Как использовать интервалы для встреч в Google Календаре

Важно! С 18 июля 2024 году расписания встреч заменят интервалы. Подробнее о расписаниях встреч…

В веб-версии Календаря можно настроить блоки встреч, которые будут доступны другим людям для бронирования. Таким образом преподаватели, например, могут задать приемные часы, когда учащиеся могут прийти на личную консультацию.

Вы можете отметить, в течение какого времени вы доступны и какой должна быть длительность встреч. Например, вы можете указать, что доступны для встреч на протяжении 2 часов с интервалами по 30 минут. Тогда желающие смогут выбрать любой из доступных 30-минутных интервалов в разрешенное время.

Как перейти на расписание встреч

Важно! Уже существующие интервалы не будут автоматически переведены в расписание встреч.

До 17 июля 2024 года вы по-прежнему сможете создавать, бронировать и удалять интервалы, однако с 18 июля 2024 года вы больше не сможете этого делать. Чтобы разрешить другим пользователям планировать встречи в вашем календаре, вы можете использовать расписания встреч.

Расписания встреч – это многофункциональная система планирования встреч, которая обеспечивает более удобный процесс бронирования и более широкие возможности, чем интервалы.

• Если вы используете личный аккаунт, вы можете бесплатно создать в Календаре одну страницу бронирования, чтобы другие могли планировать встречи с вами.
• В поддерживаемых версиях Google Workspace и Google One доступны платные функции, такие как автоматические письма с напоминаниями, настраиваемая доступность встреч и платные встречи. Подробнее о платных функциях для планирования встреч…

Создать расписание встреч

Информация для некоторых подписок Google Workspace

• Если у вас оформлена подписка Google Workspace Business Starter, вы сможете создать одну страницу бронирования, чтобы другие пользователи могли планировать встречи с вами. Вы не можете создать более одной страницы бронирования в рамках этой подписки.  
• Если у вас оформлена подписка Google Workspace Essentials, Frontline или старая версия Google Workspace, которую больше нельзя приобрести, вы не сможете создавать расписания встреч.

Чтобы узнать, какая у вас подписка, обратитесь к администратору.

Сравнение расписаний встреч и интервалов

• Проверка доступности других календарей. По умолчанию расписания встреч проверяют основной и дополнительный календари на наличие конфликтов. Чтобы отключить эту функцию при создании или редактировании расписания встреч, снимите флажок "Проверять доступность в календарях".
• Настройка повторяющихся расписаний. С помощью расписаний встреч вы можете настроить одноразовую встречу или повторяющееся расписание на неделю. Двухнедельные, ежемесячные и другие повторяющиеся типы расписаний не поддерживаются.
• Проверка доступа. Другие пользователи, имеющие доступ к вашему календарю, будут знать, когда у вас забронировано расписание встреч. Они не увидят свободные расписания встреч.
  
  Совет. Чтобы другим пользователям, имеющим доступ к вашему календарю, было проще найти ссылку на страницу бронирования, в общедоступных календарях добавьте временной блок для расписания встреч.
  • Используйте статус доступности "Свободно", чтобы не возникало конфликтов с вашей фактической доступностью.
  • В описании укажите ссылку на страницу бронирования расписания встреч.
• Добавление соорганизаторов
  • Вы можете добавлять до 20 соорганизаторов в расписание.
  • Вы не можете добавлять в качестве соорганизаторов группы Google или пользователей за пределами вашей организации.
  • Календари соорганизаторов не проверяются на доступность автоматически. Чтобы они учитывались, выберите календарь вашего соорганизатора в разделе "Проверять доступность в календарях". Вам нужно быть подписанным на его календарь.
  • Соорганизаторы получают приглашение на забронированную встречу, но не видят в своем календаре полного расписания незабронированных встреч. Чтобы предоставить другим пользователям доступ к расписанию встреч, используйте дополнительный или общий календарь.
• Предварительное бронирование переговорных комнат. В расписании встреч нельзя заранее зарезервировать конференц-зал или переговорную комнату. Добавить ее можно в уже забронированную встречу.

Как настроить интервалы и предоставить к ним доступ

Как интервалы связаны с регулярными мероприятиями

Созданный блок интервалов появится в вашем календаре как единое мероприятие. Блок встреч обозначается значком сетки в левом верхнем углу.

Если кто-то назначит встречу в один из интервалов, в его календаре появится соответствующее мероприятие. Такое же мероприятие появится внутри блока в вашем календаре.

Как создать блок встреч

1. Войдите в свой рабочий или учебный аккаунт на компьютере и откройте Google Календарь.
2. Откройте расписание на неделю или день.
3. Нажмите в любом месте календарной сетки. Во всплывающем окне мероприятия выберите Интервалы для встреч.
4. Введите название и необходимые данные, а также выберите календарь, в котором будет отображаться мероприятие.
5. Чтобы указать дополнительную информацию, например добавить место или описание, нажмите Другие параметры.

Совет. Если вы хотите создать повторяющийся блок встреч, сделайте это прежде, чем кто-то забронирует в нем хотя бы один интервал. Если сделать повторяющимся блок, в котором уже есть забронированные интервалы, то они также станут повторяющимися, а это может привести в излишним бронированиям. Подробнее о повторяющихся мероприятиях…

Как добавить гостей в блок встреч

Любой гость, которого вы добавите в блок встреч, будет добавлен во все интервалы этого блока и будет получать уведомления каждый раз, когда кто-то назначит вам встречу. Таким образом преподаватель, например, может добавить своего ассистента в качестве гостя, чтобы предусмотреть его присутствие в свои рабочие часы.

Чтобы добавить гостей в блок встреч, откройте его и нажмите Добавить гостей.

Совет. Не добавляйте таким образом людей, которые хотят забронировать отдельный интервал. Вместо этого отправьте им ссылку на страницу встреч.

Как предложить людям назначать встречи в заданных интервалах

Создав блок встреч, вы можете сообщить другим пользователям, что они могут назначать встречи в указанных интервалах с помощью ссылки на страницу встреч.

1. Откройте Google Календарь.
2. Нажмите на встречу Перейти на страницу встречи для этого календаря.
3. Скопируйте URL страницы встречи из адресной строки браузера.
4. Отправьте ссылку всем, кому хотите предложить назначать встречи в этот период.

Совет. Пользователи могут назначать встречи в заданных вами интервалах с помощью Google Календаря. Если необходимо, предложите человеку создать аккаунт Google для доступа к сервису.

Как выбрать интервал для встречи

1. Перейдите на страницу встреч. Ссылку на нее вы могли получить по электронной почте, в чате или приглашении календаря.
2. Выберите доступный интервал Сохранить.

Как отменить встречу в выбранном интервале

1. Откройте Google Календарь.
2. Выберите интервал.
3. Рядом с надписью "Вы пойдете?" выберите ответ Нет.

Как включить или отключить расписания встреч

В рабочих и учебных аккаунтах можно использовать и интервалы, и расписания встреч. Все имеющиеся интервалы и расписания остаются активными и доступны независимо от того, включены расписания или отключены.

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. Выберите "Настройки" Общие Расписания встреч.
3. Установите или снимите флажок "Создавать расписания встреч вместо интервалов".