שיתוף היומן עם אנשים אחרים

אפשר לשתף את היומן עם קרובי משפחה, חברים ועמיתים לעבודה בשלוש דרכים:

  • לשתף את היומן הראשי עם מישהו אחר, כך שהוא יוכל לראות את הלו"ז.
  • ליצור יומן חדש שכמה אנשים יכולים לערוך, כמו למשל יומן לכל המשפחה.
  • להעניק למישהו אחר גישה ליומן, כך שהוא יוכל לקבוע ולערוך אירועים.

הערה חשובה: מומלץ לחשוב פעמיים לפני שמשתפים את היומן. כל מי שיש לו הרשאת גישה מלאה יכול לענות להזמנות, ליצור ולערוך אירועים ולשתף את היומן עם אנשים אחרים.

שיתוף היומן או ביטול השיתוף שלו

ביומן Google יכולים להיות לכם כמה יומנים, ולכל אחד מהם ניתן להוסיף אירועים שונים. לכל יומן יכולות להיות גם הגדרות שונות של שיתוף.

שיתוף יומן קיים

ניתן לשתף את היומן הראשי בחשבון שלכם או כל יומן אחר שיצרתם.

  1. פותחים את יומן Google במחשב. אי אפשר לשתף יומנים באמצעות אפליקציית יומן Google. 
  2. מוצאים את הקטע 'היומנים שלי' מימין. ייתכן שיהיה צריך ללחוץ כדי להרחיב אותו. 
  3. מעבירים את העכבר מעל היומן שרוצים לשתף ולוחצים על הסמל 'עוד' יותר ואז הגדרות ושיתוף.
  4. כדי לשתף את היומן עם אדם ספציפי: בקטע 'שיתוף עם אנשים ספציפיים', מזינים את כתובת האימייל של מי שרוצים לשתף איתו את היומן.
  5. כדי לשנות להגדרות שיתוף רחבות יותר: בוחרים אפשרות מהתפריט הנפתח שבקטע 'הרשאות גישה'. מידע נוסף על האפשרויות האלה מופיע בהמשך.
  6. אם אותו אדם עדיין לא נוסף ליומן, לוחצים על הוספת משתמשים.
  7. מוסיפים משתמשים ולוחצים על שליחה.

אם שיתפתם את היומן שלכם עם כתובת אימייל אישית של מישהו, היומן יוצג ברשימה 'יומנים אחרים' אצלו. אם שיתפתם את היומן שלכם עם כתובת אימייל של קבוצה, הוא יוצג ברשימה 'יומנים אחרים' של חברי הקבוצה אחרי שהם ילחצו על הקישור באימייל שנשלח אליהם מיומן Google.  

הענקת גישה ליומן

אפשר לתת לאנשים אחרים הרשאת גישה מלאה לנהל את היומן. לא מומלץ לתת להרבה אנשים או לקבוצות הרשאת גישה מלאה.

  1. פותחים את יומן Google במחשב.
  2. מוצאים את הקטע 'היומנים שלי' מימין. ייתכן שיהיה צריך ללחוץ כדי להרחיב אותו.
  3. מעבירים את העכבר מעל היומן שרוצים לשתף.
  4. לוחצים על הסמל 'עוד' יותר ואזהגדרות ושיתוף.
  5. בקטע 'שיתוף עם אנשים ספציפיים', לוחצים על הוספת אנשים.
  6. מזינים את כתובת האימייל של מי שרוצים להעניק לו גישה.
  7. בקטע 'הרשאות', לוחצים על ביצוע שינויים וניהול השיתוף.
  8. לוחצים על שליחה.

הערה: מי שהענקתם לו גישה יוכל לראות את היומן שלכם מימין, בקטע 'היומנים שלי'. אם הוא ייצור אירוע ביומן שלכם ויזמין אנשים, ההזמנה תישלח בשמכם. כאן אפשר לקרוא מידע נוסף על ההרשאות.
 

יצירה של יומן חדש לשיתוף

ניתן ליצור יומן חדש ולהזמין אנשים אחרים לצפות בו או לערוך אותו. כשיוצרים אירוע, ניתן לבחור לאיזה יומן להוסיף אותו.

  1. פותחים את יומן Google במחשב. אי אפשר ליצור או לשתף יומנים דרך אפליקציית יומן Google.
  2. מימין, מעל הקטע 'היומנים שלי', לוחצים על סמל ההוספה הוספה ואז יומן חדש.
  3. מוסיפים שם ליומן.
  4. לוחצים על יצירת יומן.
  5. מימין, לוחצים על השם של היומן החדש.
  6. בקטע 'הרשאות גישה', בוחרים אפשרות מהתפריט הנפתח. מידע נוסף על האפשרויות האלה מופיע בהמשך.
  7. אם אותו אדם עדיין לא נוסף ליומן, לוחצים על הוספת משתמשים בקטע 'שיתוף עם אנשים ספציפיים'.
  8. מוסיפים משתמשים ולוחצים על שליחה.

אם שיתפתם את היומן שלכם עם כתובת אימייל אישית של מישהו, הוא יוצג ברשימה 'יומנים אחרים' אצלו. אם שיתפתם את היומן שלכם עם כתובת אימייל של קבוצה, הוא יוצג ברשימה 'יומנים אחרים' של חברי הקבוצה אחרי שהם ילחצו על הקישור באימייל שנשלח אליהם מיומן Google.

הערה חשובה: כדי שהיומן החדש יופיע במכשיר ה-Android, צריך להפעיל את הסנכרון של היומן הזה.

שיתוף עם קבוצה

כאשר משתפים את היומן עם קבוצה, הוא לא נוסף אוטומטית לרשימת היומנים של חברי הקבוצה. כדי להוסיף את היומן לרשימה שלהם, יהיה עליהם ללחוץ על הקישור שבאימייל שקיבלו.

שימוש בקבוצות Google

אם ברצונכם לשתף יומן עם קבוצה גדולה של אנשים, ניתן להוסיף קבוצה של Google. הגדרות השיתוף של היומן ישתנו באופן אוטומטי בהתאם לשינויים בחברות בקבוצה במשך הזמן. למידע נוסף על קבוצות Google.

  1. פועלים לפי ההוראות שבאחד מהסעיפים שלמעלה המסבירים כיצד לשתף.
  2. במקום להוסיף את כתובת האימייל של מישהו, מוסיפים את כתובת האימייל של קבוצת Google.

הוספת אנשים בודדים

ניתן גם לשתף את היומן שלכם על ידי הוספת כתובות אימייל של אנשים בודדים.

  1. פועלים לפי ההוראות שבאחד מהסעיפים שלמעלה המסבירים כיצד לשתף.
  2. מוסיפים את כתובת האימייל של כל אחד מהאנשים.
שיתוף עם אנשים שאין להם יומן Google

יש רק דרך אחת שבה אנשים שאין להם יומן Google יוכלו לצפות ביומן שלכם, והיא להגדיר אותו כציבורי. למידע נוסף על שיתוף באופן ציבורי.

שיתוף יומן עם כל מי שבארגון

אם אתם משתמשים ביומן Google דרך העבודה, מוסד לימודים או ארגון אחר, תוכלו לשתף את היומן עם כל מי שבארגון. 

איך ההגדרה הזו עובדת

  • אנשים בארגון יכולים למצוא את היומן שלכם.
  • אנשים מחוץ לארגון לא יוכלו לראות את היומן שלכם.
  • אם מזמינים מישהו מחוץ לארגון שלכם לפגישה, הוא יוכל לראות מידע על הפגישה.

אפשרויות

  • הצגת כל פרטי האירוע: האנשים שבארגון יוכלו להציג את כל פרטי האירועים שביומן שלכם, אלא אם מסמנים את האירועים כפרטיים.
  • הצגת פנוי/עסוק בלבד (הסתרת פרטים): האנשים שבארגון יוכלו לראות מתי יש לכם זמן ומתי לא, אך לא את השמות או הפרטים של האירועים שלכם.
הסרת אנשים מהגדרות השיתוף או הפסקה של השיתוף הציבורי
  1. פותחים את יומן Google במחשב.
  2. מוצאים את הקטע 'היומנים שלי' מימין. ייתכן שיהיה צריך ללחוץ כדי להרחיב אותו. 
  3. מעבירים את העכבר מעל היומן שרוצים לבטל את השיתוף שלו ולוחצים על הסמל 'עוד' יותר ואז הגדרות ושיתוף.
  4. בקטע 'הרשאות גישה', מבטלים את הסימון בתיבה שליד 'שיתוף באופן ציבורי'.
  5. כדי להפסיק לשתף את היומן עם אנשים ספציפיים, לוחצים על סמל ההסרה הסרה ליד מי שרוצים להסיר.

אם שיתפתם כמה יומנים, צריך לחזור על השלבים האלה לכל יומן אחר שרוצים להפסיק לשתף.

שליטה בהרשאות של המשתמשים האחרים

הגדרת ההרשאות

הערה: אם משתמשים ביומן Google דרך העבודה, בית הספר או הארגון, ייתכן שמנהל המערכת השבית חלק מאפשרויות השיתוף ולכן הן לא יוצגו. 

כשמשתפים את היומן עם מישהו אחר, אפשר להחליט איך הוא יראה את האירועים שביומן ואם הוא יוכל לבצע שינויים כמו הוספה או עריכה של אירועים.

אלו הן אפשרויות השיתוף השונות וההרשאות של כל אחת מהן:

עריכת שינויים וגם ניהול שיתוף

  • לשנות את הגדרות השיתוף
  • להוסיף ולערוך אירועים
  • לראות את הפרטים של כל האירועים, כולל אירועים פרטיים
  • לראות את הגדרת אזור הזמן של היומן
  • למחוק לצמיתות את היומן 
  • לשחזר או למחוק לתמיד אירועים מהאשפה של היומן

עריכת שינויים באירועים

  • להוסיף ולערוך אירועים
  • לראות את הפרטים של כל האירועים, כולל אירועים פרטיים
  • לראות את הגדרת אזור הזמן של היומן
  • לשחזר או למחוק לתמיד אירועים מהאשפה של היומן

הצגת הפרטים של כל האירועים

  • לראות את הפרטים של כל האירועים, מלבד אירועים שסומנו כפרטיים
  • לראות את הגדרת אזור הזמן של היומן

לראות רק את המצב 'פנוי/עסוק' (הפרטים יוסתרו)

אנשים אחרים יוכלו לראות מתי היומן מלא ומתי יש זמן פנוי, אך לא את השמות או פרטים אחרים של האירועים.

הערה: אירועים מ-Gmail בעלי הגדרת חשיפה "רק אני" אינם גלויים לכל מי שאיתו שיתפתם את היומן, גם לא לאנשים עם גישת "עריכת שינויים", אלא אם משנים את הגדרות השיתוף של האירוע או את הגדרת ברירת המחדל עבור אירועים מ-Gmail.

שינוי הגדרות החשיפה עבור אירוע מסוים

באופן אוטומטי, הגדרות השיתוף של האירועים זהות לאלו של היומן. אפשר לבחור לכל אירוע מה תהיה היכולת לראות אותו, אבל היכולת לראות אירועים תלויה גם באופן שבו היומן משותף.

למידע נוסף על שינוי של היכולת לראות אירוע מסוים.

פתרון בעיות

אם שיתפתם את היומן עם מישהו אבל הוא לא מצליח לראות אותו, אפשר לנסות את הפעולות הבאות:

  1. לוודא שהוספתם את כתובת האימייל הנכונה.
  2. להסיר אדם זה מהגדרות השיתוף של היומן ולאחר מכן להוסיף אותו בחזרה. יש לעיין בהוראות שלמעלה.
  3. יש לוודא שהוא לוחץ על הקישור באימייל שהוא קיבל. אם הוא לא מוצא את הודעת האימייל, יש לבקש ממנו לבדוק בתיקיית הספאם.

מאמרים קשורים