לא יוכלו:
- לבצע פעולות במרחב המשותף הזה.
- לראות את היסטוריית ההודעות של המרחב המשותף.
- נכנסים ל-Google Chat או לחשבון Gmail במחשב.
- לוחצים על מרחבים משותפים מימין
- לוחצים למעלה על השם של המרחב המשותף.
- לוחצים על ניהול רשימת המשתתפים.
- לוחצים על סמל האפשרויות הנוספות
ליד שם הקבוצה
טיפ: אם אתם רוצים להסיר חבר קבוצה מסוים מהמרחב המשותף, תצטרכו להסיר אותו מהקבוצה ב'קבוצות Google'. רק בעלי הקבוצה (או חברי קבוצה עם ההרשאות המתאימות) יכולים להסיר ממנה אנשים.
איך רואים אילו קבוצות צורפו למרחב המשותף
- נכנסים ל-Google Chat או לחשבון Gmail במחשב.
- לוחצים על מרחבים משותפים מימין
- לוחצים למעלה על השם של המרחב המשותף.
- לוחצים על ניהול רשימת המשתתפים.
במקרים הבאים, לא תוכלו לראות את שמות חברי הקבוצה שבמרחב המשותף:
- בהגדרות הקבוצה הוגדר שרק הבעלים, המנהלים או חברי הקבוצה יוכלו לראות מי חבר בה.
- אם אתם משתמשים בנייד.
חלק מחברי הקבוצה מופיעים באפור
- סנכרון חברי הקבוצה יכול לקחת זמן.
- במרחבים משותפים שבהם אין גישה לאנשים לא מהארגון, אנשים כאלה שחברים בקבוצה תמיד מופיעים באפור כי הם לא מצורפים למרחב המשותף.
שינויים באופן הסנכרון של חברי הקבוצה ורשימת המשתתפים
החל מ-17 באוקטובר 2023 אפשר לצרף קבוצות ישירות למרחבים משותפים.
- כדי לסנכרן את חברי הקבוצה עם רשימת המשתתפים במרחב המשותף, תצטרכו להוסיף מחדש את הקבוצות שכבר הוזמנו אליו.
- אם אתם רוצים שאנשים יצטרפו בעצמם למרחב המשותף, תצטרכו להגדיר שהמרחב המשותף יהיה גלוי ולשתף קישור אליו. מידע נוסף על רמות הגישה השונות למרחבים משותפים
חשוב לדעת: קבוצות שהוזמנו למרחב המשותף לפני 17 באוקטובר 2023 יופיעו בחלק 'הוזמנו' ברשימת המשתתפים. חברי הקבוצות האלה לא צורפו אוטומטית ויצטרכו להצטרף למרחב המשותף בעצמם.
איך מורידים את הנתונים שלכם באמצעות Google Takeout
אתם יכולים להשתמש ב-Google Takeout כדי להוריד את ההודעות ששלחו המשתתפים במרחב המשותף, כחלק מהנתונים מ-Google Chat. אתם יכולים להשתמש ב-Google Takeout גם כדי להוריד את ההודעות ששלחו חברי הקבוצה, כחלק מהנתונים מ'קבוצות Google'. רוצים לדעת איך מורידים את הנתונים שלכם?