Как пригласить гостей на мероприятие в Календаре

Вы можете пригласить на мероприятие любого человека, у которого есть адрес электронной почты, даже если у него нет Google Календаря.

Как пригласить гостей

Откройте Google Календарь на компьютере.
Нажмите на мероприятие "Изменить мероприятие" .
В разделе "Гости" справа начните вводить имя человека и выберите пользователя из списка контактов. Если человека нет в вашем списке контактов, введите его адрес электронной почты.
Чтобы сделать присутствие необязательным, рядом с именем приглашенного нажмите на значок . Если этого значка нет, наведите курсор на имя гостя.
Выберите остальные параметры мероприятия и нажмите Сохранить.

Вы не можете добавлять участников в мероприятия, автоматически созданные из писем в Gmail, а также в мероприятия из добавленных календарей с днями рождения, праздниками и спортивными мероприятиями.

Как пригласить тех, у кого нет Google Календаря

На мероприятие можно пригласить даже тех, у кого нет Google Календаря. Для этого выполните описанные выше действия и пригласите нужных людей, указав их адреса электронной почты.

Гости получат по электронной почте приглашение, в котором смогут сразу дать ответ: Да, Нет или Может быть.

Совет. Лучше всего использовать Google Календарь со своим аккаунтом Google. Если вы зарегистрировались в Google Календаре с адресом электронной почты от стороннего поставщика, могут возникнуть проблемы при отправке приглашений гостям и получении от них ответов.

Как уведомить гостей об изменениях в мероприятии

Как отправить приглашения и обновленную информацию о мероприятии

Когда вы создаете или обновляете мероприятие с гостями в Google Календаре, вы можете отправить им приглашения по электронной почте.

Рекомендуем вам делать это, чтобы гости своевременно получали информацию о мероприятии и изменениях в нем. Гости не получат электронное письмо, если:

они отказались получать уведомления об изменениях в календаре;
время начала мероприятия выбрано в прошлом.

Вы также можете не отправлять уведомления. Календари приглашенных гостей все равно обновятся, однако есть два исключения. Календари не будут обновлены в следующих случаях:

В настройках Google Календаря у пользователей включен параметр Добавлять приглашения только от известных отправителей, и они до этого не взаимодействовали с вами, не добавляли ваш адрес электронной почты в свои контакты и не находятся с вами в одном домене.
Пользователи отказались от автоматического добавления мероприятий в свои календари.

Примечание. Календари гостей всегда обновляются, когда они выбирают вариант "Да" или "Может быть" в приглашении, полученном по электронной почте.

Пользователи, у которых нет Google Календаря, и пользователи Google Календаря с адресом электронной почты от стороннего поставщика получат электронное письмо, которое внесет изменения в календарь, если это разрешено настройками в сервисе календаря.

Как использовать уведомления о мероприятии

Чтобы получать напоминания о мероприятии, можно настроить уведомления. В мероприятиях, которые вы создаете, используется тип уведомлений, выбранный в настройках Календаря. Для каждого мероприятия можно добавить до 5 уведомлений. Эти уведомления:

не показываются гостям, использующим Google Календарь, так как для них действуют их собственные настройки уведомлений;

показываются гостям, не использующим Google Календарь. В зависимости от сервиса календаря, который используют ваши гости, они увидят уведомления, которые вы настроили, или уведомления, которые выбрали в сервисе календаря.

Подробнее о том, как настроить уведомления на уровне мероприятия…

Как помочь гостям не пропустить мероприятие

Если гость, приглашенный на мероприятие, не взаимодействовал с вами ранее, и вы находитесь с ним в разных организациях, то прежде чем мероприятие будет добавлено в календарь гостя, ему нужно будет ответить на приглашение, полученное по электронной почте.

Рекомендуем вам связаться с такими гостями и напомнить им выбрать вариант "Да" или "Может быть" в приглашении.

Как начать чат или переписку по электронной почте с приглашенными гостями

Календарь создаст группой чат с приглашенными гостями, если их не более 50 человек (включая организатора). Внешние гости не будут в него добавлены.

Важно! Функция чата доступна только при входе в Google Календарь с рабочим или учебным аккаунтом.

Откройте Google Календарь в браузере на компьютере.
Нажмите на мероприятие.
Рядом с цифрой, которая указывает на число гостей, выберите один из следующих вариантов:
- "Чат с гостями" – откроется новый или существующий чат. В нем могут участвовать только приглашенные гости из вашей организации или учебного заведения, у которых включен сервис Chat.
- "Уведомить гостей" – откроется окно создания письма. В список получателей будут включены все приглашенные гости.

Есть ещё один способ отправить гостям электронное письмо:

Откройте Gmail в браузере на компьютере.
На панели справа нажмите на значок "Календарь" .
Нажмите на мероприятие.
Рядом с количеством гостей нажмите на значок "Уведомить гостей" .

Откроется новое электронное письмо. В список получателей будут включены все приглашенные гости.

Как подобрать удобное время для встречи

Если пользователь открыл доступ к своему календарю или является сотрудником вашей организации или учебного заведения, вы можете посмотреть, когда он свободен.

Откройте Google Календарь на компьютере.
В левой части страницы нажмите Поиск людей.
Начните вводить имя человека, с которым хотите организовать встречу. Выберите нужного пользователя.
В левом верхнем углу экрана нажмите на значок "Создать" .
Нажмите Предлагаемое время. Если приглашаемый участник предоставил вам доступ к своему календарю, вы сможете посмотреть его свободное время.

Гости из разных часовых поясов

Если гость находится в другом регионе и у вас есть доступ к его календарю, вверху страницы под его именем будет указано время начала мероприятия в его часовом поясе (определяется настройками в календаре гостя). Подробнее об общем доступе к календарям…

Как переслать приглашение из календаря

Важно! Если вы перешлете свое приглашение, получатель сможет видеть актуальные сведения о встрече и в любой момент изменить ваш ответ на приглашение.

Если у вас есть разрешение добавлять гостей мероприятия, то вы можете пересылать приглашение другим гостям по электронной почте. Если новые гости будут отвечать на приглашение, они будут добавляться в список гостей. Они также смогут приглашать других.

Если вы не хотите, чтобы гости могли приглашать других, нужно изменить мероприятие так, чтобы в разделе "Гости могут" был снят флажок "приглашать других гостей".

Как отследить ответы на приглашение

С помощью ссылок "Да", "Нет" и "Может быть" пользователи могут прямо в письме ответить на ваше приглашение. Когда гость ответит, вы получите уведомление по электронной почте и мероприятие обновится.

Чтобы посмотреть ответы приглашенных, просто нажмите на мероприятие в календаре. Вы увидите статусы ответов, список участников и другие сведения.

Примечание. Вы можете отказаться от получения уведомлений с ответами гостей в настройках.

Устранение неполадок

Ограничение числа приглашаемых гостей

На одно мероприятие можно пригласить не больше 200 человек.

Чтобы обойти это ограничение, используйте Google Группы. С их помощью на мероприятия можно приглашать до 100 000 участников. Подробнее о том, как приглашать участников групп на мероприятия…

Приглашение не получено

Если гость не получил приглашение:

Попросите его проверить папку "Входящие" в почтовом ящике, найти приглашение и ответить на него.
Попросите его проверить папку "Спам" в почтовом ящике.
Уточните, не отказался ли он от получения уведомлений календаря по электронной почте. Если этот человек использует Google Календарь, ему нужно проверить настройки уведомлений на компьютере.
Удалите гостя из мероприятия и добавьте снова.

Ошибки в автоматически подобранном времени

Система подбирает время с учетом свободного и рабочего времени всех приглашенных участников.

Если кто-то из гостей неверно задал свои рабочие часы, система не сможет подобрать оптимальное время для мероприятия.