Einen Kalender für gemeinsam genutzte Ressourcen erstellen (Konferenzräume, Sportplätze usw.)

Mit Google Kalender können Sie schnell und einfach die Belegung von Ressourcen, wie beispielsweise Konferenz- und Schulungsräumen oder Sportplätzen, verwalten. Erstellen Sie einfach einen neuen Kalender für Ihre Ressource, wählen Sie die gewünschte Annahmeoption zum automatischen Hinzufügen von Terminen zum Kalender aus und geben Sie den Kalender dann für die Personen frei, die die Ressource buchen werden. Wird dieser Kalender zur Gästeliste eines Termins hinzugefügt, wird die Einladung (je nach gewählter Annahmeoption) akzeptiert und die Ressource gebucht.

Die einzelnen Annahmeoptionen werden im Folgenden erläutert:

  • Sich nicht überschneidende Einladungen automatisch annehmen
    Ist diese Option aktiviert, nimmt der Kalender für die Ressource Einladungen automatisch an, wenn sich keine Termine überschneiden. Falls für diesen Zeitraum bereits Termine festgelegt sind, wird die Einladung automatisch abgelehnt. Damit die Vorzüge dieser Option zum Tragen kommen, muss es den Personen, die Zugriff auf den Kalender haben, möglich sein, alle Termindetails dieses Kalenders einzusehen. Einladungen, die sich auf einen wiederkehrenden Termin beziehen, werden nur angenommen, wenn sich maximal zwei Einträge für den wiederkehrenden Termin mit anderen Terminen überschneiden. Falls sich drei oder mehr Termine überschneiden, wird der Termin in allen Fällen automatisch abgelehnt. Beispiele für den Einsatz dieser Option sind die Buchung eines Konferenzraums für Teambesprechungen und die Reservierung eines gemeinsam genutzten Instruments in einer Musikschule.
  • Automatisch alle Einladungen zu diesem Kalender hinzufügen
    Ist diese Option ausgewählt, werden alle Einladungen in diesem Kalender angezeigt, auch wenn Überschneidungen bestehen. Bei dieser Einstellung kann die Ressource auch ohne direkten Zugriff auf den Kalender gebucht werden. Personen ohne direkten Zugriff auf Ihren Kalender benötigen jedoch die E-Mail-Adresse des Kalenders, um Termine zu reservieren. Beispiele für die Verwendung dieser Option sind die Buchung desselben Konferenzraums durch mehrere Messeaussteller und die Koordination eines Turniers mit mehreren Mannschaften im selben Stadion.
  • Keine Einladungen anzeigen
    Dies ist die Standardeinstellung für sekundäre Kalender. Ist diese Option ausgewählt, fungiert der Kalender nicht als Ressourcenkalender, sondern als regulärer Kalender. Sie können wie bei einem Hauptkalender Termine erstellen, Einladungen versenden und den Kalender für andere Personen freigeben. Beispiele für die Verwendung dieser Option sind die Verwaltung von Terminen für Schulprojekte und die Veröffentlichung eines Programmkalenders durch einen Fernsehsender.

Unter den folgenden Links erhalten Sie weitere Informationen zur Funktion "Einladungen automatisch annehmen":