חשוב לדעת: אתם יכולים ליצור מרחב משותף עם רמות גישה שונות רק אם אתם משתמשים ב-Chat באמצעות חשבון בית ספרי או חשבון לצורכי עבודה.
כדי להקל על הארגון שלכם לעסוק בנושאים שחשובים לו ולשפר את המוּדעוּת ואת יכולת השיתוף, אתם יכולים ליצור מרחבים משותפים ייעודיים. יש שני סוגים של מרחבים משותפים: מוגבל וגלוי.
- במרחב משותף מוגבל, רק משתתף קיים במרחב יכול להזמין או להוסיף משתמש או קבוצה בארגון.
- בנוסף לדרכים המפורטות למעלה, משתמש יכול להצטרף למרחב משותף שגלוי לכולם באמצעות קישור משותף.
לפני שיוצרים מרחב משותף שגלוי לכולם
חשוב לדעת: משתמשים שיש להם את ההרשאות המתאימות יכולים לחפש מרחבים משותפים שגלויים לכולם ולהצטרף אליהם.
אם אתם רוצים ליצור מרחב משותף שגלוי לכולם, מומלץ לבצע את הפעולות הבאות:
- חישבו כמה אנשים ייכללו במרחב המשותף.
- בוחרים רמת גישה שמתאימה למרחב המשותף. אפשר להגדיר את המרחב כסגור ('עם הגבלת גישה') לצוותים, לפרויקטים ולקבוצות, או פתוח לכל הארגון ('גלוי לכולם') כדי לנהל בו דיונים ועבודה משותפת בנושאים מסוימים.
- מוסיפים תיאור ברור של הייעוד של המרחב המשותף.
- מנהלי המרחב המשותף יכולים לערוך את השם והתיאור של המרחב המשותף, ולהוסיף אליו או להסיר ממנו משתמשים.
מידע נוסף על מנהלים של מרחבים משותפים
יצירת מרחב משותף שגלוי לכולם
אם אתם משתמשים בחשבון Google במקום העבודה או במוסד הלימודים, תוכלו להגדיר למי תהיה גישה למרחב משותף בזמן שתיצרו אותו.
טיפים:
- לפני שיוצרים מרחב משותף חדש שגלוי לכולם, חשוב לוודא שמישהו לא יצר כבר מרחב משותף קשור שאפשר להצטרף אליו.
- אם המרחב המשותף הוא עם הגבלת גישה, המנהל שלו יכול להפוך אותו לגלוי לכולם ולהפך, דרך תפריט ההגדרות של המרחב המשותף. מידע נוסף על התפקיד 'מנהל המרחב המשותף'
יכולת השימוש בפיצ'ר
באילו מהדורות אפשר ליצור מרחבים משותפים שגלויים לכולם?משתמשי המהדורות הבאות של Google Workspace יכולים ליצור מרחבים משותפים שגלויים לכולם:
- Frontline
- Business Starter
- Business Standard
- Business Plus
- Enterprise Essentials
- Enterprise Standard
- Enterprise Plus
- Education Fundamentals
- Education Standard
- Education Plus
- Teaching and Learning Upgrade
- Nonprofits
- G Suite Basic
- G Suite Business
- Essentials (חשבונות מאומתים באמצעות דומיין)
- פותחים את חשבון Gmail.
- בצד ימין, לוחצים על 'מרחבים'
'מרחב משותף חדש'.
- לוחצים על יצירת מרחב משותף.
- מזינים שם למרחב המשותף.
- אופציונלי: אפשר גם להוסיף תיאור ודמות של מרחב משותף. כדי להוסיף דמות למרחב משותף, לוחצים על סמל בחירת האמוג'י
בוחרים אמוג'י. אם לא תבחרו אמוג'י, המערכת תשתמש בדמות ברירת מחדל בצורת אות.
- אופציונלי: אפשר גם להוסיף תיאור ודמות של מרחב משותף. כדי להוסיף דמות למרחב משותף, לוחצים על סמל בחירת האמוג'י
- מזינים את השם או כתובת האימייל של האנשים שרוצים להוסיף או את קבוצות Google שרוצים להזמין, או בוחרים מתוך רשימת אנשי הקשר המוצעים.
- הערה: אפשר להוסיף בוטים למרחב משותף אחרי שיוצרים אותו. רוצים לדעת איך מצרפים בוטים למרחבים משותפים?
- כדי לבחור את משתמשי היעד בארגון, מגדירים אם המרחב המשותף 'מוגבל' או פתוח 'לכל הארגון'. אם יש לכם חשבון Google דרך מקום העבודה או מוסד הלימודים, יכול להיות שיוצגו לכם אפשרויות נוספות של משתמשי יעד שנוצרו על ידי האדמין. אם יש לכם שאלות לגבי האפשרויות הזמינות בנושא משתמשי היעד, פנו אל האדמין.
- מוגבל – רק משתמשים שייתווספו ויוזמנו ישירות יקבלו גישה למרחב המשותף. כדי להגדיר את המרחב המשותף כגלוי, בוחרים באפשרות 'כל הארגון'.
- כל הארגון – לכל חברי הארגון יש גישה למרחב המשותף והם יכולים להצטרף אליו אם יש להם את הקישור למרחב המשותף.
- טיפ: אם תבחרו באפשרות 'כל הארגון', לא תוכלו לאפשר לאנשים מחוץ לארגון להצטרף למרחב המשותף.
- לוחצים על יצירה.
טיפ: אם האדמין שלכם מחק את משתמשי היעד שבחרתם למרחב המשותף, האפשרות ' קהל שנמחק' תוצג בהיסטוריה של המרחב המשותף כמו בדוגמה שבהמשך, והגישה למרחב המשותף תוגדר לפי ברירת המחדל 'מוגבל'.
מנהלי המרחב המשותף עדיין יכולים להוסיף משתמשים או להזמין אותם להצטרף למרחב המשותף.
רוצים לדעת איך מצרפים ומסירים אנשים ובוטים במרחבים משותפים או בשיחות קבוצתיות?
איך מצרפים משתתפים חדשים למרחב משותף שגלוי לכולם
יש שתי דרכים שבהן ניתן להוסיף למרחב משותף חברים חדשים:
- העתקת קישור למרחב המשותף ושיתוף עם אחרים.
- הוספה או הזמנה של משתתפים באופן ישיר.
- פותחים את חשבון Gmail.
- בוחרים מימין את המרחב המשותף.
- למעלה, לוחצים על השם של המרחב המשותף
- משתפים את הקישור עם כל מי שרוצים להזמין למרחב או להפנות אותו אליו.
- פותחים את חשבון Gmail.
- בוחרים מימין את המרחב המשותף.
- לוחצים על השם של המרחב המשותף למעלה
- לוחצים עלהוספה.
- מזינים את השם, כתובת האימייל או הקבוצה בקבוצות Google, או בוחרים מבין ההצעות את אנשי הקשר שרוצים להזמין.
- לוחצים עלהוספה.