Як запросити людей на подію в Календарі

На подію в Google Календарі можна запросити не лише користувачів Календаря, а й будь-кого, хто має електронну адресу.

Як запросити людей на подію

Відкрийте Google Календар на комп’ютері.
Натисніть подію .
Праворуч у розділі "Гості" почніть вводити ім’я гостя й виберіть контакт. Якщо потрібної особи немає в списку, введіть її електронну адресу.
Щоб позначити участь гостя як необов’язкову, поряд із його ім’ям натисніть значок . Якщо значка не видно, наведіть курсор на ім’я гостя.
Відредагувавши подію, натисніть Зберегти.

Ви не можете запрошувати людей на події, які було автоматично створено з Gmail, наприклад дні народження, свята й спортивні події.

Як запрошувати людей, які не користуються Google Календарем

Запросити на подію можна навіть тих, хто не користується Google Календарем. Виконайте вказані вище дії і запросіть людей за допомогою їхніх електронних адрес.

Гостям буде надіслано лист із запрошенням. У повідомленні люди можуть натиснути Так, Ні чи Можливо, щоб повідомити про свої наміри.

Порада. Для надійної роботи використовуйте Google Календар через свій обліковий запис Google. Якщо ви використовуєте електронну адресу, яка не належить Google, у вас можуть виникнути проблеми під час надсилання запрошень і отримання відповідей.

Як сповістити гостей про подію

Як надсилати запрошення на події і пов’язані з ними оновлення

Коли ви створюєте або оновлюєте подію з гостями в Google Календарі, у вас є можливість надіслати їм запрошення електронною поштою.

Рекомендуємо надсилати такі електронні листи, щоб сповіщати гостей про події і внесені зміни. Гості їх не отримають, якщо:

вони вимкнули сповіщення електронною поштою щодо змін у своєму календарі;
подія минула.

Ви також можете не надсилати сповіщення електронною поштою. Календарі гостей все одно оновлюватимуться, окрім таких випадків:

у користувачів Google Календаря активовано налаштування Додавати запрошення, якщо я знаю відправника, водночас вони не взаємодіяли з вами, не мають вашої електронної пошти у своїх контактах і не належать до того самого домену;
вони відмовилися від автоматичного додавання подій у календар.

Підказка. Календарі гостей завжди оновлюються після того, як вони натиснуть "Так" або "Можливо" в електронному листі із запрошенням.

Користувачі інших календарів і користувачі Google Календаря з електронною поштою, яка не належить Gmail, отримують лист, але їхні календарі оновлюються відповідно до налаштувань сервісу, яким вони користуються.

Як використовувати сповіщення про події

Ви можете налаштувати сповіщення, щоб нагадувати собі про подію заздалегідь. Для створених вами подій використовуються сповіщення за умовчанням із ваших налаштувань. Ви можете додати до 5 сповіщень для кожної події. Такі сповіщення:

не надсилаються гостям, які використовують Google Календар (вони отримують нагадування про події відповідно до власних налаштувань);

надсилаються гостям, які використовують інші календарі (залежно від конкретного сервісу, вони отримують сповіщення, налаштовані вами, або ті, що вони вибрали у своєму календарі).

Докладніше про налаштування сповіщень на рівні подій.

Як допомогти гостям не пропустити подію

Якщо ви не належите одній організації або гість раніше не взаємодіяв із вами, імовірно, йому доведеться відповісти на запрошення електронною поштою, перш ніж подію буде додано в його календар.

Ми рекомендуємо нагадувати гостям через вибраний канал зв’язку про відповідь на запрошення в електронному листі ("Так" чи "Можливо").

Як надіслати гостям електронний лист або повідомлення в чаті

Календар створить груповий чат із гостями, запрошеними на подію, якщо їх не більше ніж 50 осіб (включно з організатором). Зовнішні гості в нього не додаватимуться.

Важливо. Функція чату доступна, лише якщо ви використовуєте Google Календар через обліковий запис компанії або закладу освіти.

Відкрийте Google Календар на комп’ютері.
Натисніть подію.
Поруч із кількістю гостей виберіть один із наведених нижче варіантів.
- Чат із гостями : відкриється новий або наявний чат. У чат додаються лише користувачі, для яких адміністратор організації чи закладу освіти ввімкнув додаток Chat.
- Сповістити гостей електронною поштою : відкриється новий електронний лист. Його буде надіслано всім запрошеним гостям.

Нижче наведено інші опції у форматі електронної пошти.

Відкрийте Gmail на комп’ютері.
На бічній панелі праворуч натисніть значок .
Виберіть подію.
Поруч із кількістю гостей натисніть значок .

Відкриється новий електронний лист. Його буде надіслано всім запрошеним гостям.

Як вибрати час для зустрічі

Якщо користувач поділився своїм календарем або працює у вашій організації чи закладі освіти, ви можете переглянути, чи має він вільний час, перш ніж додавати його до події.

Відкрийте Google Календар на комп’ютері.
Ліворуч натисніть Пошук людей.
Почніть вводити ім’я та виберіть людину, з якою хочете зустрітися.
Угорі ліворуч натисніть значок .
Натисніть Запропоновані години. Якщо користувач, якого ви запрошуєте, поділився з вами своїм календарем, ви побачите, коли він вільний.

Гості в інших часових поясах

Якщо гість перебуває в іншому часовому поясі й поділився з вами календарем, ви побачите час початку зустрічі під його ім’ям угорі сторінки. Час зустрічі відповідатиме часовому поясу гостя. Докладніше про спільний доступ до календарів.

Як переслати електронний лист із запрошенням

Важливо. Якщо переслати запрошення іншій людині, вона зможе бачити оновлені деталі зустрічі та змінювати вашу відповідь.

Якщо у вас є дозвіл додавати гостей до події, ви можете переслати їм запрошення електронною поштою. Коли нові гості дадуть відповідь, їх буде додано до списку. Вони також зможуть запрошувати інших користувачів.

Якщо ви не хочете, щоб гості запрошували інших користувачів, відкрийте подію та в розділі "Гості можуть" зніміть прапорець "Запрошувати інших".

Як переглядати відповіді на запрошення

Отримавши запрошення, гість може відповісти на нього за допомогою посилань у листі: "Так", "Ні" чи "Можливо". Коли гість відповідає на ваше запрошення, ви отримуєте сповіщення електронною поштою, а подія оновлюється.

Щоб побачити, хто відповів на вашу подію, просто натисніть її в календарі. Ви побачите, хто візьме в ній участь, відповіді запрошених і інші деталі.

Підказка. У налаштуваннях ви можете вимкнути сповіщення електронною поштою щодо відповідей на запрошення.

Вирішення проблем

Максимально дозволена кількість запрошень

Ви можете запросити на подію до 200 людей.

Якщо потрібно запросити більше учасників, скористайтеся Google Групами. За допомогою Google Груп можна запросити до 100 000 людей. Докладніше про те, як запрошувати групи людей на подію.

Запрошення не отримано

Якщо гість не отримав запрошення на подію, спробуйте виконати наведені нижче дії.

Попросіть гостя перевірити папку "Вхідні" у своїй пошті й відповісти за допомогою посилань у листі ("Так", "Ні" чи "Можливо").
Попросіть гостя переглянути папку зі спамом у своїй пошті.
Попросіть гостя перевірити, чи не вимкнено в нього сповіщення електронною поштою для нових подій. Якщо гість використовує Google Календар, попросіть його перевірити сповіщення на комп’ютері.
Вилучіть гостя з події і додайте його знову.

Запропонований час не підходить

Час пропонується залежно від доступності гостей і їхнього робочого графіку.

Якщо чийсь робочий час налаштовано неправильно, пропозиції часу для події не будуть оптимальними.