ज़रूरी जानकारी: अलग-अलग ऐक्सेस लेवल वाले स्पेस बनाने के लिए, ज़रूरी है कि Chat का इस्तेमाल ऑफ़िस या स्कूल वाले खाते से किया जा रहा हो.
संगठन के सदस्यों की ज़रूरतों के हिसाब से अलग-अलग तरह के स्पेस बनाए जा सकते हैं. इससे सदस्यों को उनकी पसंद के विषयों पर चर्चा करने, उन्हें बेहतर ढंग से समझने, और एक-दूसरे से जानकारी शेयर करने में आसानी होती है. स्पेस दो तरह के होते हैं: ऐसे स्पेस जिनका ऐक्सेस संगठन के सिर्फ़ कुछ सदस्यों के पास होता है और ऐसे स्पेस जिनका ऐक्सेस संगठन के सभी सदस्यों के पास होता है.
- जिस स्पेस का ऐक्सेस संगठन के कुछ सदस्यों के पास होता है उस स्पेस का मौजूदा सदस्य ही, किसी व्यक्ति या संगठन के ग्रुप को स्पेस में शामिल होने का न्योता भेज सकता है या उसमें नए सदस्य जोड़ सकता है.
- ऊपर दिए गए तरीकों के अलावा, शेयर किए गए लिंक का इस्तेमाल करके भी कोई व्यक्ति, उस स्पेस में शामिल हो सकता है जिसका ऐक्सेस संगठन के सभी सदस्यों के पास होता है.
सभी सदस्यों के लिए स्पेस बनाने से जुड़ी खास जानकारी
अहम जानकारी: जिन लोगों के पास ज़रूरी अनुमतियां होती हैं वे ऐसे स्पेस को खोजकर उसमें जुड़ सकते हैं जिसमें संगठन के सभी सदस्य शामिल हो सकते हैं.
हमारा सुझाव है कि सभी सदस्यों के लिए स्पेस बनाने से पहले, नीचे दी गई बातों का खास ध्यान रखें:
- तय करें कि आपको अपने स्पेस में कितने लोगों को शामिल करना है.
- ज़रूरत के हिसाब से स्पेस के लिए कोई ऐक्सेस लेवल चुनें. अगर आपको सिर्फ़ अपनी टीम, प्रोजेक्ट से जुड़े लोगों या ग्रुप के लिए स्पेस बनाना है, तो स्पेस का ऐक्सेस संगठन के कुछ सदस्यों को ही दें. अगर विषय के हिसाब से चर्चा करनी है या साथ मिलकर काम करना है, तो स्पेस का ऐक्सेस संगठन के सभी सदस्यों को दें.
- स्पेस के ब्यौरे में उससे जुड़ी पूरी जानकारी दें.
- स्पेस के मैनेजर, स्पेस के नाम और उसके ब्यौरे में बदलाव कर सकते हैं. साथ ही, उसमें सदस्यों को जोड़ या हटा भी सकते हैं.
स्पेस मैनेजर के बारे में ज़्यादा जानें.
संगठन के सभी सदस्यों के लिए स्पेस बनाना
अगर ऑफ़िस या स्कूल वाले Google खाते का इस्तेमाल किया जा रहा है, तो स्पेस बनाते समय यह तय किया जा सकता है कि इसका ऐक्सेस किसे देना है.
अहम जानकारी:
- संगठन के सभी सदस्यों के लिए कोई नया स्पेस बनाने से पहले, यह पक्का करें कि किसी दूसरे व्यक्ति ने ऐसा कोई स्पेस पहले न बनाया हो जिसमें आपको शामिल होने की अनुमति है.
- स्पेस मैनेजर, स्पेस के सेटिंग मेन्यू में जाकर, उस स्पेस का ऐक्सेस संगठन के सभी सदस्यों को दे सकता है जिसका ऐक्सेस सिर्फ़ कुछ सदस्यों के पास होता है. इसी तरह, जिस स्पेस का ऐक्सेस संगठन के सभी सदस्यों के पास होता है उसका ऐक्सेस वह कुछ ही सदस्यों को दे सकता है. स्पेस मैनेजर की भूमिका के बारे में ज़्यादा जानें.
ज़रूरी शर्तें
ऐसे स्पेस का इस्तेमाल करने से जुड़ी ज़रूरी शर्तें जिसमें संगठन के सभी सदस्य शामिल हो सकते हैंGoogle Workspace के इन वर्शन में, ऐसे स्पेस उपलब्ध हैं जिनमें संगठन के सभी सदस्य शामिल हो सकते हैं:
- Frontline
- Business Starter
- Business Standard
- Business Plus
- Enterprise Essentials
- Enterprise Standard
- Enterprise Plus
- Education Fundamentals
- Education Standard
- Education Plus
- Teaching and Learning Upgrade
- Nonprofits
- G Suite Basic
- G Suite Business
- Essentials (डोमेन से पुष्टि की गई है)
- अपना Gmail खाता खोलें.
- बाईं ओर, स्पेसेज़
नया स्पेस पर क्लिक करें.
- स्पेस बनाएं पर क्लिक करें.
- स्पेस का कोई नाम डालें.
- ज़रूरी नहीं: स्पेस का अवतार और ब्यौरा भी जोड़ा जा सकता है. स्पेस का अवतार जोड़ने के लिए, इमोजी चुनें
कोई इमोजी चुनें. अगर आपने कोई इमोजी नहीं चुना है, तो डिफ़ॉल्ट के तौर पर आपके नाम के शुरुआती अक्षर वाला अवतार इस्तेमाल किया जाएगा.
- ज़रूरी नहीं: स्पेस का अवतार और ब्यौरा भी जोड़ा जा सकता है. स्पेस का अवतार जोड़ने के लिए, इमोजी चुनें
- जिन लोगों को स्पेस में जोड़ना है उनके नाम या ईमेल पते डालें. जिन Google Groups को न्योता देना है उनके नाम डालें या सुझाए गए संपर्कों को चुनें.
- ध्यान दें: स्पेस बनाने के बाद ही, उसमें बॉट जोड़े जा सकते हैं. किसी मौजूदा स्पेस में बॉट जोड़ने के बारे में ज़्यादा जानें.
- तय करें कि आपके संगठन के किन सदस्यों के पास इस स्पेस का ऐक्सेस रहेगा. इसके लिए, "संगठन के सिर्फ़ कुछ सदस्य" या "संगठन के सभी सदस्य" में से कोई विकल्प चुनें. ऑफ़िस या स्कूल वाला Google खाता इस्तेमाल करने पर, आपको ऐसे अन्य विकल्प भी दिख सकते हैं जो आपके एडमिन ने बनाए हैं. अगर आपको, सदस्य चुनने के लिए मौजूद विकल्पों के बारे में कुछ जानना है, तो अपने एडमिन से संपर्क करें.
- संगठन के सिर्फ़ कुछ सदस्य—यह ऐक्सेस लेवल सेट करने पर, सीधे तौर पर जोड़े गए और न्योता पाने वाले उपयोगकर्ता ही स्पेस को ऐक्सेस कर सकते हैं. अगर संगठन के सभी सदस्यों को स्पेस का ऐक्सेस देना है, तो "संगठन के सभी सदस्य" विकल्प चुनें.
- संगठन के सभी सदस्यों को—यह ऐक्सेस लेवल सेट करने पर, आपके संगठन के सभी सदस्य लिंक का इस्तेमाल करके स्पेस में शामिल हो सकते हैं. साथ ही, उसे ऐक्सेस भी कर सकते हैं.
- ध्यान दें: अगर आपने “संगठन के सभी सदस्यों को" वाला ऐक्सेस लेवल सेट किया है, तो संगठन से बाहर के लोगों को स्पेस में शामिल नहीं किया जा सकेगा.
- बनाएं पर क्लिक करें.
अहम जानकारी: अगर आपका एडमिन, स्पेस के लिए चुनी गई टारगेट ऑडियंस की जानकारी मिटा देता है, तो स्पेस के इतिहास सेक्शन में उनके नाम के आगे, " मिटाई गई ऑडियंस" दिखेगा, जिसका उदाहरण नीचे दिया गया है. साथ ही, स्पेस के ऐक्सेस को डिफ़ॉल्ट तौर पर 'संगठन सिर्फ़ कुछ सदस्य' के तौर पर सेट किया जाएगा.
स्पेस मैनेजर, अब भी स्पेस में उपयोगकर्ताओं को जोड़ सकते हैं या उसमें शामिल होने का न्योता दे सकते हैं. ऐसा करने से उपयोगकर्ता स्पेस को ऐक्सेस कर पाएंगे.
किसी स्पेस या ग्रुप बातचीत में लोगों और बॉट को जोड़ने या हटाने का तरीका जानें.
सभी सदस्यों के लिए बनाए गए स्पेस में नए सदस्य जोड़ना
स्पेस में नए सदस्य जोड़ने के लिए, दो विकल्प उपलब्ध हैं:
- स्पेस का लिंक कॉपी करके, उसे अन्य लोगों के साथ शेयर करें.
- स्पेस में लोगों को सीधे जोड़ें या उसमें शामिल होने का न्योता दें.
- अपना Gmail खाता खोलें.
- बाईं ओर, कोई स्पेस चुनें.
- सबसे ऊपर, स्पेस का नाम
- जिन लोगों को इस स्पेस में शामिल होने का न्योता देना है उनके साथ वह लिंक शेयर करें.
- अपना Gmail खाता खोलें.
- बाईं ओर, कोई स्पेस चुनें.
- सबसे ऊपर, स्पेस के नाम
- जोड़ें पर क्लिक करें.
- न्योता देने के लिए, नाम, ईमेल पता या किसी ग्रुप का Google Groups में मौजूद नाम डालें. आपके पास, सुझाए गए संपर्कों में से चुनने का विकल्प भी उपलब्ध है.
- जोड़ें पर क्लिक करें.