Een herhalende afspraak maken

Wanneer je een afspraak maakt in Google Agenda, kun je deze herhalen door een periode op te geven zoals wekelijks of om de twee weken op dinsdag. Door afspraken te herhalen bespaar je tijd omdat je dan geen verschillende afzonderlijke afspraken hoeft te maken; ook kun je dan op eenvoudige wijze alle afspraken in de serie in één keer wijzigen.

Een herhalende afspraak maken

Vink het selectievakje 'Herhalen' aan op de pagina met afspraakdetails en kies op welke manier je de afspraak wilt herhalen. In Google Agenda wordt een reeks herhalende afspraken gemaakt voor jou en je gasten.

Een herhalende afspraak maken
  1. Klik op de knop Maken.
  2. Vink het selectievakje Herhalen aan op de pagina met afspraakdetails.
  3. Kies de gewenste instellingen in het pop-upvenster dat verschijnt. Ga naar het veld Overzicht, controleer of je instellingen correct zijn en klik op Klaar.
  4. Vul de overige details van de afspraak in.
  5. Klik op Opslaan.
Van een bestaande afspraak een herhalende afspraak maken
  1. Klik op de afspraak en selecteer Afspraakdetails bewerken in de ballon die verschijnt. Je kunt ook op de afspraaktitel klikken om de afspraak te openen.
  2. Vink het selectievakje Herhalen aan op de pagina met afspraakdetails.
  3. Kies de gewenste instellingen in het pop-upvenster dat verschijnt. Ga naar het veld Overzicht, controleer of je instellingen correct zijn en klik op Klaar.
  4. Vul de overige details van de afspraak in.
  5. Klik op Opslaan.

Als je niet het interval ziet dat je voorkeur heeft, kies je de optie die er het meest op lijkt om extra opties voor aanpassen weer te geven.

Opmerkingen over de instellingen die je kunt kiezen
  • Voer een getal in op de regel 'Eindigt op: Na x instanties' om een aantal van x afspraken te maken in je reeks, met inbegrip van de eerste afspraak.
  • Voer een einddatum in zodat de reeks na die datum niet meer wordt herhaald. Als je reeks niet precies op die datum eindigt (bijvoorbeeld een wekelijkse afspraak op woensdag met een einddatum op vrijdag), wordt de reeks in Google Agenda beëindigd op de eerste afspraakdatum vóór de einddatum.

Afspraken in de reeks wijzigen

Als je een afspraak wijzigt die deel uitmaakt van een herhaalde reeks, kun je kiezen op welke afspraken je de wijziging wilt toepassen wanneer je die opslaat. Afhankelijk van het type wijziging dat je maakt, zie je sommige of alle volgende opties:

'Alleen deze afspraak'
Met deze optie wordt alleen deze afspraak gewijzigd, maar blijven de andere afspraken van de reeks ongewijzigd. Deze optie is handig wanneer je slechts één afspraak wilt wijzigen of verwijderen, bijvoorbeeld wanneer je de bijeenkomst van de boekenclub voor één week wilt verschuiven van 18:00 uur naar 19:00 uur, maar alle andere wekelijkse bijeenkomsten om 18:00 uur wilt houden.
  • Wanneer je deze optie gebruikt, wordt die ene afspraak nu een uitzondering op de rest van de reeks, maar maakt nog wel deel uit van de reeks.
  • Als de tijd van een afspraak wordt gewijzigd, moeten gasten deze opnieuw accepteren of weigeren, zelfs als ze al hebben gereageerd voordat je de wijziging hebt aangebracht.
  • Denk eraan dat als je slechts één afspraak wijzigt in een reeks, deze wijzigingen kunnen worden overschreven als je later een wijziging opslaat voor een hele reeks herhaalde afspraken.
'Volgende afspraken'
Met deze optie worden deze instantie en alle toekomstige afspraken in de reeks gewijzigd. Er zijn twee mogelijke scenario's:
  • Als je de begindag, tijd of frequentie niet wijzigt, blijven eerdere wijzigingen in toekomstige afzonderlijke instanties van de reeks behouden. 
    • Voorbeeld van behouden wijzigingen: je hebt een dagelijkse afspraak ingesteld voor 12:00 uur, maar je verzet de afspraak van volgende week dinsdag naar 11:00 uur en verwijdert de bijeenkomst van volgende week woensdag. Als je later een locatie instelt, meer mensen uitnodigt en de afspraak opslaat met 'Volgende afspraken', wordt de locatie gewijzigd en worden mensen uitgenodigd voor alle volgende instanties, maar blijft de afspraak op dinsdag op 11:00 uur staan en is de afspraak op woensdag nog steeds verwijderd. Bestaande reacties op alle toekomstige afspraken blijven ook behouden.
  • Als je de begindag, tijd of frequentie wijzigt, worden de wijzigingen in toekomstige instanties van afspraken overschreven. Hetzelfde gebeurt bij een wijziging voor 'Alle afspraken'.
    • Hier volgt een voorbeeld van een afspraak waarvan de wijzigingen worden overschreven: je hebt een dagelijkse afspraak ingesteld voor 12:00 uur, maar je verzet de afspraak van volgende week dinsdag naar 11:00 uur en verwijdert de bijeenkomst van volgende week woensdag. Als je de reeks later verzet naar 12:30 uur en die wijziging opslaat voor 'Volgende afspraken', worden alle gewijzigde afspraken opnieuw ingesteld zodat ze overeenkomen met alle toekomstige afspraken in de reeks: de afspraak van dinsdag om 11:00 uur wordt verzet naar 12:30 uur en de verwijderde bijeenkomst van woensdag wordt teruggezet en ingesteld op 12:30 uur.
    • Als je de dag, tijd of frequentie wijzigt, krijgt iedereen die de afspraak (of reeks afspraken) eerder uit zijn agenda had verwijderd, deze weer te zien. Alle reacties van gasten worden gewist.
    • Als je de dag, tijd of frequentie wijzigt, worden de huidige en toekomstige afspraken in feite een reeks die losstaat van de eerdere afspraken. Dus als je later 'Alle afspraken' gebruikt om een wijziging op te slaan voor je toekomstige afspraken, heeft deze wijziging geen invloed op de eerdere afspraken van je oorspronkelijke reeks.
'Alle afspraken'

Met deze optie worden deze instantie en alle toekomstige en eerdere afspraken in de reeks gewijzigd. Let op: als je 'Alle afspraken' gebruikt, worden in sommige gevallen eerder aangebrachte wijzigingen van afzonderlijke afspraken in de reeks overschreven.

Afzonderlijk gewijzigde afspraken worden wel overschreven als je de dag, tijd of frequentie van de reeks wijzigt. Dit is wat er gebeurt:

  • Je wijziging wordt doorgevoerd voor alle afspraken in de reeks (met inbegrip van afspraken die je afzonderlijk hebt gewijzigd) en afzonderlijke wijzigingen van afspraken worden overschreven. Bijvoorbeeld: je hebt een dagelijkse afspraak ingesteld voor 12:00 uur, maar je verzet de afspraak van volgende week dinsdag naar 11:00 uur en verwijdert de bijeenkomst van volgende week woensdag. Later wijzig je de reeks zodat de afspraken worden ingesteld op elke dinsdag en woensdag, en je slaat die wijziging op voor 'Alle afspraken'. Je gewijzigde afspraken worden opnieuw ingesteld zodat deze overeenkomen met de andere afspraken in de reeks: de afspraak van dinsdag 11:00 uur wordt teruggezet naar 12:00 uur en de verwijderde bijeenkomst van woensdag verschijnt weer.
  • De reacties van gasten op de reeks blijven niet behouden, dus gasten moeten deze opnieuw accepteren of weigeren. Iemand die de afspraak (of reeks afspraken) eerder uit zijn agenda had verwijderd, ziet deze weer verschijnen.

Afzonderlijk gewijzigde afspraken worden niet overschreven als je de begintijd of frequentie van een afspraak in de reeks wijzigt. Dit is wat er gebeurt:

  • Je wijziging wordt doorgevoerd voor alle afspraken in de reeks (met inbegrip van afspraken die je afzonderlijk hebt gewijzigd) maar afzonderlijke wijzigingen van afspraken worden niet overschreven. Stel dat je de tijd wijzigt van de afspraak voor vrijdag in een reeks dagelijkse afspraken. Als je vervolgens de titel van de afspraak wijzigt en die wijziging opslaat met 'Alle afspraken', krijgt elke afspraak de nieuwe titel maar blijft de speciale tijd voor vrijdag behouden.
  • De reacties van gasten op de reeks blijven behouden, dus gasten hoeven deze niet opnieuw te accepteren of te weigeren.

Gasten toevoegen

Je kunt de gastenlijst voor herhalende afspraken of voor slechts één afspraak in een herhalende reeks wijzigen. Als je wijziging alleen bestaat uit het toevoegen of verwijderen van gasten, kun je de wijziging toepassen met 'Alle afspraken' of 'Alleen deze afspraak' (de optie 'Volgende afspraken' is niet beschikbaar). Als je echter niet alleen de gastenlijst wijzigt maar ook andere wijzigingen aanbrengt, zie je alle drie de opties wanneer je opslaat.

Reacties van gasten worden niet geregistreerd als er meer dan 200 gasten worden uitgenodigd.

Reageren op herhalende afspraken

Als je wordt uitgenodigd voor een herhalende afspraak, kun je 'Alle afspraken' of 'Alleen deze afspraak' accepteren of weigeren (de optie 'Volgende afspraken' is niet beschikbaar). Nadat je op een hele reeks hebt gereageerd, kun je je reactie ook wijzigen voor volgende afspraken of voor één afspraak binnen de reeks.

Herhalende afspraken verwijderen

Als je een afspraak of de hele reeks wilt verwijderen, klik je op de titel van een herhalende afspraak en klik je op Verwijderen. Vervolgens word je gevraagd te kiezen welke afspraken in de reeks je wilt verwijderen:

  • Selecteer 'Alleen deze herhaling' als je slechts één afspraak in de herhalende reeks afspraken wilt verwijderen.
  • Selecteer 'Alle afspraken in de reeks' als je alle afspraken in de herhalende reeks afspraken wilt verwijderen.
  • Selecteer 'Alle volgende herhalingen' als je alle toekomstige afspraken in de herhalende reeks afspraken wilt verwijderen.

Vergaderruimten voor herhalende afspraken

Als je Google Agenda gebruikt via Google Apps for Business, kun je een lijst met ruimten maken en deze reserveren voor je afspraken. Hier zijn een paar dingen die je moet weten over ruimten en de beschikbaarheid voor herhalende afspraken:
  • In het gedeelte 'Ruimten toevoegen' van de pagina met afspraakdetails in Google Agenda worden de ruimten weergegeven die beschikbaar zijn voor die afspraak. Voor herhalende bijeenkomsten zie je een groen vierkantje naast een ruimte als deze beschikbaar is voor de volgende 15 afspraken in de reeks. Je ziet ook een optie waarmee je beschikbare ruimten kunt vinden voor alleen de afzonderlijke afspraak die je op dat moment bewerkt.
  • Als een ruimte beschikbaar is voor de meeste maar niet alle afspraken van de reeks, wordt de ruimte geaccepteerd voor de hele reeks en geweigerd voor de afzonderlijke datums waarop de ruimte niet beschikbaar is. De organisator van de afspraak ontvangt hierover een e-mail. Als de ruimte al is vastgelegd voor meer dan vijf afspraken of meer dan 1/3 van het totale aantal afspraken in de reeks, wordt de hele reeks geweigerd en wordt hierover een e-mail gestuurd.
  • Let op: als je organisatie privéruimten of niet algemeen toegankelijke ruimten heeft, worden deze ruimten weergegeven als beschikbaar maar wordt je afspraak geweigerd als je probeert een van deze ruimten te reserveren.