می‌توانید ازطریق نشانی ایمیل، هر فردی را به رویدادتان اضافه کنید (حتی اگر آن فرد «تقویم Google» نداشته باشد).
افزودن افراد به رویداد
- در رایانه، تقویم Google را باز کنید.
- روی یکی از رویدادها
«ویرایش» رویداد
کلیک کنید؛
- در سمت چپ در بخش «مهمان‌ها»، نام فرد موردنظر را تایپ کنید و فردی را از مخاطبین انتخاب کنید. برای دعوت از افرادی که در فهرست مخاطبین شما نیستند می‌توانید نشانی ایمیل آن‌ها را تایپ کنید.
- برای علامت‌گذاری یک مهمان به‌عنوان اختیاری، در کنار نام مهمان، روی «علامت‌گذاری اختیاری» کلیک کنید.
.
- اگر نماد نشان داده نشد، نشانگر را روی نام مهمان قرار دهید.
- برای علامت‌گذاری یک مهمان به‌عنوان اختیاری، در کنار نام مهمان، روی «علامت‌گذاری اختیاری» کلیک کنید.
- وقتی ویرایش رویداد تمام شد، روی ذخیره کلیک کنید.
«ویرایش» رویداد
.
نمی‌توانید افراد را به رویدادهایی که به‌طور خودکار از Gmail ایجاد شده‌اند اضافه کنید، مانند تولدها، تعطیلات، و رویدادها در تقویم‌های ورزشی.
می‌توانید افرادی را که از «تقویم Google» استفاده نمی‌کنند به رویدادتان دعوت کنید. کافی است مراحل بالا را دنبال کنید و شخص را بااستفاده از نشانی ایمیلش دعوت کنید.
مهمانان شما یک دعوت رایانامه‌ای دریافت می‌کنند. آن‌ها با کلیک کردن روی پیوندهای بله، نه، یا شاید در ایمیل می‌توانند به شما اطلاع دهند که شرکت می‌کنند یا نه.
نکته: برای داشتن مطمئن‌ترین تجربه، از «حساب Google» در «تقویم Google» استفاده کنید. درصورت استفاده از «تقویم Google» با نشانی ایمیلی غیرGoogle، ممکن است هنگام ارسال دعوت و دریافت پاسخ آن‌ها با مشکل مواجه شوید.
ارائه به‌روزرسانی‌های رویداد به مهمانان
ارسال دعوت‌ها و به‌روزرسانی‌های رویدادهنگام ایجاد یا به‌روزرسانی رویدادی با مهمان در «تقویم Google»، این گزینه را دارید که دعوت‌ها را ازطریق ایمیل برایشان ارسال کنید.
برای اطلاع‌رسانی به مهمانان درباره رویداد و به‌روزرسانی‌ها، توصیه می‌کنیم این ایمیل‌ها را ارسال کنید. اگر شرایط زیر درباره مهمانان صادق باشد، ایمیل دریافت نخواهند کرد:
همچنین می‌توانید انتخاب کنید که اعلان‌های ایمیلی ارسال نشود. تقویم مهمانان بازهم به‌روز می‌شود، مگراینکه:
- کاربران «تقویم Google» تنظیم «فقط درصورتی‌که فرستنده آشنا باشد» را روشن کرده باشند و با شما تعاملی برقرار نکرده باشند، ایمیل شما را در مخاطبینشان نداشته باشند، و دامنه متفاوتی با شما داشته باشند.
- انتخاب کرده باشند رویدادها به‌طور خودکار به تقویمشان اضافه نشود.
نکته: تقویم مهمانان همیشه بعداز کلیک کردن روی «بله» یا «شاید» در ایمیل دعوت به‌روزرسانی می‌شود.
کاربران غیر«تقویم Google» و کاربران «تقویم Google» که ارائه‌دهنده ایمیل غیرGmail دارند ایمیلی دریافت می‌کنند که تقویمشان را مطابق با تنظیمات سرویس تقویمشان به‌روز می‌کند.
می‌توانید اعلان‌هایی تنظیم کنید تا رویداد را پیشاپیش به خودتان یادآوری کنید. رویدادهایی که ایجاد می‌کنید از اعلان پیش‌فرض تنظیمات شما استفاده می‌کنند. می‌توانید حداکثر ۵ اعلان برای هر رویداد اضافه کنید. این اعلان‌ها:
- با مهمانان «تقویم Google» هم‌رسانی نمی‌شود. مهمانان «تقویم Google» یادآوری‌های مربوط به رویداد را براساس تنظیمات خودشان دریافت می‌کنند.
- با مهمانان غیر«تقویم Google» هم‌رسانی می‌شود. براساس سرویس تقویمی که مهمانان استفاده می‌کنند، یادآوری‌های که شما تنظیم می‌کنید یا اعلان‌هایی که در تقویمشان انتخاب می‌کنند را دریافت می‌کنند.
اگر با مهمانان در یک سازمان نیستید یا مهمانان قبلاً با شما تعامل نداشته‌اند، ممکن است لازم باشد مهمان ازطریق دعوت ایمیل پاسخ دهد تا رویداد به تقویمش اضافه شود.
توصیه می‌کنیم ازطریق کانال ارتباطی ترجیحی‌تان به مهمانان یادآوری کنید با کلیک کردن روی «بله» یا «شاید» در ایمیل به رویداد پاسخ دهند.
- در رایانه، تقویم Google را باز کنید؛
- روی یکی از رویدادها کلیک کنید؛
- در کنار تعداد مهمانان، یکی از گزینه‌ها را انتخاب کنید:
- «گپ زدن با مهمانان»
: یک گپ جدید یا ازقبل موجود باز می‌شود. فقط مهمانانی که Chat برای آن‌ها فعال است و در سازمان محل کار یا تحصیلتان هستند، به گپ اضافه می‌شوند؛
- «ارسال ایمیل به مهمانان»
: ایمیل جدیدی باز می‌شود. همه مهمانان دعوت‌شده به ایمیل اضافه می‌شوند.
- «گپ زدن با مهمانان»
برای گزینه‌های قالب ایمیل بیشتر:
- در رایانه، به Gmail بروید.
- در نوار سمت چپ، روی «تقویم»
کلیک کنید.
- روی یکی از رویدادها کلیک کنید.
- در کنار تعداد مهمانان، «ارسال ایمیل به مهمانان»
را انتخاب کنید:
کلیک کنید.
را انتخاب کنید:ایمیل جدیدی باز می‌شود. همه مهمانان دعوت‌شده به ایمیل اضافه می‌شوند.
اگر فردی با شما تقویمش را هم‌رسانی کرده باشد یا از محل کار یا تحصیلتان یا سازمان دیگری باشد، می‌توانید هنگام اضافه کردن او به رویدادی، آزاد یا مشغول بودنش بررسی کنید.
- در رایانه، تقویم Google را باز کنید؛
- در سمت راست، روی جستجوی افراد کلیک کنید؛
- نام فردی را تایپ کنید و شخصی را که می‌خواهید با او ملاقات کنید انتخاب کنید.
- در بالا سمت راست، روی «ایجاد»
کلیک کنید.
- روی یافتن زمان کلیک کنید. اگر مهمانی که دعوت کرده‌اید تقویمش را با شما هم‌رسانی کرده باشد، می‌توانید زمان‌های آزاد او را ببینید.
کلیک کنید.مهمانان در مناطق زمانی دیگر
اگر مهمانی در منطقه زمانی دیگری باشد و تقویمش را با شما هم‌رسانی کرده باشد، زمان شروع شدن جلسه‌اش را زیر نام او در بالا خواهید دید. ساعت جلسه او برمبنای منطقه زمانی کنونی‌اش است. درباره هم‌رسانی تقویم بیشتر بدانید.
بازارسال ایمیل دعوت تقویم
مهم: اگر دعوتی را بازارسال کنید، ممکن است گیرنده بتواند جزئیات جلسه به‌روزرسانی‌شده را ببیند و هروقت خواست جواب «لطفاً پاسخ بدهید» شما را تغییر دهد.
اگر اجازه دارید به رویدادی مهمان اضافه کنید، می‌توانید ازطریق ایمیل برای مهمانان جدید دعوت بازارسال کنید. وقتی مهمانان جدید به این دعوت پاسخ دهند، به فهرست مهمانان اضافه می‌شوند. آن‌ها همچنین می‌توانند دیگران را هم دعوت کنند.
اگر نمی‌خواهید مهمانان بتوانند دیگران را دعوت کنند، رویداد را ویرایش کنید و کادر کنار «دعوت دیگران» را در بخش «مهمانان بتوانند» لغو انتخاب کنید.
پیگیری پاسخ‌ها به رویداد
وقتی مهمانان، ایمیل دعوت شما را دریافت می‌کنند، می‌توانند ازطریق پیوندهای «بله»، «نه» و «شاید» در ایمیل به دعوت پاسخ دهند. وقتی یکی از مهمانان به رویدادتان پاسخ می‌دهد، اعلان ایمیلی دریافت می‌کنید و رویدادتان به‌روزرسانی می‌شود.
برای اینکه ببینید چه کسانی به رویدادتان پاسخ داده‌اند، کافی است روی رویداد در تقویمتان کلیک کنید. افراد شرکت‌کننده، وضعیت «لطفاً پاسخ دهید»، و جزئیات را خواهید دید.
نکته: در تنظیمات، می‌توانید از دریافت اعلان‌های ایمیلی مربوط به «لطفاً پاسخ دهید» انصراف دهید.
عیب‌یابی مشکلات
-
می‌توانید تا ۲۰۰ نفر را به رویدادی دعوت کنید.
-
برای دعوت از افراد بیشتر، از Google Groups استفاده کنید می‌توانید گروه‌هایی را که حداکثر ۱۰۰٬۰۰۰ عضو دارند دعوت کنید. با نحوه دعوت کردن گروه‌ها به رویدادهای تقویم آشنا شوید.
اگر مهمانی دعوت به رویدادتان را دریافت نکرده است، می‌توانید از او بخواهید:
- صندوق ورودی ایمیلش را بررسی کند و به ایمیل پاسخ دهد.
- پوشه هرزنامه ایمیلش را بررسی کند.
- بررسی کند که اعلان‌های ایمیل را برای رویدادهای جدید خاموش نکرده باشد.
- اگر مهمان از «تقویم Google» استفاده می‌کند، از او بخواهید اعلان‌های ایمیلش را در رایانه بررسی کند.
همچنین می‌توانید مهمان را از رویداد بردارید و دوباره اضافه کنید.
زمان باتوجه‌به قابلیت دسترسی مهمان و ساعات کاری او پیشنهاد می‌شود.
اگر ساعات کاری شخصی درست تنظیم نشده باشد، بهترین زمان‌های پیشنهادی را دریافت نخواهید کرد.