תוכלו להזמין לאירוע שיצרתם גם אנשים שלא משתמשים ביומן Google. ההזמנה נעשית באמצעות כתובת אימייל.
איך מזמינים משתתפים לאירועים
- פותחים את יומן Google במחשב.
- לוחצים על האירוע שרוצים לערוך
עריכת האירוע
.
- משמאל, בקטע 'משתתפים', מתחילים לכתוב את השם של המשתתף ובוחרים אותו מרשימת אנשי הקשר. כדי להזמין משתתפים לא מרשימת אנשי הקשר, אפשר להזין את כתובות האימייל שלהם.
כדי לסמן שההשתתפות של המוזמן היא אופציונלית: לוחצים על הסמל של המשתתףליד השם של אותו מוזמן. אם הסמל לא מוצג, מעבירים את העכבר מעל השם של המוזמן.
- כשמסיימים לערוך את האירוע, לוחצים על שמירה.
עריכת האירוע 
ליד השם של אותו מוזמן. אם הסמל לא מוצג, מעבירים את העכבר מעל השם של המוזמן.אי אפשר להזמין משתתפים לאירועים שנוצרו אוטומטית מ-Gmail, כמו ימי הולדת, חגים ואירועי ספורט.
איך מזמינים אנשים שלא משתמשים ביומן Google
אתם יכולים להזמין אנשים שלא משתמשים ביומן Google לאירוע שיצרתם. צריך פשוט לחזור על השלבים שלמעלה ולהזמין את מי שרוצים בעזרת כתובת האימייל שלו.
המשתתפים יקבלו הזמנה באימייל. הם יוכלו ללחוץ על הקישורים כן, לא או אולי שמופיעים באימייל כדי להודיע לכם אם הם מתכוונים להשתתף.
טיפ: כדאי להשתמש ביומן Google עם חשבון Google כדי ליהנות מהחוויה היציבה ביותר. אם אתם משתמשים ביומן Google עם כתובת אימייל לא של Google, אתם עלולים להיתקל בבעיות כשתרצו לשלוח הזמנות ולקבל אישורי השתתפות.
איך מעדכנים את המשתתפים בקשר לאירוע
שליחת הזמנות ועדכונים בקשר לאירועכשאתם יוצרים או מעדכנים אירוע עם משתתפים ביומן Google, אתם יכולים לשלוח להם הזמנה באימייל.
מומלץ להשתמש באימיילים האלה כדי לעדכן את המשתתפים בקשר לאירוע ולשינויים בו. המשתתפים לא יקבלו אימייל אם:
- הם ביקשו לא לקבל התראות באימייל בקשר לשינויים ביומן שלהם.
- האירוע כבר עבר.
אתם לא חייבים לשלוח התראות באימייל. האירוע עדיין יתעדכן ביומנים של המשתתפים, אלא אם הם:
- משתמשים ביומן Google שהפעילו את ההגדרה רק אם השולח מוכר לי ולא הייתה להם אינטראקציה איתכם, כתובת האימייל שלכם לא שמורה באנשי הקשר שלהם והם לא מאותו דומיין כמוכם.
- בחרו לא להוסיף אוטומטית אירועים ליומן שלהם.
טיפ: האירוע תמיד מתעדכן ביומנים של המשתתפים אם הם לחצו על 'כן' או על 'אולי' בהזמנה באימייל.
אנשים שלא משתמשים ביומן Google ואנשים שמשתמשים בו עם כתובת אימייל לא של Gmail מקבלים אימייל, והיומן שלהם מתעדכן בהתאם להגדרות בשירות היומן שלהם.
אתם יכולים ליצור תזכורות כדי להזכיר לעצמכם על האירוע. באירועים שאתם יוצרים, התזכורות נוצרות לפי הגדרת ברירת המחדל שלכם. אתם יכולים ליצור עד 5 תזכורות לכל אירוע. התזכורות:
- לא משותפות עם המשתתפים שמשתמשים ביומן Google. המשתתפים מקבלים תזכורות בקשר לאירוע שלכם בהתאם להגדרות שלהם ביומן Google.
- כן משותפות עם המשתתפים שלא משתמשים ביומן Google. הם מקבלים את התזכורות שאתם יצרתם בהתאם לשירות היומן שבו הם משתמשים או את התזכורות שהם בחרו לקבל ביומן שלהם.
אם אתם לא מאותו ארגון או שלמשתתפים לא הייתה אינטראקציה איתכם עדיין, יכול להיות שהם יצטרכו לאשר השתתפות בהזמנה שבאימייל כדי שהאירוע יתווסף ליומן שלהם.
מומלץ להזכיר להם, בכל דרך שתרצו, ללחוץ על 'כן' או 'אולי' באימייל כדי לאשר השתתפות באירוע.
- פותחים את יומן Google במחשב.
- לוחצים על אחד מהאירועים.
- ליד מספר המשתתפים, בוחרים אפשרות:
- צ'אט עם המשתתפים
: ייפתח צ'אט חדש או קיים. בצ'אט יהיו רק משתתפים ממקום העבודה, ממוסד הלימודים או מהארגון שהפעילו את הצ'אט.
- שליחת אימייל למשתתפים
: ייפתח אימייל חדש. כל המוזמנים יהיו מכותבים באימייל.
- צ'אט עם המשתתפים
לאפשרויות נוספות של שליחה באימייל:
- נכנסים ל-Gmail במחשב.
- בסרגל הצד שמשמאל, לוחצים על סמל היומן
.
- לוחצים על אחד מהאירועים.
- ליד מספר המשתתפים, לוחצים על 'שליחת אימייל למשתתפים'
:
.
: ייפתח אימייל חדש. כל המוזמנים יהיו מכותבים באימייל.
איך מוצאים מועד לפגישה
אם משתמש אחר שיתף איתכם את היומן שלו, או שהוא חלק ממקום העבודה, הלימודים או הארגון שלכם, תוכלו לבדוק אם הוא פנוי או עסוק כשאתם מוסיפים אותו לאירוע.
- פותחים את יומן Google במחשב.
- לוחצים על חיפוש אנשים מימין.
- מתחילים לכתוב את השם של המשתמש שרוצים להיפגש איתו ובוחרים אותו.
- בפינה הימנית העליונה, לוחצים על סמל היצירה
.
- לוחצים על הצעות לזמנים. אם המשתתף שהזמנתם שיתף איתכם את היומן שלו, תוכלו לבדוק מתי הוא פנוי.
.משתתפים מאזורי זמן שונים
אם הזמנתם משתתף מאזור זמן שונה והוא שיתף איתכם את היומן שלו, שעת ההתחלה של הפגישה באזור הזמן המקומי שלו תופיע למעלה, מתחת לשם שלו. שעת הפגישה ביומן שלו מבוססת על אזור הזמן שלו. למידע נוסף על שיתוף יומנים
העברת הזמנות ליומן באימייל
הערה חשובה: אם תעבירו הזמנה, הנמען יוכל לראות את פרטי הפגישה המעודכנים ולשנות את התשובה שלכם אליה.
אם יש לכם הרשאה להזמין אורחים לאירוע, תוכלו להעביר את ההזמנה למוזמנים החדשים באימייל. כשהמוזמנים החדשים יענו להזמנה, הם יתווספו לרשימת האורחים. הם גם יוכלו להזמין אורחים.
אם אתם לא רוצים שהאורחים יוכלו להזמין אורחים אחרים, תוכלו לערוך את האירוע ובקטע "האורחים יכולים:" לבטל את הסימון של התיבה "להזמין אורחים נוספים".
איך בודקים את התשובות להזמנות
כשהמשתתפים מקבלים את ההזמנה באימייל, הם יכולים לענות באמצעות הקישורים 'כן', 'לא' או 'אולי' שמופיעים בהזמנה. כשהמשתתפים מאשרים השתתפות באירוע שלכם, אתם מקבלים התראה באימייל והאירוע מתעדכן.
כדי לבדוק מי ענה להזמנה ומה התשובה שלהם, תוכלו ללחוץ על האירוע ביומן. תוצג רשימה עם שמות המוזמנים, סטטוס אישור ההשתתפות והפרטים שלהם.
טיפ: אתם יכולים לבחור בהגדרות שלא לקבל התראות באימייל בקשר לאישורי השתתפות.
פתרון בעיות
מגבלה על כמות המוזמנים
אתם יכולים להזמין עד 200 אנשים לאירוע.
אם אתם רוצים להזמין יותר אנשים, תוכלו להזמין אותם באמצעות קבוצות Google. באמצעות קבוצות Google, אתם יכולים להזמין קבוצות שכוללות עד 100,000 אנשים. כאן אפשר לקרוא מידע נוסף על הזמנת קבוצות לאירוע.
ההזמנה לא התקבלה
אם משתתף לא קיבל הזמנה לאירוע שלכם, אפשר לבצע את הפעולות הבאות כדי לנסות לפתור את הבעיה:
- לבקש מהמשתתף לבדוק את תיבת הדואר הנכנס באימייל ולאשר השתתפות באירוע.
- לבקש מהמשתתף לבדוק את תיקיית הספאם בתיבת האימייל שלו.
- לבקש מהמשתתף לוודא שהוא לא השבית את ההתראות באימייל על אירועים חדשים. אם המוזמן משתמש ביומן Google, מבקשים ממנו לבדוק במחשב את ההגדרות שלו להודעות באימייל.
- להסיר את המשתתף מהאירוע ולהוסיף אותו מחדש.
הזמנים המוצעים שגויים
הזמנים מוצעים לפי שעות העבודה והזמינות של האורחים.
אם שעות העבודה שאחד מהמשתתפים הגדיר שגויות, יכול להיות שיוצעו מועדים שגויים.