Bjud in personer till din händelse i Kalender

Det går att lägga till alla med en e-postadress till händelsen, även om de inte har Google Kalender.

Lägga till personer i en händelse

Öppna Google Kalender på datorn.
Klicka på en händelse Redigera händelse .
Börja skriva namnet på personen till höger under Gäster och välj bland dina kontakter. Det går även att skriva en e-postadress om du vill bjuda in personer som inte finns på kontaktlistan.
Markera en gäst som valfri: Klicka på ikonen intill gästens namn. Dra muspekaren över gästens namn om du inte ser ikonen.
Klicka på Spara när du är klar.

Det går inte att lägga till personer i händelser som skapas automatiskt i Gmail, såsom födelsedagar, helgdagar och sportkalendrar.

Bjud in personer som inte använder Google Kalender

Det går att bjuda in personer till händelsen som inte har Google Kalender. Följ stegen nedan och bjud in personer med deras mejladresser.

Dina gäster får inbjudan via mejl. De meddelar om de kommer genom att klicka på länkarna Ja, Nej eller kanske i mejlet.

Tips!Använd Google Kalender med ditt Google-konto för tillförlitligast funktion. Om du använder Google Kalender med en e-postadress utanför Google är det möjligt att du får problem när du skickar inbjudningar och får OSA.

Ge gästerna uppdateringar om en händelse

Skicka inbjudningar till och uppdateringar om händelser

Det går att skicka inbjudningar per e-post när du skapar eller uppdaterar en händelse med gäster i Google Kalender.

Vi rekommenderar att du skickar sådana e-postmeddelanden till gästerna så att de får information om evenemanget. Gäster får inte e-post om:

De väljer bort e-postaviseringar för ändringar i sin kalender.
Händelsen redan har ägt rum.

Det går även välja att inte skicka e-postaviseringar. Gästernas kalendrar uppdateras fortfarande om:

Google Kalender-användare inte har inställningen Endast om avsändaren är känd och de inte har interagerat med dig, inte har din e-postadress bland sina kontakter och inte finns på samma domän.
De har valt att lägga till händelser i kalendern automatiskt.

Tips! Gästernas kalendrar uppdateras alltid när de klickar på Ja eller Kanske i e-postinbjudan.

Användare som inte har Google Kalender och Google Kalender-användare som har en annan e-postleverantör än Gmail får ett e-postmeddelande som uppdaterar deras kalender enligt kalendertjänstens inställningar.

Använda händelseaviseringar

Det går att ställa in aviseringar för att påminna sig själv om händelsen i förväg. Händelser du skapar använder standardaviseringen i inställningarna. Det går att lägga till upp till fem aviseringar för varje händelse. Sådana aviseringar:

Delas inte med gäster som använder Google Kalender. Dina gäster i Google Kalender får påminnelser om händelsen baserat på sina egna inställningar.

Delas med gäster som inte använder Google Kalender. Baserat på kalendertjänsten som gästerna använder får de aviseringar du ställer in eller aviseringar de väljer i sin kalender.

Läs mer om att ställa in aviseringar på händelsenivå.

Hjälp gästerna att inte missa händelsen

Om du inte är från samma organisation eller om gäster inte har interagerat med dig tidigare kan det hända att gästen måste svara genom e-postinbjudan innan händelsen läggs till i personens kalender.

Vi rekommenderar att påminna dem genom önskad kommunikationskanal att svara på inbjudan i e-postmeddelandet genom att klicka på Ja eller Kanske.

Skicka e-post eller chatta med inbjudna gäster

I Kalender skapas bara en gruppchatt med gäster som bjuds in till en händelse när det finns högst 50 gäster (inklusive organisatören). Externa gäster läggs inte till i gruppchattar.

Viktigt: Chattfunktionen är endast tillgänglig om du använder Google Kalender genom ett arbets- eller skolkonto.

Öppna Google Kalender på datorn.
Klicka på en händelse.
Välj ett alternativ bredvid antalet gäster:
- Chatta med gäster : En ny eller befintlig chatt öppnas. Endast Chat-aktiverade gäster i din jobb- eller skolorganisation ingår i chatten.
- Skicka e-post till gäster : Ett nytt e-postmeddelande öppnas. Alla inbjudna gäster inkluderas i e-postmeddelandet.

Fler alternativ för e-postformat:

Öppna Gmail på datorn.
Klicka på Kalender i höger sidofält.
Klicka på en händelse.
Välj E-post till gäster intill antal gäster:

Ett nytt e-postmeddelande öppnas. Alla inbjudna gäster inkluderas i e-postmeddelandet.

Hitta en mötestid

Om en person delar sin kalender med dig eller ingår i organisationen, går det att kontrollera om personen är ledig eller upptagen när den läggs till i en händelse.

Öppna Google Kalender på datorn.
Klicka på Sök efter personer till vänster.
Börja skriva in någons namn och välj personen som du vill träffa.
Klicka på Skapa längst upp till vänster.
Klicka på Föreslagna tider. Om gästen du bjuder in har delat sin kalender med dig ser du när de kan delta.

Gäster i andra tidszoner

Om en gäst är i en annan tidszon och har delat sin kalender med dig ser du när deras möte börjar under deras namn längst upp. Deras mötestid grundas på deras aktuella tidszon. Läs mer om att dela kalendrar.

Vidarebefordra ett e-postmeddelande med en kalenderinbjudan

Viktigt! Om du vidarebefordrar en inbjudan kan mottagaren eventuellt se uppdaterad mötesinformation och kan ändra ditt OSA.

Om du har behörighet att lägga till gäster i ett evenemang kan du vidarebefordra inbjudan till nya gäster via e-post. När nya gäster svarar på inbjudan läggs de till i gästlistan. De kommer även att kunna bjuda in andra.

Om du inte vill att gäster ska kunna bjuda in andra kan du redigera ditt evenemang och under "Gäster kan:" avmarkerar du rutan bredvid "bjuda in andra".

Spåra svar på händelsen

När gäster får din inbjudan kan de svara med länkarna Ja, Nej eller Kanske i e-postmeddelandet. När en gäst svarar på din händelse får du ett e-postmeddelande och händelseuppdateringar.

Klicka på händelsen i din kalender om du vill se vilka som har svarat på händelsen. Du ser vilka som deltar, deras OSA-status och information.

Tips! Det går att välja bort e-postaviseringar för OSA i inställningarna.

Felsöka problem

Gräns för antalet inbjudningar

Du kan bjuda in upp till 200 personer till en händelse.

Om du behöver bjuda in fler personer kan du göra det med Google Grupper. Med Google Grupper kan du bjuda in grupper med upp till 100 000 personer. Läs mer om att bjuda in grupper till händelsen.

Inbjudan har inte tagits emot

Om gäster inte får inbjudan till din händelse går det att prova med detta:

Be gästen att titta i sin inkorg och svara på e-postmeddelandet.
Be gästen att titta i skräppostmappen i sitt e-postprogram.
Be gästen att kontrollera att e-postaviseringar för nya händelser inte är avstängt. Be gästen att kontrollera e-postaviseringar på datorn om den använder Google Kalender.
Ta bort gästen från händelsen och lägg till den igen.

De föreslagna tiderna är fel

Tider föreslås baserat på en gästs tillgänglighet och arbetstider.

Om någons arbetstider är felinställda får du inte de bästa föreslagna tiderna.