Planning では、あらかじめ作成したテンプレートを使用して、広告掲載オーダーと変更オーダーを作成できます。オーダーを作成したら、契約内容を記録して実行できるようにするための契約ドキュメントを生成します。
また、アカウント内で作成するすべてのオーダーで利用できるように、次の情報を作成して保存しておくこともできます。
- 契約条件
- サイト運営者の連絡先情報
この手順について、以下で説明します。
オーダー テンプレートを作成する多くの契約は、同じ連絡先と利用規約のもとで実行されます。そのため、最初にオーダー テンプレートを作成することをおすすめします。
オーダー テンプレートを作成する方法は次のとおりです。
- 左にある [オーダー] アイコンをクリックします。
- [新規] をクリックします。
- オーダーの名前を入力します（「テンプレート」という語を含めることをおすすめします）。
- （省略可）このテンプレートを使用してオーダーをリンクすることのできる、アカウントまたはサイト ディレクトリのサイトを選択します。
- （省略可）プルダウン リストから承認者を選択します。
- オーダーの契約条件を入力します。この内容は、オーダーから作成される契約ドキュメントにそのまま追加されます。契約条件を別途作成しておき、オーダーに追加することもできます。下記の「再利用可能な契約条件を作成する」をご覧ください。
- （省略可）その他のコメントを入力します。この内容は、オーダーから作成される契約ドキュメントにそのまま追加されます。
- （省略可）購入者メモを入力します。これは代理店のみが閲覧できる非公開のメモで、どのドキュメントにも表示されることはありません。
- 代理店に関する情報（組織名とその他の情報）を入力します。
- （省略可）請求書番号を入力します。
- 代理店の連絡先と請求先に関する情報を入力します。
- サイト運営者に関する情報（組織名とその他の情報）を入力します。
- （省略可）オーダー番号を入力します。
- サイト運営者の連絡先情報を入力します。
- [保存] をクリックしてテンプレートを保存します。
アカウント内に作成する任意のオーダーで使用できる契約条件を作成する手順は次のとおりです。
- 契約条件を使用できるようにするアカウントまたはサブアカウント内の Planning ページの上部にある歯車アイコンをクリックします。次に、[契約条件] をクリックします。
- 表示される [契約条件] ビューページで [新規] をクリックします。
➢ [新規] ボタンが表示されない場合は、契約条件を代理店のコレクションに追加したり、編集したりする権限がありません。下記の「再利用可能な契約条件を追加する権限を取得する」をご覧になり、権限を取得してからこの手順に戻ってください。
- この一連の契約条件の名前を入力します。
- [内容] ボックスに契約条件を入力します。50,000 文字まで入力できます。
- [保存] をクリックします。新しい契約条件が [契約条件] ビューに表示されます。ここから契約条件を編集することもできます。
- Planning の元のページに戻るには、ブラウザの [戻る] ボタンをクリックするか、ページの上部で [Planning] をクリックして [プロジェクト] ビューに戻ります。
再利用可能な契約条件を追加する権限を取得する
再利用可能な契約条件を作成するには、キャンペーン マネージャー 360 入稿システムから権限を取得する必要があります。ご利用のキャンペーン マネージャー 360 アカウントで、必要な権限をご自身に付与できない場合は、管理者に権限の付与をご依頼ください。権限を付与するユーザーの手順は次のとおりです。
- 入稿システムに移動し、ページの上部にある [管理] をクリックします。
- アクセス権を付与する相手に応じて、[サブアカウント] または [ユーザー役割] を選択します。
- 権限リストを [Planning] まで下にスクロールします。
- [契約条件: フルアクセス] を選択します。
- ページの上部で [保存] をクリックします。対象のサブアカウントまたはユーザーは、これで契約条件の作成と編集ができるようになり、その契約条件をすべてのオーダーで再利用できます。その他のユーザーは、契約条件を読み取ることはできますが、契約条件の編集や、新規作成はできません。
一連の契約条件を作成すると、その契約条件は、新しいオーダーの作成時や、既存のオーダーの編集時に使用できるようになります。
- オーダー ウィンドウの [契約条件] で [カスタム] プルダウンをクリックします。
- 作成した契約条件のいずれかを選択します。[カスタム] チェックボックスをオンにしたまま、契約条件のカスタムセットの名前を入力し、[コンテンツ] ボックスに契約条件を入力することもできます。
- その他の項目を入力し、[保存] をクリックします。
アカウント内に作成するどのオーダーでも使用できるサイト運営者の連絡先情報を保存する手順は次のとおりです。
- [入稿] > [管理] に移動します。
- [サイト] をクリックします。
- リスト内のサイトをクリックします。
- [サイト連絡先] をクリックします。
- [新しい連絡先] をクリックします。
- 連絡先の情報を入力します。氏名とメールアドレスは必須です。電話番号、役職、住所は省略可能です。
- 連絡先の追加を続けます。完了したら、[保存] をクリックします。
Planning でオーダーを作成または変更するときに、[販売者情報] の連絡先情報にプルダウンが表示され、以前に保存した連絡先を選択できるようになります。このプルダウンには、オーダーに関連付けたサイトや、オーダー内のプレースメントに関連付けたサイトの連絡先が表示されます。また、カスタムの連絡先情報を入力することもできます。
注: この機能を使用するには、キャンペーン マネージャー 360 入稿システムで「サイト: フルアクセス」権限が付与されている必要があります。ご利用のキャンペーン マネージャー 360 アカウントにこの権限がない場合は、管理者にこの情報を作成する権限を付与してもらうことができます。または、管理者に上記の手順を行ってもらうこともできます。
テンプレートから広告掲載オーダーを作成する
作成したテンプレートからオーダーを作成する方法は次のとおりです。
- オーダーの概要ページにアクセスします。
- オーダー テンプレート名の横にあるチェックボックスをオンにします。
- テンプレートのコピーを 1 つ作成する場合は、上部にある [コピー] をクリックします。コピーを複数作成する場合は、[コピー] の横にある下向き矢印をクリックします。
- 名前をクリックすると、コピーが開きます。
- 名前を適切な名前に変更します。
- 必要に応じて、テンプレートの情報を変更します。
- [オーダーのドキュメント] の下で、[新規] をクリックします。
- 必要に応じて [タイトル] と [発効日] を変更し、[作成] をクリックします。
- [保存] をクリックします。これで、オーダーの概要ページに新しい広告掲載オーダーが表示されます。
広告申込情報をオーダーに追加する
作成したオーダーは、広告枠に含まれるすべての広告申込情報に利用可能になります。広告申込情報をオーダーに追加する方法は次のとおりです。
- RFP 以外のページで、広告申込情報を選択し、右の [オーダー] 列を表示します。この列の下向き矢印をクリックして利用可能なオーダーのリストを表示し、広告申込情報を追加するオーダーの名前をクリックします。これはプレースメントやプレースメント グループに加えて、クレジットにも適用されます。
サイトごとに一括でオーダーを作成する
「プランにプレースメントがすべて揃っていて、あとはオーダーに割り当てるだけです。まだない場合はオーダーを作成してください」と依頼したことはあるでしょうか。Planning では、サイトごとに 1 つのオーダーを自動的に作成して、作成したオーダーにプレースメントを自動的に割り当てることができます。手順は次のとおりです。
- Planning でプレースメントを作成します。
- 購入するプレースメントに [プランに追加済み] のマークを付けます。
- [プラン] ビューに移動し、[すべてオーダーに割り当てる] ボタンをクリックします。ポップアップに、プラン内のすべてのプレースメントを含めるように作成されるオーダーの名前が表示されます。[割り当て] をクリックします。
次のいずれかの状況になります。
- 特定のサイトの既存のオーダーが 1 つある場合、そのサイトに関連付けられているプレースメントがそのオーダーに割り当てられます。
- 特定のサイトの既存のオーダーが複数ある場合、割り当てるオーダーを選択できます。
- 特定のサイトの既存のオーダーがない場合、このワークフローでそのサイトのオーダーが自動的に作成されます。
いずれの場合も、オーダーに割り当てられるのは、プラン内でオーダーに割り当てられていないプレースメントです。ボタンをクリックする前に既にオーダーに割り当てられているプレースメントは無視されます（Planning が既存のオーダーの割り当てを上書きすることはありません）。
変更オーダーを作成する
変更オーダーを作成する方法は次のとおりです。
- オーダーの概要ページで、オーダーの名前をクリックします。
- [オーダーのドキュメント] の下で、変更するオーダーの名前の横にあるチェックボックスをオンにします。
- [修正...] をクリックします。
- 必要に応じて既定の名前（「変更オーダー」）と発効日を編集し、[修正] をクリックします。
- 変更対象の広告掲載オーダーの下に、「<広告掲載オーダー名> を修正」というメモの付いた新しい変更オーダーが表示されます。[保存] をクリックします。
変更オーダーは、プランのスナップショットであり、その内容は広告掲載オーダーのスナップショットに含まれるすべての情報（購入者と販売者に関する情報、利用規約など）と整合性のとれたものです。
オーダーをサイト運営者にメールで送信する
サイト運営者にオーダーを直接送信する方法は次のとおりです。
- サイドペインに表示されるオーダー名をクリックします。
- [オーダーのドキュメント] までペインを下にスクロールします。
- サイト運営者に送信するオーダーの欄で、ダウンロード アイコンの横にある封筒のアイコンをクリックします。
- クリックすると、メールにオーダーまたはキャンセル オーダーのどちらを添付するかを選択できます。いずれかを選択してください。
- ポップアップが表示されます。すでに入力されている項目や、チェックボックスがオンになっている項目もあります。ほとんどの項目を必要に応じて編集できます。
- 宛先: サイト運営者のメールアドレスを 1 つ以上入力します。
- 返信先: アカウントのログインに関連付けたメールアドレスがここに事前に入力されています。必要に応じて、アドレスを追加するか、別のアドレスに変更します。
- Cc: [自分宛] のチェックボックスがデフォルトでオンになっています。オンのままにして、メールのコピーを受け取ることをおすすめします。別のユーザーを追加してコピーを送ることもできます。
- 件名: オーダー名が事前に入力されています。必要に応じて、変更できます。
- メッセージ: 必要に応じて、サイト運営者宛てにメッセージを書くことができます。
- 添付ファイル: オーダー名とオーダーのドキュメントのタイムスタンプが表示されます。この情報は編集できません。
- メールを送信するには [送信] をクリックし、送信を取り消すには [キャンセル] をクリックします。
送信したメールの詳細が、オーダーの変更ログに記録されます。
注: 現在のところ、サイト運営者が Planning で署名付きオーダーを返信したり、メールへの返信でサイト運営者から送られた署名付きコピーを Planning にアップロードしたりすることはできません。
オーダーをキャンセルする
オーダーをキャンセルする方法は次のとおりです。
- オーダーの概要ページで、オーダー名をクリックします。
- オーダーの詳細情報ボックスで、[オーダーのドキュメント] を表示します。
- キャンセルするオーダーの名前の横にある下線付きの下向き矢印をクリックします。
- [キャンセル オーダー] をクリックします。これで PDF がダウンロードされます。ダウンロードされた PDF は、次の 2 つのいずれかの方法でサイト運営者と共有できます。
- メールで送信する。
- 交渉チャネルの共有ドキュメント ライブラリにアップロードする。
ドキュメントのステータスを記録する
ドキュメントを署名済みまたはキャンセル済みとして表示するには、ドキュメントの詳細情報ウィンドウで該当のボタンをクリックして [保存] をクリックします。この情報は代理店のみが閲覧可能であり、サイト運営者は閲覧できません。
ドキュメントをダウンロードする
オーダーのドキュメント（上記のキャンセル オーダーを含む）をダウンロードする方法は次のとおりです。
- オーダーの概要ページで、オーダー名をクリックします。
- オーダーの詳細情報ボックスで、[オーダーのドキュメント] を表示します。
- ダウンロードするオーダーの名前の横にある下線付きの下向き矢印をクリックします。
- [オーダー] または [キャンセル オーダー] をクリックします。これで PDF がダウンロードされます。ダウンロードされた PDF は、次の 2 つのいずれかの方法でサイト運営者と共有できます。
- メールで送信する。
- 交渉チャネルの共有ドキュメント ライブラリにアップロードする。
