Mengundang orang ke acara Kalender Anda

Anda dapat menambahkan siapa pun yang memiliki alamat email ke acara, meskipun mereka tidak memiliki Google Kalender.

Menambahkan orang ke acara Anda

Di komputer, buka Google Kalender.
Klik acara Edit acara .
Di sebelah kanan, di bagian "Tamu", mulai ketik nama orang dan pilih seseorang dari kontak Anda. Anda juga dapat mengetikkan alamat email untuk mengundang orang-orang yang tidak ada dalam daftar kontak.
Untuk menandai tamu sebagai opsional: Di samping nama tamu, klik ikon orang tersebut . Jika Anda tidak melihat ikonnya, arahkan kursor ke nama tamu.
Setelah selesai mengedit acara, klik Simpan.

Anda tidak dapat menambahkan orang ke acara yang dibuat secara otomatis dari Gmail, seperti hari ulang tahun, hari libur, dan kalender olahraga.

Mengundang orang-orang yang tidak menggunakan Google Kalender

Anda dapat mengundang orang-orang yang tidak menggunakan Google Kalender ke acara. Cukup ikuti langkah-langkah di atas dan undang orang menggunakan alamat emailnya.

Tamu Anda akan menerima undangan email. Mereka dapat memberitahukan kehadiran/ketidakhadiran mereka dengan mengklik link Ya, Tidak, atau Mungkin dalam email.

Tips: Untuk mendapatkan pengalaman yang paling optimal, gunakan Google Kalender dengan Akun Google Anda. Jika menggunakan Google Kalender dengan alamat email non-Google, Anda mungkin mengalami masalah saat mengirim undangan dan menerima RSVP.

Memberikan info terbaru tentang acara kepada tamu Anda

Mengirim undangan dan info terbaru tentang acara

Saat membuat atau mengubah acara yang memiliki tamu di Google Kalender, Anda dapat mengirimkan email undangan kepada mereka.

Untuk memberi tahu acara dan info terbarunya kepada tamu, sebaiknya Anda mengirim email ini. Tamu tidak akan menerima email jika:

Mereka memilih untuk tidak menerima notifikasi email tentang perubahan pada kalender mereka.
Acara sudah berakhir.

Anda juga dapat memilih untuk tidak mengirim notifikasi email. Kalender tamu tetap diperbarui, kecuali jika:

Pengguna Google Kalender memiliki setelan “Hanya jika pengirim diketahui” dan mereka belum berinteraksi dengan Anda, tidak memiliki email Anda di kontak mereka, dan tidak berada di domain yang sama.
Mereka telah memilih untuk tidak menambahkan acara ke kalender mereka secara otomatis.

Tips: Kalender tamu selalu diperbarui setelah mereka mengklik “Ya” atau “Mungkin” di email undangan.

Pengguna non-Google Kalender dan pengguna Google Kalender dengan penyedia email non-Gmail akan mendapatkan email, yang memperbarui kalender sesuai setelan layanan kalender mereka.

Menggunakan notifikasi acara

Anda dapat menyetel notifikasi untuk mengingatkan Anda sendiri tentang acara ini sebelum acara berlangsung. Acara yang Anda buat menggunakan notifikasi default dari setelan. Anda dapat menambahkan maksimal 5 notifikasi untuk setiap acara. Notifikasi ini:

Tidak dibagikan kepada tamu Google Kalender. Tamu Google Kalender menerima pengingat untuk acara Anda berdasarkan setelan mereka sendiri.

Dibagikan kepada tamu non-Google Kalender. Berdasarkan layanan kalender yang digunakan tamu Anda, mereka akan mendapatkan notifikasi yang Anda setel atau notifikasi yang mereka pilih di kalender mereka.

Pelajari lebih lanjut cara menyetel notifikasi acara.

Memastikan tamu Anda tidak melewatkan acara

Jika Anda tidak berada di organisasi yang sama atau tamu belum pernah berinteraksi dengan Anda, tamu Anda mungkin perlu RSVP melalui undangan email sebelum acara ditambahkan ke kalender mereka.

Sebaiknya ingatkan mereka melalui saluran komunikasi pilihan Anda untuk RSVP ke acara di email dengan mengklik “Ya” atau “Mungkin”.

Mengirim email atau melakukan chat dengan tamu yang diundang

Kalender hanya membuat chat grup dengan tamu yang diundang ke acara ketika tamu tidak lebih dari 50 orang (termasuk penyelenggara). Tamu eksternal tidak ditambahkan ke chat grup.

Penting: Fitur chat hanya tersedia jika Anda menggunakan Google Kalender melalui akun kantor atau sekolah.

Di komputer, buka Google Kalender.
Klik acara.
Di samping jumlah tamu, pilih salah satu opsi:
- Chat dengan tamu : Chat baru atau yang sudah ada akan terbuka. Hanya tamu yang mengaktifkan Chat di organisasi sekolah atau kantor yang disertakan dalam chat.
- Kirim email ke tamu : Email baru akan terbuka. Semua tamu yang diundang disertakan dalam email.

Untuk opsi format email lainnya:

Di komputer, buka Gmail.
Di sidebar sebelah kanan, klik Kalender .
Klik acara.
Di samping jumlah tamu, pilih Kirim email ke tamu :

Email baru akan terbuka. Semua tamu yang diundang disertakan dalam email.

Mencari waktu rapat

Jika seseorang telah membagikan kalendernya kepada Anda, atau merupakan bagian dari kantor, sekolah, atau organisasi lain, Anda dapat memeriksa waktu senggang atau sibuk orang tersebut ketika dia ditambahkan ke sebuah acara.

Di komputer, buka Google Kalender.
Di sebelah kiri, klik Telusuri orang.
Ketik nama seseorang dan pilih orang yang ingin Anda temui.
Di kiri atas, klik Buat .
Klik Waktu yang disarankan. Jika tamu yang diundang telah membagikan kalender kepada Anda, waktu kosong mereka untuk menghadiri rapat akan terlihat.

Tamu di zona waktu lain

Jika tamu berada di zona waktu lain dan telah membagikan kalendernya kepada Anda, waktu mulai rapat akan terlihat di bawah namanya, di bagian atas. Waktu rapat didasarkan pada zona waktu mereka saat ini. Pelajari berbagi kalender lebih lanjut.

Meneruskan email undangan kalender

Penting: Jika Anda meneruskan undangan, penerima mungkin dapat melihat detail rapat yang diperbarui dan mengubah tanggapan RSVP Anda kapan saja.

Jika Anda memiliki izin untuk menambahkan tamu ke suatu acara, Anda dapat meneruskan undangan ke tamu baru melalui email. Saat tamu baru menanggapi undangan, mereka akan ditambahkan ke daftar tamu. Mereka juga dapat mengundang orang lain.

Jika Anda tidak ingin tamu dapat mengundang orang lain, edit acara Anda dan di bagian “Tamu dapat:”, hapus centang kotak di samping “mengundang orang lain”.

Melihat tanggapan untuk acara Anda

Ketika tamu menerima email undangan Anda, mereka dapat menanggapi melalui link Ya, Tidak, atau Mungkin di email. Saat tamu RSVP ke acara Anda, Anda akan menerima notifikasi email dan info terbaru terkait acara.

Untuk melihat siapa yang menanggapi acara Anda, cukup klik acara di kalender Anda. Anda akan melihat siapa yang hadir, status RSVP, dan detailnya.

Tips: Di setelan, Anda dapat memilih untuk tidak menerima notifikasi email untuk RSVP.

Memecahkan masalah

Batas jumlah tamu undangan

Anda dapat mengundang hingga 200 orang ke acara.

Jika perlu mengundang lebih banyak orang, Anda dapat mengundang mereka menggunakan Google Grup. Dengan Grup, Anda dapat mengundang berbagai grup yang memiliki anggota hingga 100.000 orang. Pelajari cara mengundang grup ke acara Anda lebih lanjut.

Undangan tidak diterima

Jika tamu tidak menerima undangan ke acara Anda, berikut adalah beberapa hal yang dapat dicoba:

Minta tamu untuk memeriksa kotak masuk email mereka dan RSVP ke email.
Minta tamu untuk memeriksa folder spam di emailnya.
Minta tamu untuk memastikan bahwa dia tidak menonaktifkan notifikasi email untuk acara baru. Jika tamu menggunakan Google Kalender, minta dia untuk memeriksa notifikasi emailnya di komputer.
Hapus tamu dari acara dan tambahkan dia lagi.

Saran waktu tidak akurat

Waktu disarankan berdasarkan ketersediaan dan jam kerja tamu.

Jika jam kerja seseorang tidak ditetapkan dengan benar, Anda tidak akan mendapatkan saran waktu terbaik.