שיתוף היומן עם אנשים אחרים

אפשר לשתף את היומן עם קרובי משפחה, חברים ועמיתים לעבודה בשלוש דרכים:

  • לשתף את היומן הראשי עם מישהו אחר, כך שהוא יוכל לראות את הלו"ז.
  • ליצור יומן חדש שכמה אנשים יכולים לערוך, כמו למשל יומן לכל המשפחה.
  • להעניק למישהו אחר גישה ליומן, כך שהוא יוכל לקבוע ולערוך אירועים, למשל לעוזר או למזכיר.

הערה חשובה: מומלץ לחשוב פעמיים לפני שמשתפים את היומן. כל מי שיש לו הרשאת גישה מלאה יכול לענות להזמנות, ליצור ולערוך אירועים ולשתף את היומן עם אנשים אחרים.

שיתוף היומן

ביומן Google יכולים להיות לכם כמה יומנים, ולכל אחד מהם אפשר להוסיף אירועים שונים. לכל יומן יכולות להיות גם הגדרות שונות של שיתוף.

שיתוף יומן קיים

אתם יכולים לשתף את היומן הראשי בחשבון שלכם או כל יומן אחר שיצרתם. רוצים לדעת איך יוצרים יומן חדש?

טיפים:

  • אם אתם רוצים לשתף יומן שלא בבעלותכם, תצטרכו לבקש מבעלי היומן לתת לכם הרשאה לבצע שינויים ולנהל את השיתוף
  • אם החשבון שלכם מנוהל דרך מקום עבודה או מוסד לימודים, ייתכן שאין לכם גישה לכל אפשרויות השיתוף. מנהל המערכת שלכם יוכל למסור לכם פרטים נוספים.
  1. פותחים את יומן Google במחשב. אי אפשר לשתף יומנים באמצעות אפליקציית יומן Google. 
  2. מוצאים את הקטע 'היומנים שלי' מימין. ייתכן שיהיה צריך ללחוץ כדי להרחיב אותו. 
  3. מעבירים את העכבר מעל היומן שרוצים לשתף ולוחצים על סמל האפשרויות הנוספות עוד ואז הגדרות ושיתוף.
    • כדי לשתף אותו באופן ציבורי או באמצעות קישור: בקטע 'הרשאות גישה', מסמנים את התיבות של אפשרויות השיתוף הרצויות ובוחרים אפשרויות בתפריט הנפתח. כאן אפשר לקרוא הסבר נוסף על האפשרויות האלה.
    • כדי לשתף אותו עם אנשים ספציפיים: בקטע 'שיתוף עם אנשים ספציפיים', לוחצים על הוספת אנשים.
  4. מוסיפים את כתובות האימייל של האנשים. אפשר גם להוסיף כתובת של קבוצת Google. אחר כך, בוחרים את ההרשאות שיהיו להם באמצעות התפריט הנפתח.
  5. לוחצים על שליחה.

אם משתפים את היומן עם קבוצה, הוא לא נוסף אוטומטית לרשימה 'יומנים אחרים' של חברי הקבוצה. כדי להוסיף את היומן לרשימה שלהם, הם צריכים ללחוץ על הקישור באימייל שקיבלו. אם הרשימה של חברי הקבוצה תשתנה עם הזמן, הגדרות השיתוף של היומן ישתנו אוטומטית בהתאם לכך. כאן אפשר לקרוא מידע נוסף על קבוצות Google.

הענקת גישה ליומן

אפשר לתת לאנשים אחרים הרשאת גישה מלאה לנהל את היומן. לא מומלץ לתת להרבה אנשים או לקבוצות הרשאת גישה מלאה.

  1. פותחים את יומן Google במחשב.
  2. מוצאים את הקטע 'היומנים שלי' מימין. ייתכן שיהיה צריך ללחוץ כדי להרחיב אותו.
  3. מעבירים את העכבר מעל היומן שרוצים לשתף.
  4. לוחצים על סמל האפשרויות הנוספות עוד ואזהגדרות ושיתוף.
  5. בקטע 'שיתוף עם אנשים ספציפיים', לוחצים על הוספת אנשים.
  6. מזינים את כתובת האימייל של מי שרוצים להעניק לו גישה.
  7. בקטע 'הרשאות', לוחצים על ביצוע שינויים וניהול השיתוף.
  8. לוחצים על שליחה.

טיפ: מי שהענקתם לו גישה יוכל לראות את היומן שלכם מימין, בקטע 'היומנים שלי'. אם הוא ייצור אירוע ביומן שלכם ויזמין אנשים, ההזמנה תישלח בשמכם. כאן אפשר לקרוא מידע נוסף על ההרשאות.

שיתוף עם אנשים שאין להם יומן Google

יש רק דרך אחת שבה אנשים שאין להם יומן Google יוכלו לצפות ביומן שלכם, והיא להגדיר אותו כציבורי. כאן אפשר לקרוא מידע נוסף על שיתוף באופן ציבורי.

שיתוף יומן עם כל מי שבארגון

אם אתם משתמשים ביומן Google דרך העבודה, מוסד לימודים או ארגון אחר, תוכלו לשתף את היומן עם כל מי שבארגון באמצעות האפשרות שבקטע 'הרשאות גישה'. 

הסבר על ההגדרה הזו

  • אנשים בארגון יוכלו לראות את היומן שלכם.
  • אנשים מחוץ לארגון לא יוכלו לראות את היומן שלכם.
  • אם תזמינו מישהו מחוץ לארגון לפגישה, הוא יוכל לראות מידע על הפגישה.

אפשרויות

  • הצגת הפרטים של כל האירועים: אנשים בארגון יוכלו לראות את כל פרטי האירועים שביומן שלכם, אלא אם תסמנו את האירועים כפרטיים.
  • הצגת פנוי/עסוק בלבד (הסתרת פרטים): אנשים בארגון יוכלו לראות מתי אתם פנויים או לא, אבל לא את השמות או הפרטים של האירועים שלכם.

ביטול השיתוף של היומן

הסרת אנשים מהגדרות השיתוף או הפסקה של השיתוף הציבורי
  1. פותחים את יומן Google במחשב.
  2. מוצאים את הקטע 'היומנים שלי' מימין. ייתכן שיהיה צריך ללחוץ כדי להרחיב אותו. 
  3. מעבירים את העכבר מעל היומן שרוצים לבטל את שיתופו ולוחצים על סמל האפשרויות הנוספות עוד ואז הגדרות ושיתוף.
  4. בקטע 'הרשאות גישה', ממסירים את הסימון מהתיבה שיתוף באופן ציבורי.
    • כדי להפסיק לשתף את היומן עם אנשים ספציפיים, לוחצים על סמל ההסרה הסרה ליד מי שרוצים להסיר.

אם שיתפתם כמה יומנים, צריך לחזור על השלבים האלה לכל יומן נוסף שאתם רוצים להפסיק לשתף.

הפסקת ההצגה של פרטי הזמינות באפליקציות אחרות
אם היומן שלכם גלוי לאנשים אחרים, ומישהו ינסה לקבוע איתכם פגישה כשאתם לא פנויים, תוצג לו התראה ב-G Suite או באפליקציות אחרות של Google. כדי שההתראה הזו לא תוצג:
  1. פותחים את יומן Google במחשב.
  2. מוצאים את הקטע 'היומנים שלי' מימין. ייתכן שיהיה צריך ללחוץ כדי להרחיב אותו. 
  3. מעבירים את העכבר מעל היומן שרוצים לבטל את שיתופו ולוחצים על סמל האפשרויות הנוספות עוד ואז הגדרות ושיתוף.
  4. בקטע 'הרשאות גישה', משביתים את ההגדרה פרטי היומן יוצגו באפליקציות של Google, בהתאם להרשאות הגישה.

שליטה בהרשאות של המשתמשים האחרים

הגדרת ההרשאות

טיפ: אם אתם משתמשים ביומן Google דרך העבודה, מוסד לימודים או ארגון אחר, ייתכן שמנהל המערכת שלכם השבית חלק מאפשרויות השיתוף ולכן הן לא יוצגו. 

כשמשתפים את היומן עם מישהו אחר, אפשר להחליט איך הוא יראה את האירועים שביומן ואם הוא יוכל לבצע שינויים כמו הוספה או עריכה של אירועים.

אלו הן אפשרויות השיתוף השונות וההרשאות של כל אחת מהן:

ביצוע שינויים וניהול שיתוף

  • לשנות את הגדרות השיתוף
  • להוסיף ולערוך אירועים
  • לראות את הפרטים של כל האירועים, כולל אירועים פרטיים
  • לראות את הגדרת אזור הזמן של היומן
  • למחוק לתמיד את היומן 
  • לשחזר או למחוק לתמיד אירועים מהאשפה של היומן

עריכת שינויים באירועים

  • להוסיף ולערוך אירועים
  • לראות את הפרטים של כל האירועים, כולל אירועים פרטיים
  • לראות את הגדרת אזור הזמן של היומן
  • לשחזר או למחוק לתמיד אירועים מהאשפה של היומן

הצגת הפרטים של כל האירועים

  • לראות את הפרטים של כל האירועים, חוץ מאירועים שסומנו כפרטיים.
  • לראות את הגדרת אזור הזמן של היומן

לראות רק את המצב 'פנוי/עסוק' (הפרטים יוסתרו)

אנשים עם ההרשאה הזו יוכלו לראות מתי אתם עסוקים או פנויים ביומן, אבל לא את השמות או את שאר הפרטים של האירועים.

טיפ: אירועים מ-Gmail עם הגדרת חשיפה 'רק אני' לא גלויים לכל מי ששיתפתם איתו את היומן. הם גם לא יהיו גלויים לאנשים עם ההרשאה 'לבצע שינויים', אלא אם תשנו את הגדרות השיתוף של האירוע או את הגדרת ברירת המחדל לאירועים מ-Gmail.

שינוי הגדרות השיתוף של אירוע מסוים

באופן אוטומטי, הגדרות השיתוף של האירועים זהות לאלו של היומן. אפשר לבחור לכל אירוע מה תהיה היכולת לראות אותו, אבל היכולת לראות אירועים תלויה גם באופן שבו היומן משותף.

כאן אפשר לקרוא מידע נוסף על שינוי הגדרות השיתוף של אירוע מסוים.

פתרון בעיות

אם שיתפתם את היומן עם מישהו אבל הוא לא מצליח לראות אותו, תוכלו לנסות את הפעולות הבאות:

  1. לוודא שהוספתם את כתובת האימייל הנכונה.
  2. להסיר את האדם הזה מהגדרות השיתוף של היומן ולהוסיף אותו בחזרה. לא בטוחים איך עושים את זה? ההסבר רשום למעלה.
  3. לוודא שהוא לוחץ על הקישור באימייל שהוא קיבל. אם הוא לא מוצא את הודעת האימייל, יש לבקש ממנו לבדוק בתיקיית הספאם.

מאמרים קשורים