Ajouter des pièces jointes à vos événements

Ajoutez des documents, des feuilles de calcul ou d'autres fichiers directement à un événement, de sorte que vos invités aient accès à toutes les informations nécessaires directement dans l'événement.

Ajouter une pièce jointe

Vous pouvez ajouter des fichiers stockés dans Google Drive ou importer des fichiers qui se trouvent sur votre ordinateur.

  1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
  2. Créez un événement ou ouvrez un événement existant.
  3. Si vous créez un événement, cliquez sur Autres options.
  4. En bas, dans la zone de description, cliquez sur Ajouter une pièce jointe Joindre.
  5. Sélectionnez un fichier qui se trouve déjà dans votre Google Drive. Pour ajouter un fichier à partir de votre ordinateur, cliquez sur Importer.
  6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sélectionner ou Importer.

Options de partage

Si vous avez invité d'autres utilisateurs à l'événement et que ceux-ci n'ont pas accès au fichier, vous êtes invité à sélectionner l'une des options de partage ci-après lors de l'enregistrement de l'événement :

  • Tous les utilisateurs disposant du lien peuvent afficher le fichier, le modifier et y ajouter des commentaires : tous les utilisateurs en possession du lien peuvent accéder au fichier. Les invités peuvent partager le fichier avec d'autres utilisateurs, qui n'ont pas besoin d'avoir un compte Google pour y accéder.
  • Les invités de cet événement peuvent afficher le fichier, le modifier et y ajouter des commentaires : le fichier est partagé avec vos invités. Ils ont besoin d'un compte Google pour accéder au fichier. Ils ne peuvent partager le fichier avec d'autres utilisateurs que si vous leur donnez un accès "Modifications autorisées".
  • Enregistrer sans partager : les invités ne disposant pas d'un accès verront le titre du fichier, mais ils ne pourront pas l'ouvrir.

Astuces :

  • Vous pouvez également ouvrir le fichier dans l'application Google Drive pour accéder à d'autres options de partage.
  • Les noms des fichiers que vous joignez à votre événement sont visibles par les invités et par toutes les personnes ayant accès aux détails de l'événement.

Supprimer une pièce jointe

  1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
  2. Ouvrez un événement.
  3. Dans la zone de description, passez la souris sur la pièce jointe que vous souhaitez supprimer.
  4. Cliquez sur Supprimer la pièce jointe Annuler.
  5. En haut, cliquez sur Enregistrer.

Ajouter des notes de réunion à des événements

Vous pouvez créer et partager des notes de réunion directement depuis des événements Google Agenda. 

Important : Vous devez utiliser un ordinateur pour pouvoir ajouter des notes de réunion à un événement. 

Ajouter des notes de réunion à un nouvel événement depuis Google Agenda
  1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
  2. Créez un événement.
  3. Facultatif : Saisissez le titre, l'heure, les invités et d'autres informations.
  4. Cliquez sur Ajouter une description ou une pièce jointe puis Créer des notes de réunion puis Enregistrer.
    • Les notes de réunion, préremplies avec les détails de l'événement, sont jointes à l'événement et partagées avec les invités, y compris les personnes externes à votre organisation.

Ajouter des pièces jointes et des notes à un événement existant à partir de Google Agenda

Important : Pour ajouter des notes de réunion à un événement existant, vous devez être autorisé à le modifier.

  1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
  2. Sélectionnez une option :
    • Cliquez sur un événement puis Prendre des notes de réunion.
      Des notes de réunion préremplies incluant les détails de l'événement sont jointes à celui-ci.
    • Cliquez sur un événement puis Menu  puis Joindre un document.
      Les notes de réunion sélectionnées sont jointes à l'événement.
  3. Les notes de réunion s'affichent dans une nouvelle fenêtre. Sur la droite, cliquez sur Partager.

Ajouter des notes de réunion à des événements à partir de Google Docs

  1. Sur votre ordinateur, ouvrez le document Google Docs, nouveau ou existant, que vous souhaitez ajouter à un événement.
  2. Dans le document, saisissez "@".
  3. Dans le menu contextuel, cliquez sur Notes de réunion.
  4. Recherchez un événement.
    1. Astuce : Vous pouvez saisir "Suivant" pour sélectionner la prochaine réunion dans votre agenda. 
  5. Sélectionnez un événement. Les détails de l'événement sont préremplis dans les notes de réunion, mais les notes ne sont pas jointes à l'événement.
    • Si vous êtes l'organisateur de la réunion : un pop-up vous invite à partager et à joindre le document à votre événement. Pour accorder l'accès à ce document, cliquez sur Partager et joindre.
    • Si vous n'êtes pas l'organisateur de la réunion : un pop-up vous invite à partager le document. Pour accorder l'accès à ce document, cliquez sur Partager. Le document n'est pas joint à l'événement.

En savoir plus sur les notes de réunion

  • Lorsque vous ajoutez des notes de réunion à un événement, les modifications ne s'affichent pas dans Google Agenda, et inversement. Exemple :
    • Lorsque vous ajoutez de nouveaux invités à la liste des participants d'un document, ils ne sont pas automatiquement invités à l'événement.
    • Si vous modifiez le titre du document, le titre ne change pas dans Google Agenda.
    • Si vous modifiez un événement dans Google Agenda, les détails de l'événement ne sont pas modifiés dans les notes de réunion.
  • Vous ne pouvez pas ajouter de notes de réunion à un événement si :
    • vous n'êtes pas autorisé à modifier cet événement ;
    • une autre personne a déjà joint des notes de réunion.

Dépannage

Les invités ne sont pas autorisés à voir les pièces jointes
Les pièces jointes sont stockées dans Google Drive, c'est pourquoi vos invités ne sont pas automatiquement autorisés à les afficher. Pour autoriser vos invités à accéder à ces fichiers, vous pouvez partager chaque fichier depuis Google Drive
Message "L'ajout de pièces jointes a été désactivé par l'administrateur de votre domaine"
Si votre entreprise, établissement scolaire ou organisation a désactivé le partage Drive, le message "L'ajout de pièces jointes a été désactivé par l'administrateur de votre domaine" s'affiche. Si vous voyez ce message, contactez votre administrateur.
Je ne trouve pas l'option "Ajouter une pièce jointe"

Si votre Google Drive n'est pas lié au compte Google que vous utilisez pour créer l'événement, l'option Ajouter une pièce jointe Google Drive ne s'affiche pas.

Pour résoudre ce problème, procédez comme suit :

  • Importez les documents que vous souhaitez joindre dans Google Drive.
  • Connectez-vous avec le compte que vous utilisez pour Google Drive.
 

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