Con Pianificazione puoi creare ordini di inserzione o di modifica dai modelli che hai creato. Puoi anche generare documenti contrattuali per siglare un accordo che ne permetta l'esecuzione.
Puoi anche generare e archiviare informazioni che siano disponibili per ogni ordine creato nel tuo account.
- Termini e condizioni
- Informazioni di contatto dei publisher
Queste procedure sono descritte di seguito.
Creare un modello di ordineÈ noto che molti contratti vengono eseguiti in base agli stessi contatti e termini, pertanto è consigliato iniziare creando modelli di ordini.
Per creare un modello di ordine, procedi nel seguente modo:
- A sinistra, fai clic sull'icona Ordini.
- Fai clic su Nuovo.
- Inserisci un nome per l'ordine. È consigliato l'inserimento del termine "modello" nel nome.
- (Facoltativo) Seleziona un sito dal tuo account o da Site Directory a cui collegare gli ordini tramite questo modello.
- (Facoltativo) Seleziona dall'elenco a discesa uno o più utenti incaricati dell'approvazione.
- Inserisci i termini e condizioni dell'ordine che verranno aggiunti testualmente al documento contrattuale generato dall'ordine. È inoltre possibile creare termini e condizioni a parte che puoi aggiungere individualmente a qualsiasi ordine. Vedi "Creazione di termini e condizioni riutilizzabili", di seguito.
- (Facoltativo) Inserisci commenti aggiuntivi che verranno aggiunti testualmente al documento contrattuale generato dall'ordine.
- (Facoltativo) Inserisci note sull'acquirente. Si tratta di annotazioni private visibili alla sola agenzia e che non verranno mai riprodotte su alcun documento.
- Successivamente, inserisci le informazioni sulla tua agenzia, a partire dal suo nome.
- (Facoltativo) Inserisci un numero di fattura.
- Inserisci le informazioni di contatto e fatturazione della tua agenzia.
- Poi, inserisci le informazioni relative al publisher, a partire dal nome dell'organizzazione.
- (Facoltativo) Inserisci il suo numero d'ordine.
- Inserisci le sue informazioni di contatto.
- Fai clic su Salva per salvare il modello.
Per creare condizioni contrattuali che è possibile utilizzare in qualsiasi ordine creato nel tuo account, procedi nel seguente modo:
- Fai clic sull'icona a forma di ingranaggio nella parte superiore di qualsiasi pagina di Planning nell'account o nell'account secondario in cui desideri rendere disponibili i termini e condizioni. Fai quindi clic su Termini e condizioni.
- Nella pagina Visualizza termini e condizioni che appare, fai clic su Nuovo.
➢ Se non vedi il pulsante Nuovo, significa che non sei autorizzato ad aggiungere e modificare i termini e condizioni per i documenti della tua agenzia. Consulta la seguente sezione, "Come ottenere l'autorizzazione ad aggiungere termini e condizioni riutilizzabili", e torna qui quando disponi delle opportune autorizzazioni.
- Specifica un nome per questo set di termini e condizioni.
- Inserisci i termini e condizioni nella casella Contenuti. Puoi utilizzare fino a 50.000 caratteri.
- Fai clic su Salva. I nuovi termini e condizioni saranno visibili nella pagina Visualizza termini e condizioni. Da qui puoi modificare tutti i termini e condizioni.
- Per tornare al punto in cui ti trovavi in Planning, fai clic sul pulsante Indietro del browser oppure fai clic su Planning nella parte superiore della pagina per tornare alla visualizzazione dei progetti.
Come ottenere l'autorizzazione ad aggiungere termini e condizioni riutilizzabili
Per creare termini e condizioni riutilizzabili, devi disporre dell'autorizzazione per Trafficking di Campaign Manager 360. Se il tuo account Campaign Manager 360 non ti permette di concederti autonomamente l'autorizzazione necessaria, chiedi all'amministratore di concedertela. La procedura necessaria è la seguente.
- Accedi a Trafficking e fai clic su Amministratore nella parte superiore della pagina.
- Seleziona Account secondari o Ruoli utente, a seconda della persona a cui desideri concedere l'accesso.
- Scorri fino alla fine dell'elenco di autorizzazioni per l'intestazione Planning.
- Seleziona "Termini e condizioni: accesso completo".
- Nella parte superiore della pagina, fai clic su Salva. L'account secondario o l'utente sarà ora in grado di creare e modificare termini e condizioni che possono essere riutilizzati in tutti i tuoi ordini. Tutti gli altri potranno leggere i Termini e condizioni, ma non saranno in grado di modificarli o crearne di nuovi.
Dopo aver creato uno o più insiemi di termini e condizioni, essi saranno disponibili quando crei un nuovo ordine o modifichi un ordine esistente:
- Nel riquadro dell'ordine, nella sezione "Termini e condizioni", fai clic sul menu a discesa Personalizzati.
- Seleziona uno dei termini e condizioni che hai creato. Puoi anche lasciare selezionato "Personalizzati", inserire il nome di un insieme personalizzato di termini e condizioni e digitare i termini desiderati nella casella Contenuti.
- Completa gli altri campi e fai clic su Salva.
Per memorizzare informazioni di contatto dei publisher che è possibile utilizzare in qualsiasi ordine creato nel tuo account, procedi come descritto di seguito:
- Seleziona Trafficking > Amministratore.
- Fai clic su Siti.
- Fai clic su un sito nell'elenco.
- Fai clic su Contatti sito.
- Fai clic su Nuovo contatto.
- Inserisci le informazioni del contatto. Nome, cognome e indirizzo email sono obbligatori; telefono, qualifica e indirizzo sono facoltativi.
- Continua ad aggiungere contatti. Al termine, fai clic su Salva.
Da questo momento, quando creerai o modificherai un ordine in Planning, le informazioni di contatto nella sezione "Dettagli del venditore" includeranno un menu a discesa che consente di selezionare i contatti salvati in precedenza. In tale menu verranno mostrati i contatti relativi ai siti associati all'ordine oppure i siti associati ai posizionamenti nell'ordine. Puoi anche inserire dati di contatto personalizzati.
Nota: per poter utilizzare questa funzionalità devi disporre dell'autorizzazione "Siti: accesso completo" in Trafficking di Campaign Manager 360. Se il tuo account Campaign Manager 360 non dispone di questa autorizzazione, l'amministratore potrebbe concederti l'autorizzazione per creare queste informazioni oppure svolgere personalmente la procedura di cui sopra.
Creare un ordine di inserzione da un modello
Per creare un ordine di inserimento da un modello già creato, procedi nel seguente modo:
- Vai alla pagina di riepilogo di Ordini.
- Seleziona la casella di controllo accanto al nome di un modello di ordine.
- Sul margine superiore, fai clic su Copia per creare un'unica copia del modello, altrimenti, se desideri creare più copie, fai clic sulla freccia giù accanto a Copia.
- Fai clic sul nome della copia per aprirla.
- Se opportuno, rinominala.
- Se necessario, modifica le informazioni del modello.
- Nella sezione dei documenti di Ordine, fai clic su Nuovo.
- Se necessario, modifica Titolo e Data di entrata in vigore e fai clic su Crea.
- Fai clic su Salva. Il nuovo ordine di inserimento viene visualizzato nella pagina di riepilogo di Ordini.
Aggiunta di elementi pubblicitari a un ordine
Una volta creato, l'ordine è a disposizione di tutti gli elementi presenti nel tuo spazio pubblicitario. Per aggiungere elementi pubblicitari a un ordine, procedi nel seguente modo:
- Su una pagina qualsiasi, tranne RFP, seleziona un elemento pubblicitario e scorri a destra verso la colonna Ordini. Nella colonna, fai clic sulla freccia giù per visualizzare l'elenco di ordini disponibili e fai clic sul nome dell'ordine cui desideri aggiungere l'elemento. Questo vale non solo per i crediti, ma anche per i posizionamenti e i gruppi di posizionamenti.
Creazione collettiva di ordini in base al sito
Ti è mai capitato di voler assegnare tutti i posizionamenti del piano a ordini che, se non esistono ancora, devi creare? Pianificazione consente di creare automaticamente un ordine per sito e di assegnare automaticamente i posizionamenti agli ordini creati. Segui questi passaggi:
- Crea alcuni posizionamenti in Planning.
- Contrassegna i posizionamenti che desideri acquistare come "nel piano".
- Passa alla vista Piano e fai clic sul pulsante Assegna tutti agli ordini.... Viene mostrata una finestra popup in cui viene indicato il nome dell'ordine che verrà creato per inserirvi tutti i posizionamenti del piano. Fai clic su Assegna.
Avverrà quanto segue:
- Se esiste già un ordine per un sito specifico, i posizionamenti associati al sito verranno assegnati a tale ordine.
- Se esistono già diversi ordini per un sito specifico, l'utente può scegliere a quale ordine associare i posizionamenti.
- Se non esistono ancora ordini per un sito specifico, nel flusso di lavoro viene creato automaticamente un ordine per il sito.
In tutti i casi, i posizionamenti nel piano non assegnati a un ordine verranno assegnati a ordini. Se un posizionamento risulta già assegnato a un ordine prima che tu faccia clic sul pulsante, tale posizionamento viene ignorato. Planning non sovrascrive l'assegnazione agli ordini esistente.
Creazione di un ordine di modifica
Per creare un ordine di modifica, procedi nel seguente modo:
- Nella pagina di riepilogo di Ordine, fai clic sul nome di un ordine.
- Nella sezione Ordine, seleziona la casella di controllo accanto al nome dell'ordine da modificare.
- Fai clic su Modifica…
- Modifica il nome predefinito ("ordine di modifica") e la data di entrata in vigore in base alle necessità, poi fai clic su Modifica.
- Il nuovo ordine di modifica viene visualizzato sotto l'ordine di inserzione modificato, con la nota "Modifica <nome dell'ordine di inserzione>". Fai clic su Salva.
L'ordine di modifica è un'istantanea del tuo piano coerente con tutte le informazioni contenute nell'istantanea dell'ordine di inserzione (informazioni di acquirente e venditore, termini e condizioni e così via).
Invio di un ordine a un publisher tramite email
Per inviare un ordine direttamente a un publisher, procedi nel seguente modo:
- Fai clic sul nome dell'ordine per visualizzare il riquadro laterale.
- Nel riquadro, scorri verso il basso fino alla sezione Documenti di ordine.
- Sotto l'ordine che desideri inviare al publisher, fai clic sull'icona a forma di busta accanto all'icona di download.
- In questo modo, puoi scegliere di inviare un ordine o un ordine di annullamento assieme a un messaggio email. Scegli una risposta.
- Campo A. Inserisci gli indirizzi email di uno o più publisher.
- Campo Rispondi a. È già completato con l'indirizzo email associato al tuo account di accesso. Puoi aggiungere altri indirizzi e/o sostituirlo con un indirizzo diverso di tua scelta.
- Campo Cc. Il tuo indirizzo email è specificato in questo campo per impostazione predefinita. Consigliamo di lasciarlo selezionato in modo da avere una copia del messaggio. Puoi aggiungere l'indirizzo di altri utenti interessati a ricevere una copia.
- Campo Oggetto. È già completato con il nome dell'ordine. Puoi eventualmente modificarlo.
- Campo Messaggio. Puoi eventualmente scrivere un messaggio personalizzato per il publisher.
- Campo Allegato. Si tratta del nome dell'ordine più il timestamp del documento di ordine. Non è possibile modificare queste informazioni.
I dettagli dei messaggi inviati vengono registrati nel log delle modifiche relativo all'ordine.
Nota. Al momento i publisher non possono restituire gli ordini firmati da Planning e le copie firmate che ti inviano in risposta ai tuoi messaggi email non possono essere caricate in Planning.
Annullamento di un ordine
Per annullare un ordine, procedi nel seguente modo:
- Nella pagina Ordini, fai clic sul nome dell'ordine.
- Nella finestra dei dettagli, scorri in basso verso la sezione dei documenti di Ordine.
- Fai clic sulla freccia giù sottolineata accanto al nome dell'ordine da annullare.
- Fai clic su Ordine di cancellazione. Questa operazione avvia il download di un file PDF che puoi condividere con il publisher nei seguenti due modi:
- Via email.
- Caricandolo nella libreria documenti condivisa del canale di negoziazione.
Registrare lo stato di un documento
Puoi contrassegnare un documento come firmato o cancellato facendo clic sul pulsante appropriato nel riquadro dei dettagli del documento e poi su Salva. Queste informazioni saranno visibili alla sola agenzia, non ai publisher.
Download di un documento
Per scaricare il documento di un ordine (inclusi gli ordini di annullamento, come illustrato precedentemente), procedi nel seguente modo:
- Nella pagina di riepilogo di Ordini, fai clic sul nome dell'ordine.
- Nella finestra dei dettagli, scorri in basso verso la sezione dei documenti di Ordine.
- Fai clic sulla freccia giù sottolineata accanto al nome dell'ordine da scaricare.
- Fai clic su Ordine o su Ordine di cancellazione. Questa operazione avvia il download di un file PDF che puoi condividere con il publisher nei seguenti due modi:
- Via email.
- Caricandolo nella libreria documenti condivisa del canale di negoziazione.
