Bijlagen toevoegen aan je afspraken

Je kunt documenten, spreadsheets en andere bestanden toevoegen aan een afspraak zodat je gasten alle benodigde informatie hebben voor de afspraak.

Een bijlage toevoegen

Je kunt bestanden toevoegen via Google Drive of bestanden uploaden vanaf je computer.

1. Open Google Agenda op je computer.
2. Maak een afspraak of open een bestaande afspraak.
3. Klik op Meer opties als je een nieuwe afspraak maakt.
4. Klik onderaan het beschrijvingsvak op Bijlage toevoegen .
5. Kies een bestand dat al in je Google Drive staat. Als je een bestand wilt toevoegen vanaf je computer, klik je op Uploaden.
6. Klik op Selecteren of Uploaden als je klaar bent.

Opties voor delen

Als je andere mensen hebt uitgenodigd voor de afspraak en ze geen toegang hebben om het bestand te bekijken, word je gevraagd een van deze opties voor delen te kiezen wanneer je de afspraak opslaat:

• Iedereen met de link kan bekijken, reageren of bewerken: Iedereen die de link heeft, kan toegang krijgen tot het bestand. Gasten kunnen het bestand delen met iemand anders en ze hebben geen Google-account nodig om het te bekijken.
• Gasten voor deze afspraak kunnen bekijken, reageren of bewerken: Hiermee wordt het bestand gedeeld met je gasten. Ze hebben een Google-account nodig om het bestand te bekijken. Ze kunnen het bestand alleen delen met iemand anders als je ze toegang van het type 'Kan bewerken' geeft.
• Opslaan zonder delen: Gasten die geen toegang hebben, zien de titel van het bestand, maar kunnen het bestand niet openen.

Tips:

• Je kunt het bestand ook openen in de Google Drive-app voor andere opties voor delen.
• De namen van de bestanden die je aan je afspraak toevoegt, zijn zichtbaar voor zowel genodigden als iedereen met toegang tot de afspraakgegevens.

Een bijlage verwijderen

1. Open Google Agenda op je computer.
2. Open een afspraak.
3. Plaats de muisaanwijzer in het beschrijvingsvak op de bijlage die je wilt verwijderen.
4. Klik op Bijlage verwijderen .
5. Klik bovenaan op Opslaan.

Notulen toevoegen aan afspraken

Je kunt notulen rechtstreeks vanuit Google Agenda-afspraken starten en delen.

Belangrijk: Je moet een computer gebruiken om notulen toe te voegen aan een afspraak.

Notulen aan een nieuwe afspraak toevoegen vanuit Google Agenda

1. Open Google Agenda op je computer.
2. Maak een afspraak.
3. Optioneel: Geef de titel, tijd, gasten en andere informatie op.
4. Klik op Beschrijving of bijlagen toevoegen Notulen maken Opslaan.
   • Je notulen, vooraf ingevuld met de afspraakgegevens, worden bijgevoegd bij de afspraak en gedeeld met je gasten, waaronder die van buiten je organisatie.

Bijlagen en notities aan een bestaande afspraak toevoegen vanuit Google Agenda

Belangrijk: Als je notulen wilt toevoegen aan een bestaande afspraak, moet je rechten hebben om de afspraak te kunnen wijzigen.

1. Open Google Agenda op je computer.
2. Selecteer een optie:
   • Klik op een afspraak Notulen maken.
     Vooraf ingevulde notulen met de afspraakgegevens worden bijgevoegd bij de afspraak.
   • Klik op een afspraak Menu  Document bijvoegen.
     De geselecteerde notulen worden bijgevoegd bij de afspraak.
3. De notulen worden geopend in een nieuw venster. Klik aan de rechterkant op Delen.

Notulen aan afspraken toevoegen vanuit Google Documenten

1. Open op je computer een nieuw of bestaand Google-document dat je aan een afspraak wilt toevoegen.
2. Typ @ in het document.
3. Klik in het pop-upmenu op Notulen.
4. Zoek naar een afspraak.
   1. Tip: Je kunt 'volgende' typen om de volgende vergadering in je agenda te selecteren.
5. Selecteer een afspraak. De notulen zijn vooraf ingevuld met de afspraakgegevens, maar niet bijgevoegd bij de afspraak.
   • Als je de organisator van de vergadering bent: In een pop-up wordt je gevraagd het document te delen en bij te voegen bij de afspraak. Klik op Delen en bijvoegen om toegang te geven.
   • Als je niet de organisator van de vergadering bent: In een pop-up wordt je gevraagd het document te delen. Klik op Delen om toegang te geven. Het document wordt niet bijgevoegd bij de afspraak.

Meer informatie over notulen

• Als je notulen toevoegt aan een afspraak, zie je de wijzigingen niet in Google Agenda. Andersom geldt dit ook. Bijvoorbeeld:
  • Als je de deelnemerslijst van een document updatet met nieuwe gasten, worden de nieuwe gasten niet automatisch uitgenodigd voor de afspraak.
  • Als je de titel van het document wijzigt, verandert de titel in Google Agenda niet.
  • Als je een afspraak in Google Agenda wijzigt, worden de afspraakgegevens niet gewijzigd in de notulen.
• In de volgende situaties kun je geen notulen toevoegen aan een afspraak:
  • Je hebt geen rechten om de afspraak te bewerken.
  • Iemand anders heeft al notulen bijgevoegd.

Problemen oplossen

Gasten hebben geen rechten om bijlagen te bekijken

Bijlagen worden opgeslagen in Google Drive, waardoor je gasten niet automatisch het recht hebben om je bijlagen te bekijken. Als je gasten toegang tot de bestanden wilt geven, kun je elk bestand delen vanuit Google Drive. 

Het bericht 'Het toevoegen van bijlagen is uitgeschakeld door je domeinbeheerder'

Als je werk, school of organisatie delen via Drive uitschakelt, zie je het bericht 'Het toevoegen van bijlagen is uitgeschakeld door je domeinbeheerder'. Als je dit bericht ziet, neem je contact op met je beheerder.

Ik zie 'Bijlage toevoegen' niet

Als je Google Drive niet is gekoppeld aan het Google-account waarmee je de afspraak maakt, zie je Bijlage toevoegen  niet.

Loop het volgende na om dit probleem te verhelpen:

• De documenten die je wilt toevoegen, zijn geüpload naar Google Drive.
• Je bent ingelogd met hetzelfde account dat je gebruikt voor Google Drive.