Vytváření objednávek a změn objednávek

Nástroj Planning umožňuje vytvářet objednávky a změny objednávek ze šablon, které jste si připravili. Následně můžete vygenerovat smluvní dokumenty, čímž zaznamenáte dohodu a povolíte realizaci.

Kromě toho můžete vytvářet a ukládat informace, které budou k dispozici v každé objednávce, kterou ve svém účtu vytvoříte:

• Smluvní podmínky
• Kontaktní údaje majitele stránek

Tyto postupy jsou popsány níže.

Vytvoření šablony objednávky

Protože se mnoho smluv realizuje se stejnými kontakty a podmínkami, doporučujeme vám začít vytvořením šablon objednávek.

Chcete-li vytvořit šablonu objednávky, postupujte následovně:

1. Vlevo klikněte na ikonu Objednávky.
2. Klikněte na Nová.
3. Zadejte název objednávky. (Doporučujeme použít v názvu slovo „šablona“.)
4. Volitelně vyberte web ve svém účtu nebo v adresáři webů, se kterým pomocí této služby můžete propojovat objednávky.
5. Volitelně v rozbalovacím seznamu vyberte jednu nebo více osob, které objednávku musejí schválit.
6. Zadejte smluvní podmínky objednávky. Ty budou v doslovném znění přidány k dokumentu smlouvy, který bude z objednávky vytvořen. Můžete také samostatně vytvořit smluvní podmínky, které bude možné přidat k libovolné objednávce. Viz sekce Vytvoření smluvních podmínek pro opakované použití níže.
7. Volitelně můžete přidat další komentáře. Ty budou v doslovném znění přidány k dokumentu smlouvy, který bude z objednávky vytvořen.
8. Volitelně můžete přidat poznámky kupujícího. Jedná se o soukromé poznámky, které jsou viditelné pouze vaší agentuře a nikdy nebudou uvedeny v žádném dokumentu.
9. Následně zadejte informace o své agentuře. Začněte názvem své organizace.
10. Volitelně můžete přidat číslo faktury.
11. Zadejte informace o kontaktech a fakturačních kontaktech ve vaší agentuře.
12. Následně zadejte informace o majiteli stránek. Začněte názvem organizace.
13. Volitelně můžete přidat jeho číslo objednávky.
14. Zadejte jeho kontaktní údaje.
15. Kliknutím na tlačítko Uložit šablonu uložte.

Část Dokumenty objednávky se při vytváření šablony objednávky nepoužívá, protože slouží k vytvoření objednávky nebo změny objednávky.

Vytvoření smluvních podmínek pro opakované použití

Chcete-li vytvořit smluvní podmínky, které bude možné použít v libovolné objednávce, kterou ve svém účtu vytvoříte, postupujte následovně:

1. Klikněte na ikonu ozubeného kola v horní části libovolné stránky nástroje Planning v účtu nebo podúčtu, ve kterém mají být smluvní podmínky k dispozici. Následně klikněte na Smluvní podmínky.
2. Na stránce Zobrazit smluvní podmínky, která se zobrazí, klikněte na Nové.

   ➢ Pokud tlačítko Nové nevidíte, nemáte oprávnění přidávat a upravovat smluvní podmínky ve sbírce agentury. Přečtěte si níže sekci Získání oprávnění k přidání opakovaně použitelných smluvních podmínek a vraťte se sem, až oprávnění budete mít.

3. Zadejte název těchto smluvních podmínek.
4. Do pole Obsah zadejte text smluvních podmínek. Můžete použít až 50 000 znaků.
5. Klikněte na Uložit. Nové smluvní podmínky budou vidět na stránce Zobrazit smluvní podmínky. Zde můžete libovolné smluvní podmínky upravit.
6. Chcete-li se v nástroji Planning vrátit zpět, klikněte na tlačítko Zpět v prohlížeči nebo se kliknutím na Planning v horní části stránky vraťte zpět do zobrazení Projekty.

Získání oprávnění k přidání opakovaně použitelných smluvních podmínek

K vytvoření opakovaně použitelných smluvních podmínek musíte mít oprávnění v modulu Provoz služby Campaign Manager 360. Pokud si ve svém účtu služby Campaign Manager 360 požadované oprávnění udělit nemůžete, požádejte o něj administrátora. Pokyny k udělení potřebného oprávnění:

1. Přejděte do sekce Provoz a v horní části stránky klikněte na Správce.
2. V závislosti na tom, komu chcete udělit přístup, vyberte Podúčty nebo Uživatelské role.
3. V seznamu oprávnění přejděte dolů na nadpis Planning.
4. Vyberte „Smluvní podmínky: úplný přístup“.
5. V horní části stránky klikněte na Uložit. Podúčet nebo uživatel nyní bude moci vytvářet a upravovat smluvní podmínky, které bude možné použít ve všech vašich objednávkách. Všichni ostatní uživatelé si tyto smluvní podmínky budou moci přečíst, ale nebudou je moci upravit ani vytvořit žádné nové.

Vytvořené smluvní podmínky budou k dispozici při vytváření nové objednávky nebo úpravě existující objednávky:

1. Na panelu objednávek klikněte v sekci Smluvní podmínky na rozbalovací nabídku Vlastní.
2. Vyberte jedny z vytvořených smluvních podmínek. Můžete také nechat políčko Vlastní zaškrtnuté, zadat název vlastních smluvních podmínek a do pole pro obsah zadat text podmínek.
3. Vyplňte ostatní pole a klikněte na Uložit.

Vytvoření kontaktních údajů majitele stránek

Chcete-li uložit kontaktní údaje majitele stránek, které budete moci použít v každé objednávce, kterou ve svém účtu vytvoříte, postupujte takto:

1. Přejděte na Provoz > Správce.
2. Klikněte na Weby.
3. Klikněte na web v seznamu.
4. Klikněte na Kontakty webu.
5. Klikněte na Nový kontakt.
6. Zadejte údaje o kontaktu. Zadání jména a příjmení je povinné. Telefon, pracovní pozice a adresa jsou volitelné údaje.
7. Přidejte další kontakty. Po skončení klikněte na Uložit.

Při vytváření nebo úpravě objednávky v nástroji Planning bude nyní v sekci Kontaktní údaje k dispozici rozbalovací seznam, ve kterém budete moci vybrat dříve uložené kontakty. V rozbalovací nabídce se budou zobrazovat kontakty webů, které jsou přidruženy k objednávce, nebo webů, které jsou přidruženy k umístěním v objednávce. Můžete také přidat vlastní kontaktní údaje.

Poznámka: Abyste tuto funkci mohli použít, musíte mít v komponentě Provoz Campaign Manager 360 oprávnění „Weby: plný přístup“. Pokud váš účet služby Campaign Manager 360 toto oprávnění nemá, administrátor vám může udělit oprávnění tyto informace vytvořit nebo může výše uvedený postup provést sám.

Vytvoření objednávky ze šablony

Chcete-li vytvořit objednávku z již vytvořené šablony, postupujte následovně:

1. Přejděte na souhrnnou stránku Objednávky.
2. Zaškrtněte políčko vedle názvu šablony objednávky.
3. Kliknutím na Kopírovat v horní části vytvořte jednu kopii šablony. Kliknutím na šipku dolů u položky Kopírovat můžete případně vytvořit několik kopií.
4. Otevřete kopii kliknutím na její název.
5. Vhodně ji přejmenujte.
6. V případě potřeby upravte údaje v šabloně.
7. V části Dokumenty objednávky klikněte na Nový.
8. Dle potřeby změňte Název a Datum nabytí účinnosti a klikněte na Vytvořit.
9. Klikněte na Uložit. Nová objednávka se zobrazí na stránce souhrnu Objednávky.

Přidání řádkových položek do objednávky

Objednávka je po vytvoření k dispozici všem řádkovým položkám v inventáři. Chcete-li řádkovou položku přidat do objednávky, postupujte následovně:

1. Na libovolné stránce s výjimkou stránky Žádost o nabídku vyberte řádkovou položku a přejeďte doprava na sloupec Objednávky. Kliknutím na šipku dolů ve sloupci zobrazte seznam dostupných objednávek a poté klikněte na název objednávky, do které položku chcete přidat. Toto platí pro kredity i pro umístění a skupiny umístění.

Hromadné vytváření objednávek webem

Řekli jste si někdy: „Požadovaná umístění už v plánu mám, ale potřebuji je přiřadit k objednávkám. Pokud příslušné objednávky ještě neexistují, mám je vytvořit?“ Planning může automaticky vytvořit jednu objednávku pro každý web a automaticky umístění přiřadit k těmto objednávkám. Postupujte takto:

1. Vytvořte v nástroji Planning několik umístění.
2. Umístění, která chcete koupit, označte štítkem V plánu.
3. Přejděte do zobrazení Plán a klikněte na tlačítko Přiřadit k objednávkám vše.... Zobrazí se vyskakovací okno s názvem objednávky, která bude vytvořena a bude obsahovat všechna umístění v plánu. Klikněte na Přiřadit.

 

Nastane jedna z těchto situací:

• Je-li pro konkrétní web k dispozici existující objednávka, umístění propojená s daným webem budou přiřazena k této objednávce.
• Je-li pro konkrétní web k dispozici několik existujících objednávek, může uživatel vybrat, ke které objednávce se umístění mají přiřadit.
• Pokud pro konkrétní web žádné existující objednávky k dispozici nejsou, v rámci pracovního postupu bude objednávka pro tento web vytvořena automaticky.

Ve všech případech budou k objednávkám přiřazena umístění v plánu, která k žádné objednávce zatím přiřazena nejsou. Je-li umístění před kliknutím na toto tlačítko již k nějaké objednávce přiřazeno, bude ignorováno. (Nástroj Planning existující přiřazení k objednávkám nepřepisuje.)

Vytvoření změny objednávky

Při vytváření změny objednávky postupujte takto:

1. Na souhrnné stránce Objednávka klikněte na název objednávky.
2. V části Dokumenty objednávky zaškrtněte políčko vedle názvu objednávky, kterou chcete změnit.
3. Klikněte na Doplnit…
4. Dle potřeby upravte výchozí název („změna objednávky“) a datum nabytí účinnosti a poté klikněte na Doplnit.
5. Nová změna objednávky se zobrazí pod objednávkou, kterou mění, s poznámkou „Doplňuje dokument <název objednávky>“. Klikněte na Uložit.

Změna objednávky je náčrt vašeho plánu, který je konzistentní s veškerými údaji uvedenými v náčrtu objednávky (údaje o kupujícím a prodávajícím, smluvní podmínky apod.).

Odeslání objednávky majiteli stránek e-mailem

Chcete-li objednávku odeslat přímo majiteli stránek, postupujte následovně:

1. Kliknutím na název objednávky otevřete postranní panel.
2. Na panelu přejděte dolů do sekce Dokumenty objednávky.
3. Pod objednávkou, kterou chcete odeslat majiteli stránek, klikněte na ikonu obálky vedle ikony stažení.
   1. Po kliknutí si budete moci vybrat, zda s e‑mailovou zprávou chcete odeslat objednávku, nebo zrušení objednávky. Zvolte jednu z možností.
4. Zobrazí se vyskakovací okno, ve kterém budou některá pole již vyplněna nebo zaškrtnuta. Většinu těchto polí v případě potřeby můžete upravit.
   1. Komu: Zadejte e-mailové adresy požadovaných majitelů stránek.
   2. Odpovědět: Toto pole je předvyplněno e-mailovou adresou přiřazenou k vašemu účtu. V případě potřeby můžete přidat další nebo ji nahradit jinou adresou.
   3. Kopie: Ve výchozím nastavení jste zaškrtnuti. Toto políčko doporučujeme ponechat zaškrtnuté, abyste měli kopii e-mailu. Můžete přidat další lidi, kterým chcete zaslat kopii.
   4. Předmět: Toto pole je předvyplněno názvem objednávky. V případě potřeby jej můžete upravit.
   5. Zpráva: Volitelně můžete majiteli stránek napsat zprávu.
   6. Příloha: Toto je název objednávky plus časové razítko dokumentu objednávky. Tyto informace nemůžete upravit.
5. Stisknutím tlačítka Odeslat zprávu odešlete nebo stisknutím tlačítka Zrušit odeslání zrušte.

Podrobnosti odesílaných zpráv jsou zaznamenány v protokolu změn objednávky.

Poznámky: Majitelé stránek v současné době v nástroji Planning podepsané kopie nemohou vrátit a podepsané kopie, které vám zašlou v odpovědi na vaše e-mailové zprávy, nelze nahrát do nástroje Planning.

Zrušení objednávky

Chcete-li některou objednávku zrušit, postupujte následovně:

1. Na stránce souhrnu Objednávky klikněte na název objednávky.
2. V poli s podrobnostmi o objednávce přejděte dolů do části Dokumenty objednávky.
3. Klikněte na podtrženou šipku dolů vedle názvu objednávky, kterou chcete zrušit.
4. Klikněte na Zrušení objednávky. Stáhne se soubor PDF, který můžete s majitelem stránek sdílet dvěma způsoby:
   1. e‑mailem,
   2. nahráním do sdílené knihovny dokumentů vyjednávacího kanálu.

Zaznamenání stavu dokumentu

Dokument můžete označit jako podepsaný nebo zrušený tím, že na stránce podrobností o dokumentu kliknete na příslušné tlačítko a poté na tlačítko Uložit.Tyto informace budou viditelné pouze agentuře, nikoliv majitelům stránek.

Stažení dokumentu

Chcete-li stáhnout dokument objednávky (včetně zrušení objednávky popsaného výše), postupujte takto:

1. Na stránce souhrnu Objednávky klikněte na název objednávky.
2. V poli s podrobnostmi o objednávce přejděte dolů do části Dokumenty objednávky.
3. Klikněte na podtrženou šipku dolů vedle názvu objednávky, kterou chcete stáhnout.
4. Klikněte na Objednávka nebo Zrušení objednávky. Stáhne se soubor PDF, který můžete s majitelem stránek sdílet dvěma způsoby:
   1. e‑mailem,
   2. nahráním do sdílené knihovny dokumentů vyjednávacího kanálu.